Outlook là nền tảng sử dụng Email của Microsoft, tuy nhiên ứng dụng này có phải chỉ dùng để gửi và nhận email? Trong bài chia sẻ này chúng tôi sẽ giới thiệu những tính năng nổi bật của Microsoft Outlook, để bạn có thể khai thác tối đa hiệu quả, phục vụ nhu cầu làm việc của cá nhân. Cùng khám phá nhé!
Nội dung chính
1. Tốc độ truy cập nhanh chóng
Outlook có giao diện đơn giản, dễ sử dụng và tốc độ truy cập nhanh chóng, đây cũng là một trong những ưu điểm mà người dùng chọn sử dụng Outlook. Các thao tác soạn thảo gửi và nhận thư đều được tối ưu hóa để đạt hiệu quả cao nhất.
2. Không gian lưu trữ thông minh
Outlook chia không gian lưu trữ thành 2 hạng mục ‘ưu tiên’ và ‘khác’, email được phân bổ theo hạng mục sẽ hỗ trợ bạn giải quyết công việc được nhanh chóng hơn.
Microsoft còn cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ email cho mỗi toàn tài khoản Outlook.com miễn phí. Ngoài ra, khi bạn đăng ký Microsoft 365 bạn sẽ nhận được 50GB dung lượng lưu trữ email cho mỗi người dùng.
3. Tạo mẫu Email với tính năng Quick Parts
Bạn có thể tạo các mẫu Email như thư mời họp, lịch phỏng vấn, thông báo thời gian nghỉ lễ với tính năng Quick Parts. Nếu bạn lưu chúng dưới dạng nội dung tự động, khi soạn thảo Outlook sẽ đề xuất các mẫu email này, nếu thấy phù hợp bạn chỉ cần ‘enter’ để chèn văn bản.
Cách thức lưu như sau:
- Soạn nội dung và chọn những nội dung bạn muốn lưu trữ.
- Chọn Insert tab >> chọn Quick Parts >> bấm lưu Save vào Quick Part Gallery. Bạn có thể đặt tên cho các mẫu email để tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng.
>> Xem thêm: 5+ tính năng thú vị của Outlook mà bạn có thể chưa biết
4. Chia sẻ lịch biểu với mọi người
Outlook tích hợp nhiều ứng dụng ngay trên một giao diện như là Lịch, Danh bạ, Nhiệm vụ… Bạn có thể dùng lịch để ghi chú lại những sự kiện hay các thông tin quan trọng như: lịch bay, lịch họp, phỏng vấn và chia sẻ chúng với những người khác.
5. Thiết lập cờ theo dõi
Bạn có thể thiết lập cờ theo dõi ngay trên các email sử dụng trong Outlook, công cụ này giúp bạn không bỏ lỡ các email quan trọng. Tùy vào nhu cầu mà bạn có thể ‘gắn cờ’ trên mỗi email và thiết lập hộp thư đến của mình chỉ hiển thị các email gắn cờ, để dễ dàng theo dõi hơn.
Đặc biệt, bạn cũng có thể tạo ra các danh mục màu tùy chỉnh trên Outlook, để sắp xếp hộp thư đến của mình thuận tiện và dễ nhìn.
6. Lên lịch gửi email
Bạn có thể thiết lập các email quan trọng và đặt lịch hẹn để gửi thông qua Outlook. Việc lên lịch và gửi email như vậy sẽ giúp bạn không quên các email quan trọng.
Để thiết lập tính năng, này bạn cần truy cập vào ‘Options’ chọn ‘Delay Delivery’, trong mục này bạn có thể lên thời gian cụ thể. Khi đó, email sẽ được gửi theo đúng ngày, giờ mà bạn đã lên lịch.
7. Khả năng bảo mật tuyệt đối
Microsoft Outlook có khả năng bảo mật an toàn, hỗ trợ bạn tránh được các email spam và những phần mềm độc hại ảnh hưởng đến thiết bị của người dùng. Một số tính năng mà bạn có thể sử dụng để bảo vệ Outlook, chẳng hạn như:
- Thiết lập mật khẩu cho tệp dữ liệu Outlook (.pst) của bạn
- Sử dụng mã xác minh hoặc thông tin bảo mật thay thế để khôi phục tài khoản Microsoft của bạn nếu bị mất.
- Sử dụng tính năng “single-use code” (mật khẩu dùng một lần duy nhất) để đăng nhập vào Outlook từ máy tính công cộng
- Gửi và nhận email được mã hóa với Microsoft 365
>> Tìm hiểu thêm Microsoft Exchange – hệ thống máy chủ của email của Microsoft: tại đây
Chúng tôi hy vọng rằng với những thông tin về tính năng nổi bật của Microsoft Outlook sẽ giúp bạn khai thác tối đa hiệu quả sử dụng.
