Có nhiều “nguyên tắc ngầm” khi giao tiếp qua email mà nếu ít sử dụng chắc chắn bạn sẽ bị đồng nghiệp “bắt lỗi”. Dưới đây là 25 tip về cách viết email không chỉ giúp bạn ghi điểm trong mắt đối tác mà còn tránh “phá hoại” danh tiếng doanh nghiệp (vì email là một kênh giao tiếp rất quan trọng về mặt thương hiệu của mọi doanh nghiệp).

1. Xác định chủ đề thảo luận công khai hay riêng tư

Không phải là không có trường hợp các email đáng lẽ là “riêng tư” nhưng cuối cùng được gửi cho toàn bộ công ty.

Một trong những điều quan trọng nhất cần xem xét khi nói đến giao tiếp qua email là liệu vấn đề bạn đang thảo luận có phải là vấn đề công khai hay không. Tự hỏi bản thân xem chủ đề đang được thảo luận có phải là một thông báo chung, thông tin chung cho toàn bộ công ty hay không trước khi nhấp vào “gửi”.

Lỗi này thường xảy ra với những nhân viên mới hoặc người mới đi làm. Nếu không chắc chắn, bạn có thể hỏi cấp trên và xin góp ý về tính công khai hay riêng tư của nội dung email.

2. Giới thiệu ngắn gọn về bản thân

Đừng cho rằng người nhận email bạn gửi biết bạn là ai hoặc nhớ đã gặp bạn (nếu chưa từng giao tiếp qua email).

Nếu bạn không chắc liệu người nhận có nhận ra địa chỉ email hoặc tên của bạn hay không, hãy bao gồm lời nhắc đơn giản về bạn trong mối quan hệ với người nhận của bạn.

3. Không thể hiện cảm xúc tức giận trong email

Gửi email với tin xấu, hủy hợp đồng với khách hàng hoặc nhà cung cấp, bày tỏ sự tức giận, khiển trách ai đó, chê bai người khác trong email (đặc biệt nếu bạn đang nói điều gì đó không tử tế về sếp của mình) đều là những điều không nên.

Có thể bạn không biết hết cách hoạt động của email doanh nghiệp nên mới thường xuyên “hớ hênh” như thế. Hầu hết các email gửi và nhận đều được sao lưu, lưu trữ để làm bằng chứng pháp lý cho doanh nghiệp trong một số tình huống xấu như nhân viên nghỉ việc ôm hết dữ liệu, rò rỉ dữ liệu công ty ra bên ngoài, sai phạm hợp đồng…

Hãy cẩn trọng trong mọi email mà bạn gửi đi khi sử dụng email công ty.

4. Hạn chế sử dụng dấu chấm than (!)

Email luôn đòi hỏi sự chuyên nghiệp, rõ ràng, tránh sự ủy mị, cảm thán không cần thiết. Chính vì vậy, đừng đưa quá nhiều cảm xúc vào email, đặc biệt là khi sử dụng dấu chấm than. 

Thêm nữa, bạn rất dễ bị đánh giá là trẻ con và thiếu chuyên nghiệp khi gửi email có quá nhiều dấu hiệu cảm xúc.

>> Xem thêm: Cách Tạo email tên miền google miễn phí. các bạn có ngay 30 ngày dùng thử số người dùng không giới hạn.

5. Hãy cẩn thận với thông tin bí mật

Không thảo luận về thông tin bí mật trong email, chẳng hạn như thông tin thuế của ai đó hoặc các chi tiết của một giao dịch kinh doanh rất nhạy cảm.

Nếu email lọt vào tay kẻ xấu, bạn có thể phải đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng – thậm chí cả về mặt pháp lý.

6. Phản hồi kịp thời

Ngoài những tình huống khẩn cấp thường liên quan đến thời gian (như hết hạn hợp đồng, gia hạn tài khoản,…), bạn không nhất thiết phải trả lời email ngay khi nhận. Tùy thuộc vào tính chất của email và người gửi, việc trả lời trong vòng 24 – 48 giờ có thể chấp nhận được.

7. Hạn chế gửi email chỉ một vài dòng nội dung

Bạn không nhất thiết phải gửi lời  “Cảm ơn”, ‘ok”, “tôi đã hiểu” chỉ để kết thúc cuộc trò chuyện. Nếu bạn cho rằng cần phải hồi để kết thúc email, hay thêm dòng “Không cần phản hồi lại email này” để người nhận hiểu.

8. Tránh sử dụng từ viết tắt

Tránh sử dụng phím tắt cho các từ viết tắt, biểu tượng cảm xúc, biệt ngữ hoặc tiếng lóng. Một email chuyên nghiệp sẽ không bao gồm những yếu tố này, nhất là biểu tượng mặt cười hoặc biểu tượng cảm xúc :D.

9. Giữ nội dung gọn gàng và dễ tìm kiếm

Nếu bạn đã từng gửi một chuỗi email dài, bạn sẽ thấy rất bực mình với những nội dung lộn xộn. Ví dụ, một chuỗi email bao gồm quá nhiều dấu mũi tên (>>>) hoặc các trang và các trang địa chỉ email không được bảo vệ bằng Bcc.

Bạn có thể loại bỏ dấu mũ bằng cách chọn văn bản, Ctrl + F để sử dụng lệnh “ Find and Replace” để tìm dấu mũ và thay thế tất cả chúng bằng không. Bạn có thể loại bỏ tất cả các địa chỉ email chỉ bằng cách xóa chúng.

Với một số dịch vụ email hiện đại như Zoho, họ cung cấp tính năng phản hồi và thảo luận về email mà không làm mất dấu chủ đề ban đầu, giữ cho email luôn dễ hiểu nếu có bất kỳ người mới nào được thêm vào chuỗi email này.

10. Viết tiêu đề rõ ràng

Người nhận email của bạn (đặc biệt là khách hàng của bạn) có khi phải nhận hàng trăm email mỗi ngày. Hãy đảm bảo tiêu đề đúng trong tâm và thu hút. Nó phải đơn giản hợp lý và mô tả những gì bạn đang viết.

Bên cạnh đó, nếu email của bạn không rõ ràng hoặc khó hiểu, chúng sẽ bị chuyển vào thùng rác vì bị hệ thống đánh dấu là tin rác.

>> Xem thêm: Google Workspace lợi ích chi tiết.

11. Đừng mắc lỗi như các email spam

Tránh các dòng chủ đề viết hoa toàn bộ, viết thường và những dòng bao gồm URL hay dấu chấm than, nhắc đến các vấn đề tài chính, thế chấp,… – chúng có xu hướng giống như email spam.

12. Tiêu đề email phải phù hợp với nội dung

Không bao giờ mở email cũ, nhấn Reply và gửi một tin nhắn không liên quan gì đến email trước đó.

Đây là lỗi điển hình của người mới dùng hoặc ít khi dùng email. Thấy người nhận giống như email trước đó nên vô tư bấm reply.

Hãy soạn một email mới nếu bạn cho rằng đây là chủ đề mới để bắt đầu một chuỗi email khác.

13. Đưa ra cảnh báo khi có các tệp đính kèm lớn

Việc gửi các tệp đính kèm lớn không báo trước có thể làm tắc nghẽn hộp thư đến của người nhận và khiến các email quan trọng khác bị trả lại.

Nếu bạn đang gửi email kèm tệp có kích thước lớn hơn 500KB thì hãy thông báo trước cho người nhận và hỏi họ có thể nhận email vào thời điểm nào để họ kiểm tra mail ngay khi có thể, tránh email bị cho vào spam hoặc không nhận được do thiếu dung lượng.

14. Tránh gửi email có nhiều tệp đính kèm

Theo khuyến cáo, bạn nên tránh gửi nhiều hơn hai tệp đính kèm trong một email. Nếu trường hợp bắt buộc, hãy đặt tên hợp lý cho tệp để người nhận dễ tìm kiếm.

15. Cân nhắc người được Cc hay Bcc

Cần xác định rõ người nào cần được Cc và người nào chỉ Bcc khi bạn chuẩn bị gửi mail.

>> Để hiểu rõ hơn Cc hay Bcc trong email, mời bạn xem thêm: Bcc Là Gì? CC Là Gì? Phân Biệt Bcc Và CC Trong Email

16. Thận trọng với “trả lời tất cả”

Lưu ý, không phải lúc nào cũng phải “Trả lời tất cả”. Nhiều email chỉ là một thông báo chung và những người được Bcc trong email không nhất thiết phải nhận phản hồi từ bạn.

Đừng nhấn “trả lời tất cả” trừ khi mọi thành viên trên chuỗi email cần biết thông tin từ bạn. Bạn muốn chắc chắn rằng bạn không gửi cho tất cả mọi người trong danh sách email phản hồi của bạn; dù họ có cần biết hay không.

17. Đừng dùng email cho mọi tình huống

Khi một chủ đề có nhiều thông số cần được giải thích hoặc thương lượng và sẽ tạo ra quá nhiều câu hỏi và sự nhầm lẫn, đừng xử lý nó qua email. Hãy gọi điện thoại.

Ngoài ra, không nên sử dụng email để hủy bỏ các cuộc họp, bữa trưa, cuộc phỏng vấn vào phút chót và không bao giờ được sử dụng cho những tin tức nghiêm trọng.

Nếu bạn có một nhân viên hoặc một người bạn mà bạn cần thông báo tin xấu, bạn nên gọi điện thoại, trừ khi đó là tin hay thông báo bạn gửi cho một nhóm lớn.

18. Đánh giá tầm quan trọng của email

Đừng lạm dụng tùy chọn ưu tiên cao. Nếu bạn lạm dụng tính năng này, sẽ ít người coi trọng nó. Một giải pháp tốt hơn là sử dụng các dòng tiêu đề mô tả giải thích chính xác nội dung của thông điệp.

19. Đảm bảo sự riêng tư của email

Nếu bạn đang gửi tin nhắn cho một nhóm người và bạn muốn bảo vệ quyền riêng tư danh sách người nhận email, bạn nên sử dụng “Bcc”.

Ngoài ra, tránh cung cấp địa chỉ email cho bên thứ ba không cần thiết để tránh họ sử dụng email của bạn (hay nhóm người gửi của bạn) vào các mục đích khác không minh bạch.

20. Súc tích và đi vào trọng tâm

Nhiều người không muốn mất thời gian vào một email quá dài dòng và không rõ trọng tâm. Hãy viết ngắn gọn, cách đoạn hợp lý để không làm người nhận bị choáng ngợp.

Đảm bảo rằng khi bạn xem những gì bạn đang gửi, nó không phải là gánh nặng khi đọc – hãy thoải mái sử dụng các gạch đầu dòng. Người đọc email của bạn không cần phải đọc nhiều đoạn văn để tìm ra những gì bạn đang hỏi. Bạn nên nêu mục đích của email trong hai câu đầu tiên.

21. Biết đối tượng nhận email là ai

Lời chào và dấu hiệu qua email của bạn phải phù hợp với mức độ tôn trọng và trang trọng của người mà bạn đang giao tiếp.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ của người nhận để viết email cho họ. Với những người thích trang trọng, lịch sự, hãy sử dụng giọng điệu lịch sự. Với những người thích sự thoải mái và thật mật, hãy viết một email đơn giản và thoải mái.

22. Luôn kèm theo chữ ký

Bạn đừng để người nhận phải tra cứu cách liên lạc với bạn. Nếu bạn am hiểu về mạng xã hội, hãy đưa tất cả thông tin mạng xã hội vào chữ ký của bạn.

Chữ ký email của bạn là một cách tuyệt vời để cho mọi người biết thêm về bạn, đặc biệt khi địa chỉ email của bạn không chứa tên doanh nghiệp (email tên miền doanh nghiệp).

23. Chỉ sử dụng trả lời tự động khi thật sự cần thiết

Một câu trả lời tự động có nội dung “Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi sẽ trả lời bạn ngay khi có thể” là… vô ích.

Nếu phải trả lời bằng tin tự động, hay gửi một thông điệp rõ ràng, cho biết thời gian/hoặc khoảng thời giạn cụ thể bạn có thể trả lời.

24. Đào tạo đội ngũ tổ chức sử dụng email

Nếu là chủ doanh nghiệp và thường xuyên giao tiếp với khách hàng qua email, bạn đừng để nhân viên “tự bơi” mà nên có những buổi hướng dẫn chung rõ ràng.

Với nhân viên mới điều này lại rất quan trọng, tránh gây những hiểu lầm không đáng có. Thậm chí có thể làm sụp đổ hình ảnh doanh nghiệp của bạn nếu không cẩn trọng khi gửi email cho khách hàng.

>> Xem thêm: 90% Người Dùng Không Biết Cách Sử Dụng Email Sao Cho Hiệu Quả

25. Một email gửi đi đều đại diện cho hình ảnh của bạn

Nên nhớ, mỗi email bạn gửi đi sẽ làm tăng thêm hoặc làm giảm uy tín của bạn. 

Đặc biệt với những người lần đầu nhận email từ bạn, hãy cẩn trọng ở mọi phương diện: từ tiêu đề, lời chào, nội dung, chữ ký… nhận thức ban đầu hay dấu ấn đầu tiên là rất quan trọng.

Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn viết email hiệu quả hơn, tránh những lỗi không đáng có.