Microsoft Outlook hiện đang là nền tảng email lớn thứ 2 trên thế giới, chiếm 30% thị phần chỉ sau Gmail Google. Microsoft Outlook cũng là một trong ứng dụng thuộc bộ ứng dụng Microsoft 365.
Sử dụng email doanh nghiệp Microsoft 365 không chỉ để sở hữu Outlook mail giàu tính năng mà bạn còn sở hữu hàng loạt công cụ làm việc ấn tượng khác với bảo mật cao hơn
Dưới đây là 7 lợi ích để trả lời cho câu hỏi Vì sao nên chọn email doanh nghiệp và bộ ứng dụng Microsoft 365.
Nội dung chính
1. Chia sẻ và quản lý dữ liệu bằng đám mây
Đây được xem là lợi thế lớn nhất của email đám mây nói chung và email doanh nghiệp Microsoft 365 nói riêng. Mọi thứ bạn cần đều nằm trên đám mây riêng của bạn. Bạn có thể xem nó, sửa nó, chia sẻ nó bất cứ khi nào và bất cứ ở đâu, chỉ cần có kết nối internet. Hoàn toàn loại bỏ sự phụ thuộc vào các thiết bị vật lý.
Microsoft SharePoint và OneDrive là “kho” lưu trữ chủ yếu của doanh nghiệp dùng Microsoft 365.
Về bản chất, những tính năng này giúp cải thiện năng suất và chia sẻ kiến thức, nhưng Microsoft 365 còn đưa chúng lên một bước xa hơn. Với SharePoint Online dựa trên đám mây trong Microsoft 365, giao diện người dùng và khả năng kết nối liên kết nâng cao được cải tiến. Nó giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tài liệu trong các thư viện dựa trên đám mây và cung cấp chia sẻ tài liệu liền mạch.
Và vì Microsoft 365 tích hợp SharePoint Online với Microsoft Teams , nó cũng giúp nhân viên của bạn giao tiếp hiệu quả trong các tác vụ quản lý và tạo tài liệu.
2. Tăng cường khả năng truy cập di động mọi nơi, mọi lúc
Microsoft 365 kết hợp sức mạnh của điện toán đám mây với bộ ứng dụng cho di động đầy đủ, giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn ngay cả khi đi du lịch, đi công tác hoặc làm việc từ xa.
Các ứng dụng Microsoft 365 tập trung vào các ứng dụng riêng lẻ (Word, Excel, Teams, v.v.) và miễn phí cho các thiết bị di động nhỏ.
Tuy nhiên, tùy thuộc vào nhu cầu của công ty bạn, bạn có thể bổ sung thêm nhiều ứng dụng khác để tạo ra một nơi làm việc kỹ thuật số thực sự di động nhờ vào các gói dịch vụ linh hoạt theo cấp độ doanh nghiệp của Microsoft 365.
Ví dụ: bạn có thể tạo một ứng dụng được xây dựng bằng PowerApps có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị di động nào. Các ứng dụng khác như Planner, SharePoint và OneDrive cũng có các ứng dụng riêng tương tác tốt với nhau.
3. Tự động hóa quy trình thông minh
Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi quản lý và cập nhật quy trình. Microsoft 365 và Power Platform cung cấp cho bạn các biểu mẫu trực tuyến tiện ích, khả năng quản lý quy trình làm việc và lưu trữ dữ liệu giúp tự động hóa nhanh chóng các quy trình kinh doanh.
Microsoft 365 cũng trang bị AI giúp đưa ra các đề xuất và gợi ý thông minh khi bạn đang soạn thảo văn bản, tính toán hoặc tạo các nhiệm vụ mới.
Microsoft 365 giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với thời gian ít hơn.
4. Nền tảng giao tiếp hiệu quả
Trong một tổ chức, giao tiếp bao gồm một loạt các hoạt động, nhiều hoạt động bắt đầu bằng mạng nội bộ của công ty hoặc giải pháp làm việc theo nhóm.
SharePoint Online là một nền tảng tuyệt vời để phát triển mạng nội bộ của công ty và Microsoft 365 giúp tạo điều kiện thuận lợi cho công cụ giao tiếp này mà không có gánh nặng kỹ thuật trong việc quản lý máy chủ của riêng bạn và cơ sở hạ tầng tại chỗ.
Và để liên lạc chung bên ngoài mạng nội bộ của công ty, các dịch vụ tích hợp trong Microsoft 365, chẳng hạn như Teams, giúp tăng khả năng giao tiếp hiệu quả của bạn với đồng nghiệp trong môi trường làm việc kỹ thuật số.
5. Hợp tác bên trong và bên ngoài an toàn
Các công cụ giao tiếp và cộng tác của Microsoft 365 cho phép mọi người cộng tác hiệu quả với nhau cũng như với các đối tác bên ngoài.
Mặc dù email rất tốt cho một số công việc nhất định như ghi lại thông tin, chia sẻ tài liệu và tạo hồ sơ điện tử, nhưng nó chưa đủ trở thành một công cụ cộng tác hiệu quả.
Microsoft Teams, SharePoint Online và Onedrive là các công cụ bổ sung cho việc cộng tác giữa trong và ngoài tổ chức tốt nhất.
Bằng cách tích hợp các công cụ này, Microsoft 365 cho phép các tổ chức có một môi trường hợp tác đa chiều, đưa thông tin và kế hoạch có thể cộng tác thực thi và phá vỡ các rào cản địa lý. Mọi hành động này đều được tuân thủ chính sách và bảo mật cao nhất như Quản lý quyền bằng mã hóa (Azure Information Protection) và tích hợp Data Loss Prevention ngăn chặn mất dữ liệu, thiết lập nội dung hết hạn và các cách khác để hạn chế quyền truy cập.
>> Google Workspace và Microsoft 365: So sánh giá cả và tính năng mới nhất năm 2022
6. Tiết kiệm chi phí cập nhật và nâng cấp phần mềm
Phần mềm tại chỗ truyền thống yêu cầu bảo trì, vá lỗi và nâng cấp thường xuyên. Với Microsoft 365, Microsoft đang cung cấp một nền tảng không ngừng phát triển. Các tính năng mới được phát hành hàng tháng hoặc hàng quý.
Doanh nghiệp sẽ chuyển toàn bộ gánh nặng về việc sửa chữa lỗi hệ thống, cập nhật hay phát triển công cụ mới,… cho Microsoft 365.
Với Microsoft 365, nhóm CNTT của bạn không phải nâng cấp nền tảng của bạn và có thể tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ kinh doanh chính.
7. Công nghệ hóa toàn bộ doanh nghiệp
Kỷ nguyên của công nghệ đám mây đang từng bước thăng hạng. Bạn hoàn toàn có thể số hóa toàn bộ tổ chức bằng giải pháp Microsoft 365. Microsoft 365 là một hệ sinh thái hoàn chỉnh, có đầy đủ mọi công cụ bạn cần để làm việc trên internet dễ dàng.
Với Microsoft 365, bạn có thể cung cấp cho nhóm của mình các công cụ để thúc đẩy sự đổi mới tốt hơn. Các cuộc họp được sắp xếp hợp lý với bảng trắng kỹ thuật số và các khu vực để ghi chú và ghi lại tương tác. Thông tin có thể dễ dàng được chia sẻ và lưu giữ. Nhân viên cảm thấy được trao quyền, kết nối và gắn bó, bất kể họ ở vị trí nào.
Bạn hoàn toàn có thể tích hợp thêm các ứng dụng khác nhờ tính năng tích hợp ứng dụng bên thư ba có sẵn của Microsoft 365.
Microsoft 365 giúp bạn từng bước loại bỏ cách làm việc truyền thống lỗi thời.
Kết
Mặc dù email theo tên miền riêng của doanh nghiệp là tính năng chính mà hầu hết tổ chức chọn để đăng ký Microsoft 365. Tuy nhiên, Microsoft 365 còn giúp doanh nghiệp được nhiều hơn thế.
Hi vọng bài viết có ích cho bạn.
