Một nhân viên văn phòng dành thời gian tương đương 30 ngày mỗi năm cho email

Một nghiên cứu trên 2.000 nhân viên văn phòng cho thấy, họ thường dành khoảng 2 tiếng mỗi ngày để duyệt hộp thư đến của mình.

Tuy nhiên, khoảng một nửa thời gian này bị lãng phí vì do vô tình đọc các tin nhắn, kiểm tra cập nhật không cần thiết và gửi email cho đồng nghiệp trong khi nói chuyện trực tiếp lại dễ dàng hơn.

Kết quả là, khoảng năm tiếng mỗi tuần – hoặc 230 giờ một năm cho email – lãng phí năng suất làm việc.

SoftwareONE đã thực hiện nghiên cứu này trong khuôn khổ National Work Life Week, để giúp các nhân viên văn phòng hiểu rõ hơn về các ứng dụng văn phòng CNTT có thể thay đổi sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ.

Cũng theo nghiên cứu này, 1/5 số nhân viên văn phòng thừa nhận rằng hiệu suất làm việc của họ chưa cao do thiếu kiến thức CNTT. 15% thì cho rằng họ quá ngại ngần khi được yêu cầu sử dụng các office suites vào công việc.

Andy Dunbar, thuộc SoftwareONE, cho biết: “Mọi người liên tục kiểm tra email khi họ không cần thiết và điều đó đang khiến công việc trở nên khó khăn hơn bằng cách chiếm thời gian không cần thiết và khiến họ mất tập trung.”

Các công cụ công tác như Microsoft Teams hay Google Docs giúp bạn trao đổi với đồng nghiệp, làm việc nhanh hơn hiệu quả hơn và chat hoặc gọi trực tiếp khi cần thiết mà không cần phụ thuộc quá nhiều vào email.

Hơn một nửa (54%) trong số những người được khảo sát cảm thấy năng suất và khả năng tập trung của họ bị gián đoạn do thường xuyên kiểm tra hộp thư đến.

Những người lao động từ 25 – 34 tuổi thường gặp khó khăn với email nhất, họ thường phải gửi 25 email mỗi ngày, lãng phí hơn 20 phút thay vì có thể chat trực tiếp.

Gần 2/3 (61%) trong số đó cũng cho biết việc kiểm tra email thường xuyên làm giảm năng suất của họ.

Andy Dunbar, từ SoftwareONE, nói thêm: “Chúng tôi cũng cần xem xét cách tối đa hóa các chức năng của các công cụ và công nghệ có sẵn có thể cách mạng hóa các kỹ năng tổ chức và thúc đẩy sản lượng của chúng tôi.

“Các công cụ như MyAnalytics có thể giúp bạn quản lý việc sử dụng email của mình tốt hơn bằng cách cắt bỏ việc sử dụng không hiệu quả và cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của bạn, trong khi Microsoft Teams cho phép các nhóm người làm việc trên các tài liệu đồng thời từ các vị trí từ xa.

“Điều này giúp trao quyền cho nhân viên, tăng năng suất và cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống”.

Trong những năm gần đây, công nghệ tiên tiến đã cải thiện hoàn toàn sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của con người với việc nhiều công ty cho phép nhân viên làm việc tại nhà hơn.

Trong số những người được OnePoll khảo sát cho SoftwareONE, một nửa cho biết sếp của họ sẽ để họ làm việc tại nhà ít nhất một ngày một tuần.

>>Xem thêm: Google Workspace tính năng và chi phí chi tiết.

Tuy nhiên, một số người cho biết sếp của họ vẫn có cách tiếp cận “lỗi thời” và không cho phép họ làm việc tại nhà – mặc dù công nghệ cho phép mọi người thực hiện công việc của họ ở cùng cấp độ từ một địa điểm xa.

Những người khác nói rằng nhân viên không được tin tưởng để làm việc tại nhà và các sếp luôn muốn nhìn thấy họ đang làm việc.

Nhìn chung, việc tiếp cận và sử dụng công nghệ mà điển hình là các dịch vụ email nâng cao cho doanh nghiệp cũng cần đến một ông sếp có “tầm nhìn”.

Tham khảo Independent

About Uyên Vũ

Khám phá công nghệ là cách hình thành con người hiện đại.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Email Business - emailbusiness.vn: nguồn kiến thức email đáng tin cậy cho người dùng doanh nghiệp