Thời gian sử dụng email của một nhân viên văn phòng: 30 ngày mỗi năm có đúng không? Sau đây là thông tin được chúng tôi tổng hợp, mời các bạn tham khảo.

1. Nhân viên văn phòng thường dành 2 tiếng mỗi ngày cho việc dùng email

Một nghiên cứu trên 2.000 nhân viên văn phòng cho thấy. Họ thường dành khoảng 2 tiếng mỗi ngày để duyệt hộp thư đến của mình.

Tuy nhiên, khoảng một nửa thời gian này bị lãng phí vì do vô tình đọc các tin nhắn, kiểm tra cập nhật không cần thiết. Và gửi email cho đồng nghiệp trong khi nói chuyện trực tiếp lại dễ dàng hơn.

Kết quả là, khoảng 5 tiếng mỗi tuần. Hoặc 230 giờ một năm cho email – lãng phí năng suất làm việc.

2. SoftwareONE đã thực hiện nghiên cứu này

SoftwareONE đã thực hiện nghiên cứu này trong khuôn khổ National Work Life Week. Để giúp các nhân viên văn phòng hiểu rõ hơn về các ứng dụng văn phòng CNTT. Các ứng dụng này có thể thay đổi sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ.

Cũng theo nghiên cứu này, 1/5 số nhân viên văn phòng thừa nhận rằng hiệu suất làm việc của họ chưa cao. Bởi họ đang thiếu kiến thức CNTT. 15% thì cho rằng họ quá ngại ngần khi được yêu cầu sử dụng các office suites vào công việc.

Andy Dunbar, thuộc SoftwareONE, cho biết: “Mọi người liên tục kiểm tra email khi họ không cần thiết và điều đó đang khiến công việc trở nên khó khăn hơn bằng cách chiếm thời gian không cần thiết và khiến họ mất tập trung.”

Các công cụ công tác như Microsoft Teams hay Google Docs giúp bạn trao đổi với đồng nghiệp. Làm việc nhanh hơn hiệu quả hơn mà không cần phụ thuộc quá nhiều vào email. Đồng nghiệp có thể tương tác qua chat hoặc gọi trực tiếp khi cần thiết.

3. Kiểm tra email thường xuyên

Hơn một nửa (54%) trong số những người được khảo sát cảm thấy năng suất và khả năng tập trung của họ bị gián đoạn. Do họ thường xuyên kiểm tra hộp thư đến.

Những người lao động từ 25 – 34 tuổi thường gặp khó khăn với email nhất. Họ thường phải gửi 25 email mỗi ngày, lãng phí hơn 20 phút thay vì có thể chat trực tiếp.

Gần 2/3 (61%) trong số đó cũng cho biết việc kiểm tra email thường xuyên làm giảm năng suất của họ.

Andy Dunbar, từ SoftwareONE, nói thêm: “Chúng tôi cũng cần xem xét cách tối đa hóa các chức năng của các công cụ và công nghệ có sẵn có thể cách mạng hóa các kỹ năng tổ chức và thúc đẩy sản lượng của chúng tôi.

“Các công cụ như MyAnalytics có thể giúp bạn quản lý việc sử dụng email của mình tốt hơn bằng cách cắt bỏ việc sử dụng không hiệu quả và cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của bạn, trong khi Microsoft Teams cho phép các nhóm người làm việc trên các tài liệu đồng thời từ các vị trí từ xa.

“Điều này giúp trao quyền cho nhân viên, tăng năng suất và cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống”.

4. Công nghệ giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc

Những năm gần đây, công nghệ đã cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Nhiều công ty cho phép nhân viên làm việc tại nhà hơn.

Trong số những người được OnePoll khảo sát cho SoftwareONE. Một nửa cho biết sếp của họ sẽ để họ làm việc tại nhà ít nhất một ngày một tuần.

Ngoài ra các bạn có thể xem bảng giá và tính năng Google Workspace giải pháp làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, một số người cho biết sếp của họ vẫn có cách tiếp cận “lỗi thời”. Và không cho phép họ làm việc tại nhà mặc dù công nghệ cho phép làm điều đó.

Những người khác nói rằng nhân viên không được tin tưởng để làm việc tại nhà. Và các sếp luôn muốn nhìn thấy họ đang làm việc.

Nhìn chung, việc tiếp cận và sử dụng công nghệ mà điển hình là các dịch vụ email nâng cao cho doanh nghiệp cũng cần đến một ông sếp có “tầm nhìn”.

Tham khảo Independent