Google đang hoàn thiện, phát triển những bộ công cụng G Suite dành cho doanh nghiệp. Gần đây, Google bổ sung tính năng mạnh mẽ vào driver để doanh nghiệp có thể tạo, chia sẻ và làm việc an toàn cho nhóm với Team Driver.

Như vậy Team Driver có những tính năng gì cùng emailbusiness-vn-474959.hostingersite.com tìm hiểu nhé.

1. Team Driver là gì? Driver nhóm là gì?

Còn Team Driver là một không gian chung để các Team (nhóm) trong công ty của bạn có thể dễ dàng lưu trữ. Hay tìm kiếm và truy cập vào các file tài liệu của họ từ bất cứ nơi nào và trên bất kì thiết bị nào mà chỉ cần có internet.

Tài liệu ở trong Team Driver thuộc về một nhóm thay vì một cá nhân. Do đó các file trong Team Driver vẫn được đồng bộ và giữ nguyên vẹn.

Và qua đó giúp Team của bạn có thể tiếp tục truy cập dữ liệu, chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc.

2. Google driver là gì?

Google Drive – dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin được tạo bởi Google giúp người dùng có thể lưu trữ tập tin trên đám mây, chia sẻ tập tin, và chỉnh sửa tài liệu, văn bản, bảng tính, và bài thuyết trình với cộng tác viên.

Google Drive bao gồm Google Docs, Sheets, và Slides, một bộ phần mềm văn phòng cho phép chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, thuyết trình, bản vẽ, biểu mẫu,…

Khi bắt đầu sử dụng tài khoản Google drive, bạn có sẵn 15 GB miễn phí để lưu trữ. Bạn có thể lưu trữ qua Google Drive, Gmail, và Google Photos cùng 1 lúc mọi lúc mọi nơi (nếu người dùng muốn giữ dung lượng gốc để không ảnh hưởng chất lượng của hình ảnh).

Lưu ý: Team Drive chỉ được hỗ trợ ở các bản G Suite Business, G Suite Enterprise hoặc G Suite for Education. Các phiên bản trên có phí dành cho doanh nghiệp.

Người dùng G Suite bản Basic hoặc G Suite bản miễn phí không có tài khoản G Suite (tài khoản Gmail theo tên miền của doanh nghiệp) sẽ không dùng được Team Drive.

Nếu tài khoản của bạn chưa có Google Team Drive, bạn có thể mua ngay gói giải pháp G Suite Business, G Suite Enterprise tại đây hoặc G Suite Education tại đây nhé.

Xem thêm: CC là gì Bcc là gì? Phân biệt giữa CC và BCC trong email bạn hiểu rõ cách dùng chưa?

3. Cài đặt Team Driver

Bước 1: Mở Google Drive (drive.google.com),

Bước 2: Trên thanh điều hướng bên trái, chọn Team Drives.

Bước 3: Click New trên đầu > Nhập tên Team Drive mà bạn muốn.

Ví dụ: Marketing Team, Kế Toán Team, Bán Hàng Team… > Click Create

>>Xem ngay: Google Workspace tính năng mới.

3.1 Cài đặt Team Driver bằng tài khoản Quản trị viên

Nếu bạn là quản trị viên G Suite.

Bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn sau để bật Team Drive cho doanh nghiệp của mình:

Bước 1: Truy cập vào Google Admin console (admin.google.com) > Apps > G Suite > Drive and Docs > Chắc chắn App Drive đã được bật bằng cách bấm nút Thêm (More) và chọn Bật cho tất cả mọi người (ON for everyone).

Bước 2:  Chọn Thiết lập chia sẻ (Sharing settings) > Chọn tổ chức (organizational unit) phù hợp, mặc định sẽ áp dụng cho toàn bộ tài khoản.

Bước 3: Trong mục Team Drive creation, Bỏ check Prevent users in <your-domain> from creating new Team Drives.

Bước 4: Chọn Lưu (Save) và chờ tối đa 24 giờ để cho mọi thay đổi có hiệu lực trên tài khoản của bạn.

Lưu ý:

Bạn có thể tạo nhiều folder Team Drive khác nhau nên khi muốn thêm người dùng hay tải file,…trước hết bạn phải lựa chọn một folder Team Drive mà bạn muốn thay đổi.

Nếu bạn không tạo được Team Drive, Quản trị viên của bạn có thể đã tắt chức năng này. Liên hệ quản trị viên của bạn để được hỗ trợ.

>>Xem thêm: Imap là gì? có phải giao thức chuyển đổi email tốt nhất hiện nay hay không?

4. So sánh Team Driver và Google Driver

5. Các nhóm đối tượng trong Team Driver

• Người quản lý: nếu tài khoản được cấp quyền này đồng nghĩa với việc thành viên đó sẽ có toàn quyền quản lý các thành viên khác, có thể tải tài liệu lên hoặc chỉnh sửa tài liệu và xóa tài liệu của các thành viên khác tải lên.
• Người quản lý nội dung: thành viên được cấp quyền này có thể tải tài liệu lên và chỉnh sửa, xóa tất cả các tập tin hiện có tại folder của bộ nhớ dùng chung.
• Người đóng góp: thành viên được cấp quyền này có thể tải tài liệu lên và chỉnh sửa tất cả các tập tin hiện có tại folder của bộ nhớ dùng chung.
• Người nhận xét: Có thể nhận xét (comment) tất cả các tệp, không có quyền tải lên hoặc xóa các tệp tin.
• Người xem: Chỉ có thể xem nội dung tài liệu mà thôi.

>>Xem chi tiết: Cách thu hồi email đã gởi trong Gmail, Outlook 2010, 1013, 1019. Bạn lở soạn sai tiêu đề hay bản báo giá vô tình gởi đi, vậy thu hồi lại phải làm thế nào?

Phân quyền trong Team Driver

Xem thêm: So sánh tính năng của G Suite và Gmail miễn phí. G Suite có đáng cho các bạn sử dụng không nhé.

6. Để cài đặt phân quyền trong Team Driver

Bạn cần có Full Access

Bước 1: Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một Team Drive.

Bước 2: Nhìn lên phía trên, bên dưới tên của Team drive, chọn Add members.

Bước 3: Thêm tên, địa chỉ email hoặc địa chỉ của một nhóm Google group sẽ có các tùy chọn.

Để thay đổi quyền từ “Full access”, nhấn vào mũi tên thả xuống bên cạnh từ Full, và chọn quyền mới.

Nhập tin nhắn.

Nếu bạn không muốn gửi thông báo tới người vừa được thêm vào, chọn Skip sending notifications.

6.1 Thay đổi quyền các thành viên trong nhóm

Bước 1: Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một Team Drive.

Bước 2: Ở bên trên, ngay cạnh tên của Team Drive, chọn mũi tên trỏ xuống > chọn Manage members.

Bước 3: Chọn tên thành viên mà bạn muốn thay đổi quyền truy cập, nhấn vào mũi tên chọn phân quyền mới.

Bước 4: Click Done để hoàn tất.

>>Xem thêm: Cách Tạo email tên miền google miễn phí. các bạn có ngay 30 ngày dùng thử số người dùng không giới hạn.

Giả sử bạn đang phát triển một doanh nghiệp lĩnh vực gia sư email tên miền miền có dang hotro@giasu.com.vn. Nhìn vào email tên miền thật chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

6.2 Xóa thành viên trong nhóm

Bước 1: Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một Team Drive.

Bước 2: Ở bên trên, ngay cạnh tên của Team Drive, chọn mũi tên trỏ xuống -> chọn Manage members.

Bước 3: Chọn tên thành viên mà bạn muốn xóa, nhấn vào mũi tên chọn Remove Member.

Bước 4: Click Done để hoàn tất.

Lưu ý: Nếu bạn xóa một tài khoản khỏi Team Drive, có thể họ vẫn còn quyền truy cập vào một số file đã được share theo những cách khác. Ví dụ: Các file được chia sẻ ở chế độ “Tất cả mọi người trong công ty đều xem được” thì họ vẫn sẽ truy cập được.

7. Thêm File và Folder trong Team Driver

7.1 Tạo một thư mục mới

Bước 1: Trong thanh điều hướng bên trái, nhấn vào một Team Drive hoặc thư mục hiện có.

Bước 2: Nhấn vào New > Folder.

Bước 3: Nhập tên thư mục.

Bước 4: Nhấn vào Create.

7.2 Tải thư mục lên từ máy tính

Bước 1: Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một Team Drive.

Bước 2: Trên máy tính của bạn, hãy kéo thư mục hiện tại và thả vào Team Drive. Hoặc, nhấn vào New > Folder Upload.

7.3 Cách thêm và mở các file

Trước tiên bạn phải có quyền Edit Access. 

Bước 1: Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một thư mục Team Drive.

Bước 2: Kéo file đang có trong máy tính và thả nó vào trong thư mục đã chọn. Hoặc, nhấn vào New và chọn một trong các lựa chọn dưới đây:

• • Để tạo một file mới, hãy chọn loại file mà bạn muốn tạo, như Google Docs hay Google Sheets
  • Để tải file lên, hãy chọn File Upload. Tìm đến vị trí của file trên máy tính và mở nó.

Bước 3: Nhấn vào tệp để mở.

Xem thêm: So sánh G Suite và Zoho Mail ai mới là kẻ chiến thắng.

8. Cách quản lý các file

8.1 Đanh dấu các file quan trọng

Đánh dấu các file quan trọng để tiết kiệm thời giàn tìm thấy chúng nhanh hơn khi cần.

Chỉ cần nhấn chuột phải vào file hoặc folder và chọn Add star.

Để xem tất cả các tệp và thư mục được gắn dấu sao của bạn, hãy nhìn sang thanh điều hướng bên trái, nhấn vào Starred.

8.2 Di chuyển các file

Để di chuyển các tệp giữa Team Drives hoặc từ My Drive vào Team Drive , kéo tệp tin vào thư mục đích trong Team Drive.

Chú ý:

Để di chuyển một file bạn phải có quyền Full Access vào thư mục Team Driver gốc hoặc ít nhất là Edit Access.

Nếu bạn muốn di chuyển thư mục A sang thư mục B thì bạn phải cso quyền Full Access file A hoặc Edit Access ở file B.

Để di chuyển các folder, hãy liên hệ với admin của bạn.

9. Xóa hoặc khôi phục một file

9.1 Xóa một file

Để xóa 1 file bạn phải có quyền Full access.

Đơn giản bạn lựa chọn file bạn muốn xóa. Ở phía trên cùng bên phải, nhấn vào biểu tượng thùng rác.

Thao tác này sẽ xóa file cho tất cả mọi người. Nếu ai đó vô tình xóa một file, bạn vẫn có thể khôi phục lại file đó.

9.2 Khôi phục 1 file

Bạn phải có Edit access hoặc quyền truy cập cao hơn để khôi phục một tệp tin nào đó.

Bước 1: Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một Team Drive.

Bước 2: Ở phía trên cùng, bên cạnh tên của Team Drive, nhấn vào mũi tên trỏ xuống > View Trash.

Bước 3: Lựa chọn tệp tin bạn muốn khôi phục và chọn Restore (biểu tượng chiếc đồng hồ).

9.3 Tìm kiếm 1 file

Tìm kiếm 1 file trong team driver

Bước 1: Trong thanh công cụ tìm kiếm – Search, nhấp vào mũi tên trỏ xuống.

Bước 2: Bên cạnh Location, nhấn vào Anywhere.

Bước 3: Nhấn đúp vào Team Drives và chọn một Team Drive cụ thể.

Bước 4: Nhấn vào Select

Bước 5: Bạn có thể nhập thêm các trường thông tin tìm kiếm cụ thể, chẳng hạn như loại file hoặc thời gian mà file được chỉnh sửa.

Bước 6: Nhấn vào Search

9.4 Tìm kiếm một thư mục trong Team Driver

Bước 1: Trong thanh công cụ tìm kiếm, nhấn vào mũi tên trỏ xuống và bạn sẽ thấy cửa sổ Advanced window hiện lên, hãy đi tới trường Location.

Để tìm kiếm từ hoặc cụm từ cụ thể liên quan đến tệp tin hoặc thư mục, hãy nhập từ hoặc cụm từ vào hộp tìm kiếm.

Bước 2: Bên cạnh Location, nhấp vào Anywhere và chọn Team Drives.

Bước 3: Khi bạn tìm thấy thư mục bạn muốn tìm kiếm, nhấn vào Select

Bước 4: Nhấn vào Search để mở thư mục và tìm kiếm tệp của bạn.

Xem thêm: So sánh Zoho mail Free và Gmail miễn phí. Ai thực sự là bá chủ.

10. Chia sẻ và công tác

Mọi file mặc định sẽ được chia sẻ đến các thành viên trong Google Team Driver. Tuy nhiên bạn có thể chia sẻ các file đang lưu trong Team Driver với những người trong doanh nghiệp của bạn.

10.1 Chia sẻ đến cá nhân hoặc nhóm

Bước 1: Chọn file cần chia sẻ.

Bước 2: Nhấp vào biểu tượng chia sẻ (biểu tượng có hình dấu + bên trái).

Bước 3: Thêm tên, địa chỉ email bạn muốn chia sẻ (có một số tùy chọn).

Để thay đổi quyền truy cập từ Edit, hãy nhấp vào mũi tên trỏ xuống và cấp một quyền truy cập khác.

Thêm một tin nhắn

Bước 4: Nhấp vào Send.

10.2 Gởi link truy cập vào email

Bước 1: Nhấn chuột vào file bạn muốn chia sẻ.

Bước 2: Nhấn vào vào biểu tượng chia sẻ (biểu tượng hình người ở phía trên bên phải).

Bước 3: Nhấn vào Who has access.

Bước 4: Ở bên cạnh phần Link share off, chọn mũi tên trỏ xuống.

Bược 5: Sau khi hiện lên link URL, nhấn vào Copy. Giờ đây link file sẽ nằm trong bộ nhớ tạm của bạn.

Bước 6: Click vào Hoàn tất – Done.

Bước 7: Dán link truy cập file vào email mà bạn sẽ gửi đi.

10.3 Chia sẻ link truy cập

Bước 1: Nhấn vào một tệp tin cần chia sẻ.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng chia sẻ (biểu tượng hình người ở phía trên bên phải).

Bước 3: Nhấn vào Who has access.

Bươc 4: Bên cạnh phần Link sharing off, nhấn vào mũi tên trỏ xuống.

Bước 5: Bật chế độ Chia sẻ liên kết – Link Sharing on.

Bước 6: Nhấn vào mũi tên trỏ xuống, và chọn quyền truy cập mà bạn muốn cài đặt cho người khác.  Sẻ xuất hiện một số tùy chọn.

• Để cho phép chia sẻ file với mọi người bên ngoài doanh nghiệp của bạn, hãy nhấn vào Allow external access.
• Để làm cho tài liệu có thể tìm kiếm được trong Drive, hãy nhấp vào Findable in search results.

Bước 7: Khi đã hoàn tất thao tác, nhấn Done.

Xem thêm: Mail server là gì? có thực sự an toàn và ổn định.

10.4 Hủy chia sẻ tập tin

Bước 1: Nhấn vào tệp tin cần hủy chế độ chia sẻ.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Chia sẻ.

Bước 3: Chọn Who has access.

Bước 4: Tắt chế độ Chia sẻ Liên kết – Link sharing off.

Bước 5: Nhấp vào Hoàn tất – Done.

10.5 Hủy chia sẻ tệp cá nhân

Bước 1: Nhấn vào tệp tin cần hủy chế độ chia sẻ.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Chia sẻ.

Bước 3: Lựa chọn Who has access.

Bước 4: Nhìn sang bên phải tên của các thành viên đang được chia sẻ, nhấp vào mũi tên trỏ xuống > Remove.

11. Một số lưu ý khi sử dụng Team Driver

Không được chia sẻ file có dung lượng lớn hơn dung lượng còn lại trong driver của bạn. Ví dụ Driver của bạn đã sử dụng 8G thì bạn chỉ có thể upload 7G trên Team Driver.

Bạn không thể duy chuyển thư mục từ bên Gooogle Driver vào Team Driver. Bạn có thể duy chuyển file của bạn mà thôi.

Với những thôn tin emailbusiness về Team Driver mong sẽ có thể giúp các bạn sử dụng nhanh chóng hiệu quả hơn.

Chúc các bạn thành công!