Vừa qua, Google đã cập nhật tính năng cho Google Drive thuộc bộ Google Workspace (trước đây là G Suite). Trong đó có tính năng chia sẻ thư mục dùng chung.
Nội dung chính
1. Giới thiệu về tính năng mới
Google Workspace đã xuất bản một bài đăng phác thảo một tính năng mới. Cho phép người dùng chia sẻ các thư mục trong bộ nhớ dùng chung. Hiện tại, người dùng Drive có thể cấp quyền truy cập vào toàn bộ ổ đĩa. Hoặc chia sẻ các tệp riêng lẻ cho người dùng khác. Tính năng mới sẽ cho phép người quản lý cấp quyền truy cập vào các thư mục cụ thể.
Ý tưởng này nhằm giúp cho việc cộng tác với các bên thứ ba. Các nhóm khác nhau sẽ được cấp quyền riêng mà không cần phải cấp phép rộng rãi. Google đã bao gồm một số ví dụ về cách tính năng mới có thể được triển khai.
2. Các bộ phận trong công ty sử dụng thế nào
Đối với bộ phận marketing có thể tạo một thư mục cụ thể. Nơi này chứa các tài liệu quảng cáo mà khách hàng hay đối tác của bạn có thể truy cập.
Đối với bộ phận bán hàng theo khu vực. Bạn có thể tạo bộ nhớ dùng chung cho phép người quản lý xem tất cả hoạt động sales. Các nhóm thuộc khu vực khác nhau chỉ có thể xem các tài liệu được phân quyền. Mà không thể xem các dữ liệu không liên quan trong thư mục dùng chung.
Google cũng nói rõ rằng “chỉ những người quản lý bộ nhớ dùng chung mới có thể chia sẻ các thư mục”. Trong khi các cấp truy cập khác (ví dụ: người quản lý nội dung và người nhận xét) thì không thể vì “họ không được phép kiểm soát quyền truy cập rộng rãi vào nội dung”.
3. Di chuyển quản lý tệp
Khi nói đến việc di chuyển các tệp hoặc thư mục trong một ổ đĩa hoặc giữa các ổ đĩa dùng chung. Quyền truy cập kế thừa và trực tiếp sẽ được giữ nguyên. Tuy nhiên, để di chuyển các thư mục giữa các bộ nhớ dùng chung chỉ được cấp quyền cho người quản lý.
Những quyền mới và thay đổi chia sẻ này chỉ dành cho người dùng G Suite Business, Enterprise, Education, Enterprise for Education và Nonprofits trả phí – Người dùng G Suite Basic và tài khoản Google cá nhân không đủ điều kiện để sử dụng tính năng này.
4. Thay đổi Google Drive cho cả Android và giao diện Web
Ngoài ra, Google đang thực hiện nhiều thay đổi hơn cho Google Drive cho cả Android và giao diện web.
Đầu tiên là biểu tượng “document status” mới xuất hiện ở đầu trang Google Docs. Hiển thị trạng thái lưu của docs và trạng thái có khả dụng ngoại tuyến hay không.
Khi người dùng nhập, nó sẽ cho biết rằng tài liệu đang được lưu trong thời gian thực, nếu họ nhấp vào biểu tượng, nó sẽ hiển thị tính khả dụng ngoại tuyến của nó.
Đối với Android; Docs, Sheet và Slide hiện có thanh tìm kiếm toàn chiều rộng. Việc chuyển đổi tài khoản cũng dễ dàng hơn bằng cách vuốt sang trái hoặc phải để nhanh chóng chuyển sang ổ đĩa khác.
5. Cập nhật tính năng phím tắt
Tiếp tục cập nhật cho Drive, một tính năng phím tắt mới cũng đã được giới thiệu.
Phím tắt là các liên kết đến tệp gốc có thể được đặt ở bất kỳ đâu trong ổ đĩa của bạn hoặc thậm chí là ổ đĩa khác. Ý tưởng là cắt giảm nhiều bản sao của cùng một tài liệu, có thể bị lỗi thời vì chúng không được đồng bộ hóa – điều đó cũng có nghĩa là sẽ có ít tệp hơn trong ổ đĩa của bạn.
Đây là một thay đổi lớn đối với sản phẩm thương mại hàng đầu của Google và diễn ra vào thời điểm thế giới ngày càng phụ thuộc nhiều hơn vào các công cụ cộng tác khi mọi người làm việc từ xa.
Trong một cuộc phỏng vấn với Axios vào tháng 3, ông chủ Javier Soltero của Google Workspace đã tiết lộ rằng bộ sản phẩm của Google – bao gồm Gmail, Hangouts, Drive, Photos và nhiều ứng dụng khác – có cơ sở người dùng là hai tỷ.
Năm ngoái, Google cho biết họ có bốn triệu doanh nghiệp sử dụng G Suite vào năm 2018, nhưng nó vẫn kém xa so với 200 triệu người dùng thương mại Microsoft Office 365 hoạt động hàng tháng.
Tham khảo từ Forbes
