Tại sao PHẢI quan tâm đến giao thức chuyển đổi email chẳng hạn giao thức IMAP? IMAP là gì?
Thường thì người dùng email không mấy mặn mà với khái niệm này. Với người dùng cá nhân hoặc đang dùng các dịch vụ email miễn phí thì có thể bỏ qua nội dung này.
Tuy nhiên, nếu là người dùng email doanh nghiệp hoặc đang quản lý hàng trăm tài khoản email của tổ chức thì nhất thiết phải hiểu tầm quan trọng của giao thức chuyển đổi email ảnh hưởng như thế nào đến trải nghiệm gửi, nhận và sử dụng email nhằm setup các cài đặt email tốt nhất cho các thành viên tổ chức.
Chúng tôi sẽ cung cấp kiến thức về IMAP – giao thức phổ biến nhất hiện nay cùng các khái niệm cơ bản liên quan.
Nội dung chính
1. IMAP: THÔNG TIN CƠ BẢN
Tìm hiểu thêm về IMAP là gì, cách thức hoạt động và ưu nhược điểm của giao thức này.
1.1 Định nghĩa IMAP là gì?
IMAP (hay Internet Message Access Protocol) là giao thức truyền mail giúp bạn truy cập tài khoản và đọc email của mình từ bất kỳ thiết bị nào (miễn là kết nối internet).
Về cơ bản, dữ liệu email được lưu trữ trên máy chủ. Bất cứ khi nào bạn kiểm tra hộp thư đến, ứng dụng email của bạn sẽ liên lạc với máy chủ để kết nối với nội dung email của bạn.
Khi đọc email bằng IMAP, dữ liệu không thực sự tải xuống hoặc lưu trữ trên máy tính. Do đó, bạn có thể kiểm tra email từ một số thiết bị khác nhau mà không bỏ sót điều gì (không phụ thuộc vào máy chủ vật lý).
1.2 Tương quan IMAP và Mail Servers, Email Clients
Cách dễ nhất để hiểu cách thức hoạt động của IMAP là định nghĩa nó như một trung gian giữa Mail Servers (máy chủ) và Email Clients (máy khách) của bạn.
Mail Servers luôn được sử dụng khi gửi và nhận email. Tuy nhiên, với giao thức IMAP, chúng vẫn được lưu trên máy chủ trừ khi bạn xóa.
Ví dụ: Khi bạn đăng nhập vào ứng dụng email như Microsoft Outlook, nó sẽ liên lạc với máy chủ bằng IMAP. Bạn sẽ thấy tất cả tiêu đề của email trước, trừ khi bạn mở email thì nội dung mới được tải về. Khi không mở email, nội dung vẫn nằm ở máy chủ và bạn có thể mở ra đọc bất kỳ khi nào bạn muốn.
>> Xem thêm: Tính năng và chi phí Microsoft 365 chi tiết nhất.
2. IMAP VÀ POP: ĐÂU LÀ GIAO THỨC TỐT HƠN CHO NGƯỜI DÙNG
Sử dụng IMAP hay POP không phải ở vấn đề cái nào tốt hơn mà là cái nào phù hợp hơn, tương ứng với trình duyệt webmail hay email client bạn đang sử dụng nữa.
Tuy nhiên, nếu bạn nghĩ rằng IMAP và POP có thể hoán đổi cho nhau, hãy xem xét lại.
Sơ lược về giao thức POP:
POP – Post Office Protocol là giao thức cho tất cả email được tải xuống từ máy chủ về máy tính cá nhân của bạn và (thường) bị xóa khỏi máy chủ.
>> Tìm hiểu chi tiết hơn ở bài viết này: Giao thức POP là gì?
Không như IMAP chỉ tải dữ liệu xuống khi bạn mở email đó, POP hoạt động bằng cách liên hệ với máy chủ email của bạn và tải xuống tất cả các email mới.
Khi chúng được tải xuống đồng thời chúng sẽ biến mất khỏi máy chủ. Bạn không thể kiểm tra các email của mình từ một máy khác vì chúng không còn nữa.
POP hoạt động tốt đối với những người thường chỉ kiểm tra email của họ từ một thiết bị duy nhất.
2.1 Bảng so sánh ưu nhược điểm của IMAP và POP
| Giao thức | IMAP | POP |
| Ưu điểm | – Truy cập email từ nhiều thiết bị khác nhau cho cùng một tài khoản hoặc nhiều tài khoản email
– Xem nội dung email mà không phải tải xuống từ máy chủ hoặc phải chuyển email từ thiết bị này sang thiết bị khác – Khả năng tương thích với các tiêu chuẩn tiện ích mở rộng Internet Mail như S/MIME – Lướt xem nhanh tiêu đề mail để chọn email cần mở và tải về nếu có quá nhiều email được gửi đến bạn. – Tiết kiệm không gian lưu trữ cục bộ |
– Xem được toàn bộ email ngay cả khi không kết nối Internet vì email sẽ được lưu toàn bộ về thiết bị vật lý
– Giải phóng không gian lưu trữ trên server – Được lựa chọn để lại bản sao mail trên server. – Hợp nhất nhiều tài khoản email và nhiều server vào một hộp thư đến. |
| Nhược điểm | – Giới hạn dung lượng hòm thư (tùy vào nhà cung cấp hoặc gói dịch vụ email của bạn)
– Nếu dung lượng hòm thư lớn dẫn đến việc nhận quá nhiều email, khó kiểm soát – Phải kết nối internet dù sử dụng thiết bị nào để truy cập vào email |
– Không thể sử dụng trên nhiều thiết bị
– Bị giới hạn sử dụng bởi máy chủ vật lý, máy hỏng hoặc thư mục hỏng có thể mất toàn bộ email. – Khó khăn trong việc xuất folder lưu trữ mail. |
2.2 Vậy khi nào dùng POP, khi nào dùng IMAP?
Dùng IMAP khi:
- Bạn cần truy cập email từ nhiều thiết bị khác nhau, trên điện thoại và cả máy tính
- Thường xuyên kết nối internet
- Quá nhiều email mỗi ngày và chỉ muốn kiểm tra các email quan trọng
- Dữ liệu email là rất quan trọng đối với cá nhân hoặc tổ chức, cần được lưu trữ dự phòng
Dùng POP khi:
- Bạn muốn truy cập email chỉ từ một thiết bị cố định
- Bạn cần truy cập email thường xuyên ngay cả khi không có Internet
- Có số lượng lớn thư muốn lưu trữ và không muốn máy chủ Email bị đầy
- Mail Servers bị hạn chế dung lượng lưu trữ
LƯU Ý: Bạn có thể (nhưng không nên) sử dụng thiết lập cùng một tài khoản email bằng IMAP và POP trên các thiết bị khác nhau. Nếu muốn thiết lập cả hai thì bạn nên để lại một bản sao của tất cả các email trên máy chủ sử dụng giao thức POP. Điều này cho phép bạn vẫn truy cập và quản lý email bằng IMAP trên các thiết bị khác.
>> Xem thêm: 25+ quy tắc quan trọng sử dụng email đúng chuẩn
Nếu có nhiều câu hỏi hơn những thắc mắc IMAP là gì chúng tôi vừa giải đáp trên đây, hoặc bạn có nhiều thông tin thú vị hơn về IMAP có thể chia sẻ ngay ở bình luận bên dưới nhé.
