Cho đến thời điểm hiện tại, rất nhiều người vẫn dùng từ “Gmail” để chỉ email nói chung. Giống như cứ nói “Honda” là nói đến xe máy vậy. Chỉ riêng việc này cũng có thể thấy được, Gmail đang chiếm thế thượng phong nhất định.
Tuy nhiên, Outlook cũng là đối thủ nặng ký và xứng tầm của Gmail (giống như sự cạnh tranh của Google và Microsoft bao đời nay!). Outlook cũng sở hữu một số lợi thế mà Gmail không có.
Cùng so sánh Gmail và Outlook chi tiết để tìm email phù hợp với nhu cầu của bạn.
| Gmail | Outlook | |
| Giao diện người dùng | Đơn giản, dễ tiếp cận | Phức tạp hơn |
| Trải nghiệm người dùng | Trực quan, mượt mà | Phức tạp hơn |
| App di động | Có | Có |
| Tùy chỉnh giao diện | Ít tùy chỉnh | Nhiều tùy chỉnh |
| Bộ lọc tìm kiếm | Cơ bản | Nâng cao |
| Dung lượng (bản miễn phí) | 15 GB (dung chung với Drive) | 15 GB |
| Dung lượng (bản có phí) | 30 GB – 5 TB (dung chung với Drive) | 50 GB |
| Tính năng cộng tác | Cao | Cao |
| Bảo mật | Cơ bản | Cơ bản |
| Tích hợp | Tương thích với nhiều ứng dụng | Tương thích với các ứng dụng Microsoft |
| Email miễn phí | tenban@gmail.com | tenban@outlook.com |
| Email doanh nghiệp có phí | tenban@tendoanhnghiep.com dùng trên nền tảng Gmail | tenban@tendoanhnghiep.com dùng trên nền tảng Outlook |
| Hỗ trợ | Qua email và tài liệu trực tuyến | Qua điện thoại, email và tài liệu trực tuyến |
Xem thêm bằng hình ảnh:
>> Có thể bạn muốn biết: Gmail và email khác nhau chỗ nào? So sánh chi tiết
Nội dung chính
1. So sánh Gmail và Outlook về giao diện và khả năng sử dụng
Giao diện ban đầu có “ghi điểm” hay không là yếu tố quyết định đầu tiên trước khi đi vào khám phá tính năng.
Gmail và Outlook có sự khác nhau rõ rệt.
1.1 Giao diện người dùng
Là một trong những yếu tố chính dẫn đến sự thành công của Gmail, giao diện người dùng của Gmail là một trong các giao diện mail dễ điều hướng và làm việc nhất.
Gmail giữ mọi thứ đơn giản và “sạch” trong một màn hình duy nhất.
Nguồn: Google
Với Outlook, cảm giác có phần phức tạp hơn chút với những người lần đầu tiếp cận. Menu chứa công cụ cũng show nhiều hành động hơn, đem lại cảm giác hơi choáng ngợp.
Nguồn: Microsoft
1.2 Trải nghiệm người dùng
Các tính năng nâng cao của Outlook giúp quản lý hàng loạt email dễ dàng hơn đồng thời cung cấp khả năng lọc mạnh mẽ. Nhưng nó chỉ phù hợp với những người cần nhiều tính năng và quen thuộc với thanh menu đầy rẫy tính năng của nó. Với người mới, sẽ cần thêm thời gian để tìm hiểu nhiệm vụ của từng công cụ.
Trong khi đó, Gmail có thiết kế thân thiện với người dùng hơn, dễ sử dụng hơn. Các tính năng đều dễ dàng truy vấn. Gmail sử dụng các icon rất dễ nhận biết thay vì văn bản, gần như loại bỏ tất cả các văn bản không cần thiết.
Gmail lý tưởng cho người mới bắt đầu dùng email.
1.3 Khả năng tiếp cận
Outlook có vẻ khó tiếp cận hơn, khiến người mới bắt đầu khó điều hướng hơn. Trong khi đó, thiết kế trực quan của Gmail giúp người dùng mới dễ tiếp cận hơn, không phải mất nhiều thời gian nghiên cứu.
1.4 Sử dụng trên di động
Cả Outlook và Gmail đều có app trên di động và tương thích với nhiều hệ điều hành. Tương tự, app của Outlook cũng sẽ phức tạp hơn chút so với Gmail.
>> Tìm hiểu ngay: Outlook là gì? Hướng dẫn cách sử dụng Outlook chi tiết
1.5 Khả năng tùy chỉnh giao diện
Outlook cung cấp nhiều khả năng để tùy chỉnh hộp thư đến của bạn, cá nhân hóa theo ý bạn. Một số tùy chỉnh như chủ đề trang chủ, cách phối màu, cỡ chữ,..
Gmail cung cấp ít tùy chọn tùy chỉnh hơn, ít màu sắc hơn.
1.6 Bộ lọc tìm kiếm thông tin
Chức năng tìm kiếm mạnh mẽ hơn của Outlook cho phép người dùng tìm kiếm email theo từ khóa và phạm vi ngày. Các bộ lọc tìm kiếm của Gmail cũng không kém cạnh. Việc tìm đúng thông tin bạn cần trong giao diện của Outlook và Gmail không phải lả trở ngại.
2. So sánh Gmail và Outlook qua tính năng
Không biết “ứng viên” nào sẽ hiện diện trong tâm trí bạn nhiều hơn khi bước qua vòng so sánh đầu tiên. Tuy nhiên, đừng vội kết luận. Vòng thứ 2 sẽ là so sánh tính năng của Gmail và Outlook.
2.1 Dung lượng email
Cả Outlook và Gmail miễn phí đều cung cấp 15GB dung lượng.
Trong đó, dung lượng Gmail được cộng gộp cả dung lượng Google Drive và Google Photos nếu như bạn có sử dụng và khả năng hết dung lượng 15GB của Gmail cũng cao hơn Outlook.
Gmail và Outlook có phí là các phiên bản dành cho doanh nghiệp sẽ có dung lượng cao hơn. Cụ thể:
Gmail có phí chính là giải pháp Google Workspace. Bạn sẽ nhận được từ 30GB – 5TB cho Gmail (tùy phiên bản). Lưu ý, Gmail vẫn dùng chung dung lượng với Drive nhé.
Outlook có phí thường biết đến với các phiên bản Microsoft 365 cho doanh nghiệp.
Với giải pháp này, bạn sẽ có 50GB dung lượng mail và 1TB dung lượng OneDrive ở hầu hết các gói.
2.2 Tính năng cộng tác
Outlook có tích hợp với Microsoft Teams cho phép người dùng cộng tác trong các dự án, chia sẻ tệp và tham gia cuộc họp qua trò chuyện và video.
Tính năng cộng tác mạnh mẽ của Gmail cho phép người dùng làm việc trên các tài liệu và tệp trong thời gian thực, khiến tính năng này trở nên lý tưởng cho công việc từ xa hoặc cộng tác nhóm. Ngoài ra, Gmail cũng tích hợp với Google Drive, Google Docs, Sheet và Slide, cho phép người dùng chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu với nhiều người.
Nhìn chung, Outlook và Gmail là email cộng tác. Thế nên các tính năng cộng tác, chia sẻ và tương tác thời gian thực đều chất lượng.
2.3 Tính năng bảo mật và quyền riêng tư
Outlook và Gmail cung cấp các tính năng bảo mật và quyền riêng tư mạnh mẽ.
Một số tính năng bảo mật cốt lõi như xác thực hai yếu tố, lọc thư rác, quét virus, mã hóa email, ngăn ngừa mất dữ liệu và bảo vệ khỏi mối đe dọa nâng cao.
Nhìn chung, ở ngay các phiên bản miễn phí, cả Outlook và Gmail đều đáp ứng khả năng bảo mật dữ liệu và thông tin cho người dùng.
Ở các bản có phí thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp, bạn sẽ nhận được các tính năng bảo mật cao hơn, lưu trữ dữ liệu dài hạn và toàn quyền kiểm soát email đến và đi trong tổ chức của mình.
2.4 Khả năng tích hợp
Outlook cung cấp các tích hợp mà họ gọi là ‘trình kết nối’. Chúng bao gồm các trình kết nối cho Trello, GitHub, Asana,.. . Ngoài ra còn có các tiện ích bổ sung như Grammarly, Evernote và Boomerang. Nhược điểm chính của Outlook là các trình kết nối không có sẵn cho phiên bản web, chỉ có ứng dụng được tải xuống.
Gmail có một số lượng lớn tiện ích mở rộng và tất cả chúng đều có thể được cài đặt trên trình duyệt Chrome của họ. Ngoài ra còn có các tiện ích bổ sung tích hợp trực tiếp với Gmail, chẳng hạn như Slack, Zoom và Evernote.
Gmail cung cấp khả năng tích hợp thêm tốt hơn Outlook.
3. So sánh Gmail và Outlook về chi phí
Cả Gmail và Outlook đều có phiên bản miễn phí và có phí, đáp ứng các nhu cầu của các nhóm người dùng khác nhau.
3.1 Phiên bản miễn phí
Đăng ký Gmail miễn phí theo link này. Đăng ký Outlook miễn phí theo link này.
Sau khi đăng ký, email của bạn sẽ có định dạng tenban@gmail.com hoặc tenban@outlook.com.
Các bản miễn phí có thể dùng trọn đời.
3.2 Phiên bản có phí
Phiên bản của Gmail có phí là Google Workspace Business Starter bắt đầu 3$/tài khoản/tháng (giá của Google cho thị trường Việt Nam).
Phiên bản của Outlook có phí là Microsoft 365 Business Basic bắt đầu với 3$/tài khoản/tháng (giá của Microsoft cho thị trường Việt Nam).
Bạn có thể sử dụng gói email Microsoft độc lập bằng cách đăng ký Microsoft Exchange Online Plan 1 hoặc Plan 2.
Gmail không có phiên bản email có phí độc lập.
>> Có thể bạn quan tâm: Google Workspace và Microsoft 365: So sánh giá cả và tính năng mới nhất năm 2023
4. So sánh Gmail và Outlook qua khả năng hỗ trợ và xử lý sự cố
Ở phiên bản miễn phí, Outlook cung cấp hỗ trợ qua điện thoại, trong khi Gmail chỉ cung cấp hỗ trợ qua email.
Cả Gmail và Outlook đều có các tài liệu hướng dẫn chi tiết trên web chính hãng. Tuy nhiên, tài liệu của Gmail dễ tiếp cận và dễ hiểu hơn. Các tài liệu của Outlook khá nặng kỹ thuật và hơi khó tìm kiếm.
Chất lượng và hiệu quả của dịch vụ khách hàng dựa trên mức độ phức tạp của vấn đề hiện tại và chuyên môn của những người cung cấp dịch vụ đó. May mắn thay cho cả người dùng Outlook và Gmail, cả hai công ty đều có danh tiếng vững chắc về việc cung cấp các mức dịch vụ phù hợp khi giải quyết các truy vấn của những người sử dụng dịch vụ của họ.
5. Ưu điểm và nhược điểm của Gmail và Outlook
| Gmail | Outlook | |
| Ưu điểm | – Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
– Tích hợp dễ dàng với các ứng dụng bên thứ ba – Các tính năng cộng tác tuyệt vời, hỗ trợ nhiều định dạng tài liệu – Gmail miễn phí đã có khá nhiều tính năng – Hoạt động trên mọi hệ điều hành |
– Tích hợp với Microsoft Office và các sản phẩm khác của Microsoft
– Cung cấp hỗ trợ qua điện thoại và hỗ trợ qua email – Các tính năng tổ chức, chỉnh sửa và quản lý email mở rộng – Tính năng bảo mật và quyền riêng tư tốt – Cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh giao diện email theo ý thích |
| Nhược điểm | – Ít tùy chọn tùy chỉnh giao diện hơn so với Outlook
– Không hỗ trợ hoặc hỗ trợ chậm Gmail miễn phí – Gmail có phí (Google Workspace) có chi phí cao – Không có phiên bản Gmail có phí riêng |
– Giao diện phức tạp và cần thời gian học hỏi
– Tùy chọn tích hợp ứng dụng bên thứ ba hạn chế |
Kết
Cả 2 ông lớn Google và Microsoft đều có tham vọng thâu tóm người dùng của bên đối thủ. Và có lẽ Microsoft sẽ hơi “ganh tị” một chút với số lượng người dùng Gmail khổng lồ như hiện nay.
Mặc dù các tính năng đều đồng đều như nhau, nhưng sự đơn giản và thân thiện mà Gmail đem lại đã “gặt hái’ cho mình hàng loạt người dùng mới.
Trái lại, với nhóm người dùng cần nhiều tính năng hơn, thiên về kỹ thuật nhiều hơn thì lại yêu thích sự phức tạp của Outlook hơn.
Hi vọng bài viết có ích cho bạn.
