Ngày nay, hầu hết mọi người đều có một địa chỉ email. Email đã trở thành một phương tiện quan trọng, được sử dụng để gửi thông tin, làm việc và nhiều mục đích khác.

Theo khảo sát, những người làm việc trong môi trường công sở thường nhận được một lượng lớn email mỗi ngày. Vậy nên, việc nắm rõ các nguyên tắc sử dụng Email cũng là cách giúp người dùng quản lý email hiệu quả.

Những nguyên tắc này là gì? Cùng tìm hiểu chi tiết

1. Tiêu đề email đầy đủ thông tin

Trong nhiều trường hợp, mọi người quyết định mở email hoàn toàn dựa trên dòng tiêu đề. Vì vậy, bạn cần sử dụng tiêu đề hiệu quả và phù hợp, giúp người nhận biết được nội dung chính và mức độ ưu tiên của email thông qua tiêu đề.

Một ví dụ cụ thể như sau:

Tiêu đề ban đầu (thiếu thông tin): “Họp ngày mai”

Tiêu đề với đầy đủ thông tin: “Thông báo Họp Phòng Marketing ngày 27/8/2023 lúc 10:00 AM tại Phòng Họp 2”

Tóm lại, việc sử dụng tiêu đề email đầy đủ thông tin là một trong những nguyên tắc quan trọng sử dụng Email hiệu quả. Hơn thế nữa, người nhận cũng có xu hướng mở các email có tiêu đề hấp dẫn và chứa thông tin đầy đủ hơn.

2. Sử dụng địa chỉ email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp thường được cấu hình dựa trên tên miền của công ty hoặc tổ chức. Vì vậy, nếu bạn đại diện cho một công ty, bạn phải luôn sử dụng địa chỉ email mà công ty đã cung cấp cho bạn để gửi email đến đối tác, khách hàng.

Ngoài ra, việc sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp còn giúp bạn có thể phân tách thông tin giữa công việc và cá nhân một cách rõ ràng.

Vậy nên, bạn hãy cân nhắc thật kỹ khi sử dụng email cá nhân để kết nối với khách hàng, kể cả khi bạn đang là người làm việc tự do. Bởi vì ấn tượng đầu tiên về sự chuyên nghiệp là rất quan trọng.

3. Chỉ “trả lời tất cả” khi cần thiết

Khi bạn sử dụng “trả lời tất cả” trong một cuộc thảo luận hoặc một chuỗi email, đồng nghĩa với việc bạn đưa thông tin của mình tới tất cả mọi người trong danh sách thư.

Việc này có thể làm cho cuộc trò chuyện trở nên lộn xộn và khó kiểm soát. Bởi vì không ai thích mở và đọc những email không liên quan đến mình.

Vậy nên, một trong những nguyên tắc sử dụng Email là bạn chỉ nên sử dụng tính năng “trả lời tất cả” khi thật sự cần thiết. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng tính năng CC và BCC để quản lý và điều chỉnh người nhận trong email.

4. Thiết lập chữ ký trong email

Chữ ký email là một phần của hình ảnh cá nhân hoặc doanh nghiệp. Chữ ký email thường bao gồm thông tin liên hệ và thường có logo, tên công ty, chức vụ, và các liên kết mạng xã hội.

Khi bạn tham gia vào các chiến dịch tiếp thị Email Marketing, việc gửi email có các thông tin như chữ ký email sẽ giúp khách hàng nhận diện được bạn là ai, đến từ công ty nào? Đồng thời, việc phản hồi lại email cũng sẽ dễ dàng hơn.

Bạn cũng có thể tạo một chút ấn tượng trong chữ ký email, nhưng đừng quá lạm dụng. Bạn cần cân đối và giữa nội dung, hình ảnh, phông chữ sao cho phù hợp để tạo nên phong cách chuyên nghiệp.

5. Bắt đầu bằng lời chào tôn trọng

Bắt đầu bằng lời chào trong email là cách bạn thể hiện sự lòng tôn trọng và chú tâm đối với người nhận.

Nếu có thể, bạn hãy kết hợp lời chào cùng tên người nhận hoặc tên công ty để tạo sự gần gũi hơn.

Ví dụ:
“Xin chào Anh/Chị [Tên],”
“Chào bạn [Tên],”
“Kính gửi Anh/Chị [Tên],”

6. Hạn chế sử dụng dấu chấm than (!)

Dấu chấm than thường không truyền đạt cảm xúc rõ ràng trong giao tiếp văn bản. Trong các cuộc trò chuyện trực tiếp, ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu giúp thể hiện cảm xúc, nhưng trong email, dấu chấm than có thể làm cho câu nói trở nên không rõ nghĩa.

Vậy nên, trong email bạn nên hạn chế sử dụng dấu chấm than. Bởi vì, việc sử dụng nhiều dấu chấm than khiến cho email của bạn trông thiếu chuyên nghiệp.

7. Cẩn thận khi dùng sự hài hước

Nếu không có nét mặt hoặc giọng điệu tương ứng, bất kỳ sự hài hước nào được sử dụng qua email đều có thể dễ bị hiểu nhầm.

Ngoài ra, bạn cũng cần tránh sử dụng hài hước liên quan đến chủ đề nhạy cảm như tôn giáo, chính trị, giới tính, sắc tộc, v.v. Hài hước trong những chủ đề này có thể dễ dàng gây xúc phạm và tạo ra vấn đề.

8. Trả lời email

Trả lời email khi nhận được là một nguyên tắc sử dụng Email cơ bản nhất. Đây là một thói quen tốt trong giao tiếp, đặc biệt trong môi trường làm việc và doanh nghiệp.

Việc trả lời email cho thấy bạn quan tâm đến thông tin và tôn trọng người gửi. Ngay cả khi một ai đó gửi nhầm, bạn có thể trả lời email như một lời thông báo đến người gửi, để email được chuyển đến đúng người.

9. Luôn kiểm tra Email trước khi nhấn gửi

Trước khi nhấn gửi bất kỳ email nào, bạn cần kiểm tra thật kỹ nội dung, chính tả, file đính kèm (nếu có).

Để có sự an toàn hơn, bạn có thể kết hợp sử dụng các tính năng kiểm tra chính tả được tích hợp trong nền tảng email.

Giống như Zoho Mail, với sự hỗ trợ của Zia – trợ lý viết lách, Zia không chỉ giúp người dùng kiểm tra chính tả mà còn sửa lỗi phù hợp theo ngữ cảnh.

10. Thêm địa chỉ email sau khi soạn thư

Một trong những nguyên tắc sử dụng Email an toàn nhất là bạn nên thêm địa chỉ email sau khi soạn thư. Việc này sẽ giúp bạn không gặp phải tình trạng lỡ bấm gửi khi nội dung vẫn chưa hoàn tất.

Vậy nên, việc thêm địa chỉ email sau khi soạn thư sẽ như một bước giúp bạn kiểm tra kỹ nội dung trước khi bấm gửi.

11. Kiểm tra email người nhận

Trong quá trình nhập địa chỉ email, có thể xảy ra lỗi cú pháp như thiếu dấu chấm, ký tự sai hoặc khoảng trắng dư thừa. Chính vì vậy, bạn nên kiểm tra thật kỹ để phát hiện và sửa các lỗi này trước khi gửi email, đồng thời tránh việc gửi sai đối tượng.

Tóm lại, việc kiểm tra email người nhận trước khi gửi là một phần quan trọng của quy trình giao tiếp qua email để đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và chất lượng của thông điệp bạn gửi.

12. Xem xét sự khác biệt về văn hóa

Email Marketing là một trong những chiến dịch Marketing hiệu quả để tiếp cận nhiều khách hàng. Tuy nhiên, khi thực hiện chiến dịch Email Marketing bạn nên tùy chỉnh thông điệp của mình cho phù hợp với bối cảnh văn hóa của người nhận. Bạn cũng có thể tìm hiểu về sự khác biệt về múi giờ để gửi email vào đúng thời điểm thích hợp.

13. Dùng phông chữ đơn giản

Một email chuyên nghiệp là email cần phải dễ đọc, việc này thể hiện trong cách bạn chọn phông chữ và màu sắc. Thông thường, cỡ chữ được sử dụng trong email là 11 hoặc 12 đi kèm với một số các phông chữ dễ nhìn như Calibri, Helvetica hoặc Arial.

Người dùng cũng có thể làm nổi bật nội dung bằng cách sử dụng chữ in đậm, in nghiêng và gạch chân. Tuy nhiên bạn cần sử dụng chúng ở mức tối thiểu để không làm khó nhìn.

14. Sử dụng từ ngữ phù hợp

Điều quan trọng nhất trong nguyên tắc sử dụng Email là bạn cần sử dụng từ ngữ sao cho phù hợp.

Trong giao tiếp kinh doanh và công việc, việc sử dụng từ ngữ chính xác và chính thống là quan trọng để truyền đạt thông tin một cách đúng đắn.

Một trong những mẹo là bạn có thể đọc email thành tiếng trước khi gửi. Việc này sẽ giúp bạn kiểm tra xem ngôn ngữ và cách diễn đạt có thân thiện, lịch sự và phù hợp hay không.

Kết luận

Hiện nay, có nhiều hình thức để kết nối và cộng tác, nhưng email vẫn là một trong những phương tiện giao tiếp hiệu quả và phổ biến nhất.

Bên cạnh các nền tảng Email thông dụng, Zoho Mail còn được đa số nhiều người dùng sử dụng bởi tích hợp nhiều các tính năng nâng cao như trợ lý Zia – tận dụng sức mạnh của AI để sử dụng email một cách thông minh.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm những tính năng mạnh mẽ mà Zoho Mail cung cấp thì bạn có thể đăng ký dùng thử phiên bản miễn phí.

Có thể bạn quan tâm: