Email được xem là một công cụ giao tiếp quan trọng và được sử dụng rộng rãi. Trong một nghiên cứu và khảo sát của Adobe vào năm 2015, thì một nhân viên trung bình dành 6,3 giờ mỗi ngày để sàng lọc và trả lời email, đó là hơn 30 giờ mỗi tuần, cộng thêm 63 ngày mỗi năm, cho đến hiện nay, con số này vẫn sẽ tiếp tục tăng.

Bởi vì, đa số mọi người đều sử dụng email như một phương tiện liên lạc chính với đối tác, đồng nghiệp ngay cả khi họ đang ở cùng một văn phòng. Điều này cho chúng ta thấy nghệ thuật giao tiếp thông qua email cũng rất quan trọng. Cùng tìm hiểu chi tiết 10 quy tắc cơ bản để viết email chuyên nghiệp.

1. Tiêu đề Email

Tiêu đề Email (Subject) được xem là một phần rất quan trọng, bởi vì người đọc sẽ đánh giá sơ bộ tầm quan trọng của email thông qua tiêu đề và sẽ quyết định mở ra đọc tiếp hay không. Phần tiêu đề Email không được bỏ trống, bởi vì khi không có tiêu đề hệ thống sẽ nhận diện email như một “thư rác”.

Để có thể giao tiếp một cách chuyên nghiệp thông qua Email, bạn cần phải thiết lập tiêu đề một cách ngắn gọn, đầy đủ thông tin để thu hút sự chú ý của người đọc. Theo nghiên cứu, một tiêu đề hấp dẫn, đầy đủ thông tin sẽ tăng 47% tỷ lệ mở.

2. Kiểm tra email trước khi gửi đi

Sau khi soạn thảo email, bạn cần kiểm tra nội dung email thật kỹ trước khi gửi đi, việc xem lại sẽ giúp bạn tránh được các lỗi ngữ pháp, lỗi chính tả, thông tin người nhận cũng như việc đính kèm File.

Bởi vì, khi một email gửi đi bạn sẽ khó có thể “hủy gửi” trừ khi bạn thiết lập các tính năng thu hồi email. Mặc khác, khi một email đã được gửi đi, nếu người nhận đã mở và đọc email thì bạn sẽ không thể thu hồi. Chính vì thế, việc kiểm tra email trước khi gửi sẽ giúp tăng tính chuyên nghiệp và độ tin cậy của email.

3. Nhập địa chỉ email người nhận sau cùng

Bạn nên viết nội dung email hoàn chỉnh sau đó mới nhập địa chỉ email người nhận, để tránh những tình huống, sự cố vô tình khiến bạn gửi thư quá sớm trong khi nội dung vẫn chưa hoàn thành.

Khi nhập địa chỉ email người nhận, bạn cũng cần phải kiểm tra xem địa chỉ này có chính xác hay chưa. Nếu là những email có nội dung, dữ liệu quan trọng thì việc gửi nhầm cho một công ty hoặc một người nhận nào đó là một việc rất “nguy hiểm”.

4. CC, BCC tất cả người nhận có liên quan

Khi bạn điền email vào mục CC, email sẽ được gửi đến nhiều người cùng một lúc, đồng thời những người này có thể nhìn thấy toàn bộ danh sách người nhận. Còn với BCC, danh sách người nhận sẽ không được hiển thị, BCC mang tính bảo mật cao hơn.

Trước khi email được gửi đi, bạn cần phải kiểm tra danh sách tất cả những người nhận có liên quan, tránh tình trạng gửi thiếu thông tin cho các bộ phận quan trọng.

5. Cân nhắc trước khi “Reply All”

“Reply All” là lúc tất cả những người nhận có liên quan đều sẽ được hiển thị thông báo khi bạn trả lời email. Có thể tùy vào văn hóa, quy định của tổ chức, doanh nghiệp mà bạn có thể sử dụng tính năng “Reply All”. Nếu không tính năng này có thể sẽ ảnh hưởng đến tất cả người nhận khi họ cảm thấy bị ‘làm phiền’ bởi nhận quá nhiều những tin nhắn không cần thiết.

6. Hồi đáp email

Một trong những nghệ thuật khi giao tiếp trên email đó là hồi đáp. Khi nhận được bất kỳ các email từ đồng nghiệp hay bộ phận tuyển dụng, nhân sự, bạn cần phải hồi đáp để họ biết rằng bạn đã nhận được thông tin.

7. Thiết lập chữ ký trên email

Bạn có thể thiết lập chữ ký trên từng email bao gồm các thông tin cá nhân như: họ và tên, tên công ty, bộ phận – phòng ban, số điện thoại và email liên lạc… Nếu bạn là một nhân sự của bộ phận hành chính hoặc đội ngũ kinh doanh, Marketing hay là người thường xuyên liên lạc với khách hàng, đối tác thì việc thiết lập chữ ký trên email sẽ giúp người đọc dễ dàng “định vị” được bạn là ai và đến từ tổ chức, doanh nghiệp nào.

8. Sử dụng ngôn ngữ trang trọng

Bạn nên sử dụng các ngôn ngữ trang trọng, phù hợp là một trong những quy tắc cơ bản để viết email chuyên nghiệp, ví dụ như bắt đầu bằng “Kính gửi”, sử dụng các cụm từ như “vui lòng” khi cần thiết và kết thúc bằng cụm từ “Trân trọng”, “Cảm ơn”.

9. Soạn thảo email ngắn gọn

Một email được xem là “lý tưởng” nhất là khi email được soạn thảo một cách ngắn gọn, súc tích và đầy đủ thông tin. Người nhận sẽ dễ dàng tiếp nhận thông tin và phản hồi email một cách nhanh chóng. Ngoài ra, với email có nhiều thông tin, bạn có thể sử dụng tính năng đính kèm tệp, đính kèm các tệp quan trọng để gửi đến người nhận.

10. Sử dụng email chuyên nghiệp

Nếu bạn đến từ các tổ chức, công ty thì việc sử dụng email doanh nghiệp với tên miền riêng sẽ mang đến sự chuyên nghiệp và độ tin cậy cao. Tuy nhiên nếu bạn là một người làm việc tự do (Freelancer) bạn nên cân nhắc khi thiết lập email cá nhân, cần tránh đặt các email theo biệt danh hoặc sử dụng các từ ngữ ‘quá teen’ không phù hợp và không trang trọng, chuyên nghiệp.

Trên đây là 10 quy tắc cơ bản để viết email chuyên nghiệp, hy vọng rằng sẽ giúp ích cho bạn, giúp bạn soạn thảo email một cách chuyên nghiệp.