Email doanh nghiệp được xem là một trong hai trụ cột chính về sự hiện diện trực tuyến của doanh nghiệp sau website. Đây không chỉ là một nền tảng để gửi và nhận email, mà còn là một kênh quan trọng để duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác và cả nhân viên nội bộ.

Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hay khởi nghiệp, thì việc triển khai nền tảng email doanh nghiệp có cần thiết hay không?

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ nêu bật 10 lý do để giải đáp cho câu hỏi tại sao nên sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp?

Cùng tìm hiểu!

1. Định danh thương hiệu

Yếu tố nổi bật đầu tiên của email doanh nghiệp là giúp định danh thương hiệu. Theo cấu trúc, email doanh nghiệp thường sẽ là tên@têncôngty.com. Vậy nên, bất cứ khi nào bạn gửi email cho ai đó, họ đều sẽ thấy tên miền doanh nghiệp trong địa chỉ email.

Có thể nói, việc sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp giúp xây dựng và nâng cao nhận thức về thương hiệu. Đồng thời, tạo niềm tin với khách hàng, chuyên nghiệp hóa trong việc giao tiếp qua email.

2. Hệ thống email hoạt động liên tục và ổn định

Hiện nay, có 3 nền tảng email doanh nghiệp nổi tiếng đó là Microsoft, Google, Zoho. Các nền tảng này được vận hành bởi các chuyên gia công nghệ thông tin hàng đầu, giúp cho hệ thống luôn hoạt động liên tục và ổn định đến 99.9%.

3. Tăng cường bảo mật dữ liệu

Hệ thống email doanh nghiệp thường được bảo mật an toàn tuyệt đối nhờ vào các lớp bảo mật nâng cao. Với quy trình công nghệ thông tin được thiết lập chặt chẽ, sẽ ngăn chặn mọi hành vi lừa đảo có thể gây rủi ro cho dữ liệu của doanh nghiệp và khách hàng.

Hơn thế nữa, nền tảng email doanh nghiệp thường tích hợp tính năng sao lưu dữ liệu thường xuyên. Dữ liệu của bạn sẽ luôn được cập nhật liên tục và có thể khôi phục lại ngay khi cần.

4. Dễ dàng quản lý bí danh email

Bí danh email được hiểu như là một địa chỉ email thay thế hay một biệt hiệu. Thông thường, các bí danh email được tạo dựa trên tên phòng ban hoặc chức vụ. Tất cả email được gửi tới bí danh sẽ đều được hiển thị trong hộp thư đến của email chính.

Ví dụ: Nếu bạn có tài khoản email là vynguyen@mmgroup.vn và tạo bí danh là marketing@mmgroup.vn thì thư được gửi đến marketing@ sẽ đều hiển thị trong hộp thư vynguyen@.

Nhìn chung, tài khoản email doanh nghiệp cho phép bạn có thể tạo và quản lý nhiều bí danh để dễ dàng theo dõi, kiểm soát các thông tin liên hệ.

5. Dung lượng lưu trữ hộp thư lớn

Tài khoản email doanh nghiệp thường cung cấp cho người dùng một dung lượng lưu trữ hộp thư “khủng”, chi tiết như:

• Email doanh nghiệp Google Workspace: 30GB – 2TB – 5TB/ người dùng (Tùy phiên bản)
• Email doanh nghiệp Microsoft 365: 50GB / người dùng
• Email doanh nghiệp Zoho: 5GB – 30GB – 50GB – 100GB/ người dùng (Tùy phiên bản)

Với dung lượng lưu trữ này, người dùng có thể tận dụng để quản lý thông tin và dữ liệu một cách hiệu quả.

6. Tiếp cận với hệ sinh thái đa dạng

Đối với các phiên bản Google Workspace, Microsoft 365 hay Zoho Workplace người dùng không chỉ sử dụng email doanh nghiệp mà còn có thể tiếp cận với hệ sinh thái đa dạng bằng hàng loạt các ứng dụng họp trực tuyến, lưu trữ dữ liệu trên đám mây, ứng dụng soạn thảo văn bản, tạo biểu mẫu và nhiều công cụ khác.

Bằng cách tận dụng đầy đủ các công cụ và tính năng mà Google Workspace, Microsoft 365, hay Zoho Workplace cung cấp, bạn có thể tăng cường cộng tác và quản lý trong doanh nghiệp của mình.

>> Xem thêm: 8 Mẹo viết email chuyên nghiệp kèm ví dụ dành cho người đi làm

7. Hình thức giao tiếp nhất quán

Việc triển khai hệ thống email doanh nghiệp còn tạo nên một hình thức giao tiếp nhất quán cho toàn bộ tổ chức. Người dùng có thể sử dụng email kết hợp với các công cụ chat trực tuyến để trao đổi thông tin mà không cần phải sử dụng thêm các kênh giao tiếp khác.

8. Quản lý các tài khoản bằng vai trò quản trị viên

Các tài khoản email doanh nghiệp thường được quản lý bởi vai trò quản trị viên. Với vai trò là quản trị viên, bạn hoàn toàn có thể thiết lập một số các cấu hình, cài đặt bảo mật… để quản lý tất cả các dữ liệu của doanh nghiệp.

Ngoài ra, quản trị viên giữ trách nhiệm quản lý tài khoản người dùng, bao gồm việc tạo, xóa, và quản lý quyền truy cập. Họ cũng có thể theo dõi và kiểm soát quyền truy cập của người dùng vào hệ thống email, giúp bảo mật thông tin tuyệt đối.

Thông thường, tài khoản quản trị viên hệ thống email sẽ được cài đặt tối đa là 2 tài khoản, dành cho chủ doanh nghiệp và nhân viên kỹ thuật.

9. Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác

Nền tảng email doanh nghiệp có thể tích hợp liền mạch với nhiều các ứng dụng khác như quản lý dự án, hệ thống CRM, Marketing… Tạo điều kiện cho người dùng có thể kết nối đồng bộ các dữ liệu với nhau để làm việc một cách linh hoạt hơn.

10. Ngăn chặn việc nhận thư rác trong hộp thư

Đa số các hệ thống email doanh nghiệp đều tích hợp các bộ lọc thông minh, ngăn chặn triệt để các email spam, email rác.

Hơn thế nữa, việc tích hợp các bộ lọc thư rác còn giúp hệ thống email của doanh nghiệp tránh khỏi các chiêu trò lừa đảo qua email, làm ảnh hưởng đến dữ liệu của doanh nghiệp.

Kết luận

Thông qua 10 lý do trên đây, chắc chắn bạn đã trả lời được câu hỏi tại sao nên sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp?

Nhìn chung, việc triển khai nền tảng email doanh nghiệp đem lại sự chuyên nghiệp, đồng thời tăng tính bảo mật dữ liệu cho toàn bộ tổ chức.

Mời bạn xem thêm video hữu ích: