Nếu bạn đã từng làm việc trong môi trường văn phòng, chắc chắn bạn đã nghe nói về Microsoft Exchange, nhưng bạn có thể không biết nó là gì. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ mô tả Microsoft Exchange là gì và cách nó hoạt động để giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động an toàn.
Nội dung chính
1. Microsoft Exchange là gì?
Microsoft Exchange là một dịch vụ email do Microsoft cung cấp, thường được các doanh nghiệp và tổ chức giáo dục sử dụng nhiều nhất. Đó là một giải pháp có khả năng mở rộng cao, có thể hỗ trợ một số lượng lớn người dùng và được thiết kế ngay từ đầu để giữ cho email được đồng bộ hóa giữa máy chủ và máy khách người dùng cuối.
Trên thực tế, Outlook thực sự được tối ưu hóa cho Exchange và chỉ hoạt động tốt nhất khi bạn đang sử dụng tài khoản Exchange.
Exchange không chỉ gửi và nhận email, nó bao gồm các tính năng giao tiếp và tổ chức dưới đây:
- Lưu trữ email
- Công cụ lịch bao gồm các tính năng cộng tác như lời mời họp, lịch dùng chung và đặt chỗ trước tài nguyên trên Calendar
- Quản lý các thông tin liên hệ của toàn tổ chức và cá nhân với Contact
- Quản lý tác vụ cộng tác (Task), chẳng hạn như khả năng ủy quyền tác vụ cho người dùng khác
- Ghi chú cố định, tệp và những thứ khác bằng Note
Bản thân Exchange là ứng dụng máy chủ lưu trữ và quản lý tất cả dữ liệu này cho bạn.
2. Microsoft Outlook và Exchange
Thực chất, Microsoft Outlook chỉ là giao diện hỗ trợ duyệt email. Nó không thể hoạt động nếu không có Microsoft Exchange.
Bạn có thể thiết lập Microsoft Outlook để thu thập email của mình từ nhiều dịch vụ khác nhau như Gmail, Zoho Mail. Nhưng mục đích chính của Outlook được thiết kế để người dùng doanh nghiệp kết nối với máy chủ Exchange và thu thập email của họ hoặc cập nhật lịch công ty của họ.
Phải làm rõ thêm, Microsoft Exchange và Outlook đều là sản phẩm của Microsoft và có mối quan hệ công sinh. Microsoft Exchange là giải pháp giúp lưu trữ và quản lý email trên máy chủ Exchange. Còn Outlook là ứng dụng cộng tác bao gồm email, lịch, tác vụ.
Tóm lại, Outlook của bạn muốn hoạt động được phải chạy trên sự quản lý của Exchange thuộc Microsoft.
Xem chi tiết sự khác nhau giữa Microsoft Outlook và Microsoft Exchange.
3. Cách Microsoft Exchange hoạt động
Microsoft Exchange dựa vào việc sử dụng Exchange Server – hệ thống máy chủ email ấn tượng nhất của Microsoft. Một tổ chức có thể duy trì hệ thống Exchange Server của riêng mình hoặc dựa vào Microsoft để thực hiện điều đó thông qua đám mây bằng tài khoản Microsoft 365.
Các dữ liệu của Exchange được kết nối và đồng bộ mọi thiết bị bằng giao thức Exchange ActiveSync. Microsoft Exchange cũng hỗ trợ giao thức IMAP và POP.
4. Tài khoản Microsoft Exchange là gì?
Tài khoản Microsoft Exchange phải là tài khoản cấp doanh nghiệp (hoặc tài khoản giáo dục, không cung cấp dưới dạng tài khoản cá nhân).
Tài khoản Exchange có 2 loại: dưới dạng gói Exchange Online mua độc lập hoặc dưới dạng tài khoản Microsoft 365 sử dụng Exchange Server để cung cấp email (và tích hợp với một số ứng dụng khác).
5. Tại sao Microsoft Exchange lại quan trọng?
Các công ty vừa và nhỏ có thể đạt được ba lợi ích khi sử dụng Microsoft Exchange:
5.1 Tập trung các email để chúng có thể được sao lưu
Nếu bạn đang sử dụng mô hình POP3 cũ, bạn có nguy cơ bị mất email. Trao đổi trước hết là tập trung và sao lưu thông tin đó.
5.2 Loại bỏ các mối đe dọa qua email trước khi chúng đến tay bạn
Exchange tích cực bảo vệ dữ liệu của bạn bằng các biện pháp bảo vệ tích hợp trước các mối đe dọa qua email. Tính năng lọc thư rác nhiều lớp đi kèm với các bản cập nhật liên tục. Tính năng này giúp bảo vệ chống lại các mối đe dọa và lừa đảo ngày càng phức tạp, trong khi nhiều công cụ chống phần mềm độc hại hoạt động để bảo vệ dữ liệu email của bạn khỏi virus.
5.3 Lịch được chia sẻ giữa các thành viên khác nhau trong tổ chức của bạn
Luôn được thông báo về những gì các nhân viên khác đang làm. Lịch dùng chung giúp doanh nghiệp có tổ chức, tiết kiệm tài nguyên, nguồn nhân lực, tư đó đạt năng suất hơn.
6. Cách đăng ký tài khoản Microsoft Exchange cho doanh nghiệp
Tài khoản Microsoft Exchange được cung cấp dưới dạng gói độc lập hoặc trong dịch vụ Microsoft 365.
6.1 Tài khoản Microsoft Exchange Online
Exchange Online có 2 gói Plan 1 và Plan 2 chỉ bao gồm tính năng email. Gói này dành cho các doanh nghiệp chỉ cần email hoặc sử dụng email của Microsoft và bộ công cụ làm việc của dịch vụ khác.
Các đặc trưng cơ bản:
- Dung lượng hộp thư từ 50GB đến không giới hạn (với đăng ký Plan 2 trên 5 người dùng)
- Kích thước tệp đính kèm lên đến 50GB/người dùng
- Kết nối các phiên bản Outlook được hỗ trợ với Exchange Online để có thể sử dụng ứng dụng máy khách.
- Các tính năng bảo mật và kiểm soát dữ liệu từ Microsoft
6.2 Tài khoản Microsoft 365
Microsoft 365 bao gồm hàng loạt các công cụ từ cơ bản đến nâng cao cần thiết cho một doanh nghiệp: email doanh nghiệp, bộ Office bản quyền, dữ liệu lưu trữ đám mây và bộ giải pháp bảo mật.
Với đăng ký Microsoft 365 bạn sẽ có:
- 50GB dung lượng email và 1TB dung lượng OneDrive
- Bộ Office bản quyền trên web và cài máy, đồng bộ thời gian thực
- Công cụ công tác nhóm nâng cao với Microsoft Teams, Microsoft SharePoint
- Các cuộc họp trực tuyến và hội thảo video dành cho tối đa 250 người
Và hơn thế nữa, khám phá ngay!
Tùy vào nhu cầu của tổ chức để bạn chọn đăng ký loại tài khoản Microsoft Exchange nào. Bạn vào đây để đăng ký trực tiếp với Microsoft hoặc liên hệ đối tác của Microsoft tại Việt Nam.
Thông qua đối tác, bạn sẽ nhận được hóa đơn dịch vụ đồng thời nhận được các hỗ trợ về khuyến mãi, cài đặt và hỗ trợ kỹ thuật trong suốt quá trình sử dụng. Liên hệ tại đây.
>> Microsoft 365 là gì? Và mọi thứ bạn cần biết
Kết
Đã hơn một thập kỷ “chào sân” thị trường doanh nghiệp, Microsoft 365 nói chung và dịch vụ email Microsoft Exchange nói riêng, Microsoft đã có cho mình hơn 1.2 tỷ người dùng. Email Microsoft Exchange cũng đã giúp hàng triệu doanh nghiệp số hóa và thành công hơn trong môi trường số.
Hi vọng bài viết giúp bạn hiểu rõ hơn Microsoft Exchange là gì và có thêm thông tin để cân nhắc sử dụng dịch vụ này.
