Người dùng, thậm chí ngay cả quản trị viên cũng nhầm lẫn giữa 2 dịch vụ Microsoft Exchange Server và Exchange Online.

Vậy giữa Microsoft Exchange Server và Exchange Online, đâu là giải pháp email tốt nhất cho doanh nghiệp dù đều được cung cấp từ Microsoft?

1. Exchange Server và Exchange Online

Để đơn giản, bạn chỉ cần chú ý đến yếu tố “Server” và “Online” của 2 dịch vụ này:

• Microsoft Exchange Server là hệ thống máy chủ ảo cung cấp cho các doanh nghiệp để quản lý email, lịch, danh bạ người dùng và hỗ trợ người dùng thông qua môi trường máy tính bàn, điện thoại di động và trình duyệt web. 
• Exchange online là một giải pháp email hosting dựa trên nền tảng của Microsoft Exchange Server cũng cung cấp một dịch vụ email toàn diện từ quản lý, bảo mật thông tin,… đến việc sử dụng dễ dàng trên nhiều thiết bị.
• Cả hai đều hoạt động dựa trên dịch vụ điện toán đám mây của Microsoft (và đây cũng là ưu thế lớn nhất của Microsoft mang lại cho người dùng doanh nghiệp, chúng ta sẽ phân tích kỹ hơn ở các bài viết sau).

2. Định nghĩa Microsoft Exchange Server

Như đã nói, Exchange Server là phần mềm máy chủ gửi thư và máy chủ lịch làm việc do Microsoft phát triển chuyên phục vụ các giải pháp email và trao đổi thông tin cho doanh nghiệp. 

Microsoft Exchange Server được cung cấp cho người dùng doanh nghiệp dưới 2 hình thức:

• Mua về cài đặt trên máy chủ của doanh nghiệp
• Thuê máy chủ được lưu trữ tại datacenter của Microsoft

Bạn có thể kết hợp cả 2 hình thức trên.

Microsoft từng triển khai miễn phí 2 hình thức trên cho nhiều trường đại học và tổ chức giáo dục thông qua chương trình Live@edu với số lượng hàng trăm ngàn tài khoản email được tạo cho sinh viên. Mỗi sinh viên được sở hữu hộp thư cá nhân vĩnh viễn lên đến 10GB – 25GB dung lượng lưu trữ trực tuyến.

Exchange Server sử dụng giao thức độc quyền có tên là MAPI. Hiện tại, nó đã hỗ trợ POP3, IMAP, SMTP và EAS.

 Exchange Server bao gồm các phiên bản:

• Exchange Server 4.0
• Exchange Server 5.0
• Exchange Server 5.5
• Exchange Server 2000
• Exchange Server 2003
• Exchange Server 2007
• Exchange Server 2010
• Exchange Server 2013
• Exchange Server 2016
• Exchange Server 2020

>> Xem thêm: Microsoft Exchange là gì? Tổng hợp về máy chủ email nổi tiếng của Microsoft

3. Định nghĩa Exchange Online

Microsoft Exchange Online là một trong các dịch vụ online được cung cấp bởi Microsoft giúp doanh nghiệp sử dụng email thuận tiện hơn trên nhiều thiết bị khi kết nối internet.

Nếu là người dùng Microsoft Outlook, khi bạn cần sử dụng Outlook trên web hoặc Outlook Mobile, bạn sẽ cần đến Exchange Online.

Với Exchange Online – sử dụng hoàn toàn nguồn lưu trữ từ đám mây của Microsoft – bạn có thể truy cập hộp thư, tài liệu trực tuyến, lịch, sự kiện của mình và thậm chí chia sẻ chúng dễ dàng hơn. Đồng thời, email của bạn được bảo mật tốt hơn dưới sự kiểm soát của Microsoft (Exchange Online Protection).

Exchange online có 2 gói là:

• Exchange online plan 1: Email cấp doanh nghiệp với hộp thư 50GB cho mỗi người dùng và Ứng dụng văn phòng
• Exchange online plan 2: Bao gồm tất cả các tính năng của Exchange Online plan 1 cộng với dung lượng lưu trữ không giới hạn, thư thoại được lưu trữ và ngăn ngừa mất dữ liệu.

>> Xem thêm: Google Workspace tính năng và chi phí chi tiết.

4. Microsoft Exchange Server và Exchange Online: mối quan hệ công sinh

Thực chất Exchange Online là một phần của hệ thống Microsoft Exchange Server nhưng có thể được cung cấp riêng lẻ. Người dùng có thể mua một trong hai hoặc cả hai.

Tuy nhiên, Microsoft Exchange Server và Exchange Online đều có đặc điểm riêng, phù hợp với nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp.

Cùng so sánh dựa trên các khía cạnh dưới đây:

4.1 Lưu trữ

Exchange Online hỗ trợ các hộp thư từ 50GB trở lên, trong khi nhiều triển khai Exchange Server bao gồm các hạn chế kích thước hộp thư xuống dưới 50GB.

Bạn có thể hiểu thế này: Exchange Online cho phép MỖI người dùng có đến 50GB dung lượng lưu trữ. Exchange Server cho phép MỖI doanh nghiệp một dung lượng lưu trữ nhất định, và nếu quá nhiều người dùng, bạn cần giới hạn kích thước hộp thư của mỗi người dùng trong tổ chức xuống dưới 50GB.

4.2 Tính khả dụng

Để đạt được tính sẵn sàng cao với giải pháp Exchange Server, bạn cần mua và định cấu hình phần cứng khá nhiều để cung cấp cơ sở hạ tầng cần thiết nhằm lưu trữ nhiều bản sao email.

Bạn cũng phải triển khai và định cấu hình cho một trung tâm dữ liệu và bảo mật. Ngoài ra, tổ chức cũng cần xây dựng một đội ngũ kỹ thuật viên, chuyên gia để quản lý máy chủ Exchange. 

Ngược lại, Exchange Online cho phép bạn sử dụng một dịch vụ email chuyên nghiệp, bảo mật, tiện lợi mà không cần thêm bất kỳ chi phí nào cho xây dựng cơ sở hạ tầng, đội ngũ IT,…

4.3 Sao lưu

Khi thuê hoặc mua Exchange Server của Microsoft, bạn cần mua một giải pháp sao lưu nhận biết Exchange, thực sự khá tốn kém. Sau đó, bạn cần quản lý các bản sao lưu Exchange Server. Nếu bạn đã từng quản lý các bản sao lưu Exchange, bạn sẽ hiểu được bao nhiêu công việc mà các bản sao lưu Exchange cần có.

Mặc dù không có bản sao lưu riêng, nhưng Exchange Online sẽ sao chép dữ liệu Exchange trên nhiều máy chủ và trung tâm dữ liệu. Sau đó, bạn có thể định cấu hình cài đặt lưu giữ bằng cách định cấu hình khôi phục. Nghĩa là bạn không cần cài đặt thêm các phần mềm bảo mật và sao lưu dữ liệu nào khác nữa.

4.4 Đối tượng sử dụng

Hiện nay, chỉ các doanh nghiệp lớn cần độ bảo mật cao hay các doanh nghiệp là nhà phát triển, nhà cung cấp dịch vụ email mới thuê/mua Microsoft Exchange Server (vì việc tự xây dựng một máy chủ là điều cực kỳ tốn kém, chưa kể đến các chi phí bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp hệ thống,….) để có thể cung cấp ngược lại cho người dùng cuối.

Tại thị trường Việt Nam, Exchange Server chiếm 80% thị phần trong khối doanh nghiệp lớn, 73% nhóm doanh nghiệp trung và 41% trong mạng lưới giáo dục dưới hình thức cho thuê.

Exchange online dễ sử dụng hơn cho những doanh nghiệp không mạnh về IT.  Exchange online thường được các doanh nghiệp vừa và nhỏ, người dùng cá nhân sử dụng. Bạn hoặc doanh nghiệp của bạn sẽ mua trực tiếp gói dịch vụ email với Microsoft, các vấn đề về máy chủ, lưu trữ, hệ thống thông tin… đều do “một tay” Microsoft hỗ trợ mà không phải sử dụng thêm một bên thứ ba.

4.5 Khả năng kiểm soát dữ liệu doanh nghiệp

Về mặt này, Exchange Server trao cho bạn nhiều quyền kiểm soát dữ liệu của mình hơn Exchange Online. Nghĩa là Exchange Server cho bạn kiểm soát 100% dữ liệu của bạn, còn cơ sở dữ liệu hộp thư Exchange Online lại được quản lý 100% bởi Microsoft.

Nếu chẳng may hệ thống bị lỗi như không gửi được email, không nhận được email… việc tự kiểm soát sẽ giúp bạn tìm được nguyên nhân nhanh hơn thay vì phải liên hệ Microsoft hoặc đối tác của Microsoft để nhờ họ tìm ra vấn đề.

4.6 So sánh khác

Để tự cân nhắc việc Exchange Online hay Exchange Server, hãy xem thêm thông tin trong bảng dưới đây:

Nhìn chung, Microsoft Exchange Server và Exchange Online là một sự khác biệt lớn cho thấy quy mô, tính chất của một doanh nghiệp. Và để tăng tính khả dụng cũng như phục vụ được nhiều khách hàng hơn, Microsoft đã cho ra đời Exchange Online. Đa số doanh nghiệp Việt cũng đang sử dụng Exchange Online đi kèm Microsoft Outlook.

Đăng ký dùng thử email đám mây để sử dụng các tính năng nâng cao, thông minh vượt trội chỉ có trên đám mây như Exchange Online: