Microsoft 365 là gì? Vì sao có đến 28 triệu người dùng toàn cầu tin tưởng dịch vụ này?

Microsoft 365 được xem là bản nâng cấp toàn diện của Office 365 đi kèm nhiều tính năng ưu việt dành riêng cho doanh nghiệp.

Microsoft 365 for Business với các ứng dụng cộng tác và công cụ quản lý được thiết kế để đáp ứng nhu cầu tuân thủ và bảo mật của doanh nghiệp.

Cùng tìm hiểu chi tiết về giải pháp này.

1. Microsoft 365 là gì?

Microsoft 365 được xem là giải pháp cộng tác và lưu trữ trên đám mây ấn tượng nhất hiện nay. Có 2 điểm nhận dạng cơ bản:

• Thứ nhất, được bán dưới dạng đăng ký (thanh toán hàng tháng hoặc hàng năm) thay vì dưới dạng giấy phép vĩnh viễn phải thanh toán một lần cố định như Microsoft Office.
• Thứ hai, kết hợp một bộ các dịch vụ trực tuyến bao gồm: email cấp doanh nghiệp, lưu trữ đám mây và các công cụ giao tiếp an toàn cùng với các ứng dụng máy tính để bàn.

Vì là dịch vụ đăng ký dưới dạng tài khoản nên Microsoft 365 sẽ được cập nhật tự động khi có phiên bản mới. Nghĩa là, Gói Microsoft 365 hiện tại của bạn sẽ luôn nhận được các phiên bản mới nhất. Bao gồm cả các bản phát hành bảo mật hàng tháng và cập nhật tính năng sáu tháng một lần, trên cùng một lịch với Windows 10.

Microsoft 365 cũng có các phiên bản cho người dùng cá nhân và gia đình. Chúng có tên gọi tương ứng là Microsoft 365 Family và Microsoft 365 Personal.

Trong bài viết này, chúng tôi chỉ đề cập đến phiên bản Microsoft 365 Business và Enterprise cho doanh nghiệp. Nó cung cấp bộ tính năng nâng cao hơn so với phiên bản Family và Personal. Phiên bản cho doanh nghiệp có các ứng dụng cộng tác và công cụ quản lý được thiết kế để đáp ứng các thách thức về bảo mật và tuân thủ của doanh nghiệp.

2. Các tính năng có trong Microsoft 365

Các dịch vụ trong Microsoft 365 có thể khác nhau, tùy thuộc vào phiên bản bạn chọn. 5 dịch vụ sau đây là chung cho tất cả các gói Microsoft 365 doanh nghiệp:

2.1 EXCHANGE ONLINE

Exchange online là dịch vụ email cấp doanh nghiệp, có sẵn khi bạn đăng ký Microsoft 365. Mỗi người dùng sẽ nhận được hộp thư dung lượng 50GB. Người dùng có thể truy cập mail thông qua nền tảng Outlook trên nhiều trình duyệt và thiết bị.

Phát hiện phần mềm độc hại và lọc thư rác được tích hợp sẵn. Các tính năng từ cơ bản đến nâng cao như hộp thư dùng chung và eDiscovery (tùy phiên bản) cũng có sẵn.

>> Xem chi tiết: Chi phí và các gói Exchange Online

2.2 ONEDRIVE FOR BUSINESS

Mỗi người dùng Microsoft 365 Business nhận được 1TB bộ nhớ OneDrive for Business. Các dữ liệu sẽ được đồng bộ theo thời gian thực trên các thiết bị truy cập của bạn. Tính năng tệp theo yêu cầu cho phép người dùng xem và quản lý bộ nhớ dựa trên đám mây bằng cách sử dụng File Explorer.

Ngoài ra, bạn có thể mua bổ sung dung lượng cho OneDrive bằng các gói OneDrive Plan 1 và Plan 2 nếu bạn cần nhiều hơn 1TB.

>> Tìm hiểu thêm về Microsoft Onedrive

2.3 SHAREPOINT ONLINE

Giao diện Sharepoint ngày càng hiện đại hơn, cho phép các nhóm chia sẻ và đồng bộ thông tin trong File Explorer bằng cách sử dụng cùng một ứng dụng khách trên máy tính để bàn như trong OneDrive for Business.

Cả SharePoint và Exchange Online đều bao gồm các quyền kiểm soát của quản trị viên để hạn chế người dùng chia sẻ thông tin riêng tư của tổ chức ra bên ngoài.

2.4 MICROSOFT TEAMS

Đây là nền tảng cộng tác này thay thế dịch vụ Skype for Business.

Microsoft Teams cung cấp tính năng cộng tác, tổ chức hội nghị truyền hình và nhắn tin tức thì cho mọi người trong một tổ chức.

Teams cũng cung cấp phiên bản miễn phí cho tổ chức sử dụng. Tuy nhiên, nó sẽ hạn chế một số tính năng. Việc sử dụng Microsoft Teams đã tăng đáng kể từ đầu năm 2020 khi đại dịch bắt đầu. Teams trở thành lựa chọn lý tưởng để làm việc từ xa.

Các nhà phát triển đằng sau Teams đã cung cấp các tính năng mới hàng tháng tương thích với máy tính để bàn, thiết bị di động và các ứng dụng dựa trên web.

>> Xem thêm: So Sánh Microsoft Teams Miễn Phí Và Có Phí

2.5 CÁC DỊCH VỤ BỔ SUNG KHÁC

Một số gói Microsoft 365 bao gồm các dịch vụ được nhắm mục tiêu cho các đối tượng cụ thể.

Ví dụ, gói Microsoft 365 Business Standard và Business Premium bao gồm các dịch vụ dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Những công cụ này bao gồm Microsoft Bookings cho phép khách hàng lên lịch và quản lý các cuộc hẹn, và MileIQ, một dịch vụ theo dõi quãng đường.

Tất cả các gói Enterprise đều bao gồm dịch vụ mạng xã hội Yammer và tuyển chọn các công cụ tự động hóa kinh doanh. Nó bao gồm Microsoft Power Apps để xây dựng các biểu mẫu tùy chỉnh, Power Automate để hợp lý hóa quy trình làm việc lặp đi lặp lại và Power BI Pro, một công cụ phân tích kinh doanh nâng cao.

3. Những ứng dụng dành cho máy tính để bàn nào có sẵn trong Microsoft 365?

Mọi gói Microsoft 365 đều bao gồm các ứng dụng dành cho máy tính để bàn của bộ Office. Các phiên bản được hỗ trợ trên Windows và MacOS bao gồm: Outlook, Word, Excel, PowerPoint và OneNote. Access và Publisher chỉ có trên PC chạy Windows.

Microsoft 365 cung cấp 1 giấy phép cho 1 tài khoản người dùng. Mỗi người dùng có thể sử dụng đồng thời tối đa 5 điện thoại, 5 máy tính bảng và 5 PC hoặc máy Mac.

Khi bạn đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 trên thiết bị di động (iOS và Android), ứng dụng Office cung cấp một nơi duy nhất để tạo, xem và chỉnh sửa các tệp Word, Excel và PowerPoint. 

Ứng dụng Outlook thống nhất dữ liệu của lịch và email doanh nghiệp.

Các ứng dụng dành cho thiết bị di động cũng có sẵn cho các dịch vụ Microsoft 365, bao gồm OneDrive, Skype for Business và Microsoft Teams.

>> Xem thêm: Google Workspace – tính năng và chi phí chi tiết

4. Phiên bản Microsoft 365 nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, 4 gói Microsoft 365 dưới đây hỗ trợ tối đa 300 người dùng. Tất cả các mức giá được báo dưới đây là hiện tại kể từ tháng 12/2022 và có cam kết hàng năm.

4.1 Microsoft 365 Business Basic (trước đây là Office 365 Business Essentials)

• $3/người dùng/tháng – tương đương 1.010.000 đ/người dùng/năm
• Chỉ bao gồm các dịch vụ trực tuyến, bao gồm Exchange Online và OneDrive for Business, không có quyền truy cập vào các ứng dụng Office trên máy tính. 
• Phù hợp với các tổ chức muốn có email được quản lý và lưu trữ đám mây và đã có bộ Office dành cho máy tính để bàn.

4.2 Microsoft 365 Apps Business (trước đây là Office 365 Business)

• $ 8,25/người dùng/tháng –  tương đương 2.777.000đ/người dùng/năm
• Chỉ bao gồm các ứng dụng Office trên máy tính để bàn và lưu trữ tệp trên đám mây OneDrive for Business.
• Không bao gồm email Exchange Online hoặc bất kỳ dịch vụ trực tuyến nào khác.
• Lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp nhỏ muốn dễ dàng truy cập vào các ứng dụng Office và lưu trữ đám mây nhưng không muốn chuyển email của họ sang máy chủ của Microsoft.

4.3 Microsoft 365 Business Standard (trước đây là Office 365 Business Premium)

• $12,50/người dùng/tháng –  tương đương 4.208.000đ/người dùng/năm
• Bao gồm mọi tính năng của gói Business Basic
• Bao gồm tất cả các dịch vụ trực tuyến và ứng dụng dành cho máy tính để bàn
• Thêm tính năng Microsoft Booking và Outlook Customer Manage.

4.4 Microsoft 365 Business Premium (trước đây là Microsoft 365 Business)

• $20/người dùng/tháng –  tương đương 7.406.000đ/người dùng/năm
• Bao gồm mọi tính năng của gói Business Basic và Standard
• Bao gồm tất cả các dịch vụ trực tuyến và ứng dụng dành cho máy tính để bàn, cùng với tính năng bảo vệ chống đe dọa trực tuyến tiên tiến và quản lý thiết bị Microsoft Intune. 

Đối với các tổ chức lớn hơn, Microsoft cung cấp ba gói Office 365 hỗ trợ số lượng người dùng không giới hạn, bạn có thể tham khảo thêm:

4.5 Office 365 Enterprise E1

• $8/người dùng/tháng –  tương đương 3.366.000đ/người dùng/năm
• Cung cấp các dịch vụ online và phiên bản online của ứng dụng Office nhưng không bao gồm các ứng dụng dành cho máy tính để bàn.
• Phù hợp với các tổ chức muốn gắn bó với các phiên bản Office cụ thể trong khi chuyển email và lưu trữ đám mây sang máy chủ của Microsoft. 

4.6 Office 365 Enterprise E3

• $20/người dùng/tháng –  tương đương 7.742.000đ/người dùng/năm
• Bao gồm cùng một tập hợp các dịch vụ trực tuyến và ứng dụng dành cho máy tính để bàn như trong Microsoft 365 E3.

4.7 Office 365 Enterprise E5

• $35/người dùng/tháng –  tương đương 12.791.000đ/người dùng/năm
• Bao gồm dòng sản phẩm tương tự như Microsoft 365, trừ giấy phép Windows Enterprise và các tính năng liên quan

>> Tìm hiểu thêm về Tính năng và chi phí Office 365

5. Bảng điều khiển của Microsoft 365

Microsoft 365 bao gồm một bảng điều khiển quản lý mà quản trị viên có thể sử dụng để quản lý giấy phép, đăng ký, tính năng và bảo mật của toàn bộ tổ chức.

Ngay cả trong các tổ chức nhỏ, điều quan trọng là phải có một quản trị viên Microsoft 365, người có thể quản lý người dùng và định cấu hình các tùy chọn bảo mật đúng cách. Ít nhất, mọi quản trị viên phải biết cách đăng nhập và tạo các bước quản lý Microsoft 365.

Kết

Nếu thấy Microsoft 365 phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp nhưng chưa biết chọn giải pháp nào, hãy liên hệ với MMGROUP để được tư vấn cụ thể.

Được thành lập năm 2015, MMGROUP hiện đang quản lý giấy phép và cung cấp giải pháp công nghệ cho hàng nghìn khách hàng doanh nghiệp thuộc mọi cấp quy mô tại Việt Nam. Các giải pháp gồm email doanh nghiệp, lưu trữ dữ liệu, ứng dụng năng suất, cộng tác và nhiều giải pháp hỗ trợ chuyển đổi số khác. Liên hệ với chúng tôi.