Có thể bạn đã biết (hoặc chưa biết), viết email cũng là một trong những kỹ năng cần có khi đi làm.

Bạn không phải là người duy nhất nếu từng tự hỏi rằng viết email như thế nào để trông chuyên nghiệp nhưng không quá cứng nhắc? Nên bắt đầu email bằng “Xin chào” hay “Kính gửi”? Làm thế nào để diễn đạt ý định của mình một cách ngắn gọn?

Trong bài viết, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn 8 mẹo viết email chuyên nghiệp. Hy vọng những mẹo này sẽ giúp bạn chuyên nghiệp hơn, giao tiếp hiệu quả hơn trong môi trường công sở.

1. Vì sao phải viết email phải chuyên nghiệp?

Thế giới của chúng ta đang ngày càng số hóa – và cuộc sống công việc cũng không ngoại lệ. Thực tế, dù ngày càng có nhiều phương thức giao tiếp ra đời. Song, email đã và vẫn đang là cách thức giao tiếp chính thống dành cho công việc.

Nhưng tại sao lại cần viết email chuyên nghiệp? Mà không phải là chat chuyên nghiệp, gọi điện thoại chuyên nghiệp hay một thứ gì đó khác?

Khi giao tiếp trực tiếp hoặc giao tiếp bằng các phương tiện khác, chúng ta dễ dàng đánh giá hiệu quả hoặc thái độ của nhau dựa trên ngôn ngữ hình thể, ánh mắt, giọng điệu, biểu tượng cảm xúc,… Nhưng với email thì khác.

Với email, bạn không nhận được bất kỳ tín hiệu giao tiếp tự nhiên nào, ngoài văn bản. Do đó, viết email chuyên nghiệp chính là truyền đạt chính xác những gì mà bạn muốn đến người nhận.

Tóm lại, việc gửi đi một email được soạn bài bản, chuyên nghiệp giúp:

• Tạo ấn tượng chuyên nghiệp: Viết email chuyên nghiệp giúp bạn tạo dựng một hình ảnh đáng tin cậy và chuyên nghiệp trong mắt đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng và nhà tuyển dụng.
• Giao tiếp rõ ràng: Viết email chuyên nghiệp giúp bạn truyền đạt ý kiến, thông tin và yêu cầu một cách rõ ràng, không gây nhầm nhẫn.
• Tiết kiệm thời gian và năng lượng: Viết email chuyên nghiệp giúp tránh nhầm lẫn, hiểu lầm và các cuộc thảo luận thêm không cần thiết, tiết kiệm thời gian và năng lượng cho cả hai bên.

>> Xem thêm: Email doanh nghiệp là gì? Cách tạo email doanh nghiệp tối ưu chí phí cho công ty

2. Làm thế nào để viết email chuyên nghiệp hơn?

Dưới đây là 8 mẹo giúp bạn viết email chuyên nghiệp, chuẩn chỉnh hơn. Để giúp bạn hiểu rõ, chúng tôi lấy ví dụ đi kèm.

2.1 Đặt tiêu đề đúng với mục đích email

Tiêu đề của email nên ngắn gọn, mô tả rõ mục đích chính của email. Điều này giúp người nhận hiểu được nội dung chính ngay từ ban đầu và quyết định xem có cần đọc email ngay lập tức hay không.

Ví dụ như:

• Thảo luận về kế hoạch marketing Q4

• Gửi báo cáo tổng kết dự án XYZ

• Yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật: Lỗi trang web

• Lịch họp nhân sự: Ngày 15/11/2023, 14:00

• Thông báo: Thay đổi chính sách nghỉ phép

2.2 Chọn một lời chào phù hợp

Chúng ta luôn muốn tạo ấn tượng tốt với người đối diện. Lựa chọn lời chào phù hợp chính là cách để tạo ấn tượng ban đầu trong email.

Với email gửi đến người bạn chưa từng gặp, chẳng hạn như nhà tuyển dụng, khách hàng mới, khách hàng tiềm năng,… hãy bắt đầu bằng “Dear” hoặc “Kính gửi”. Ví dụ như Dear Sir, Dear Mr, Dear Mrs, Kính gửi ông/bà,…

Với email gửi đến đồng nghiệp hoặc ai đó mà bạn có mối quan hệ thân thiết. Hãy bắt đầu với “Hi”, “Hello”, “Dear”, “Mến gửi”, “Thân gửi”, “Xin chào”. Ví dụ như Hi Hạnh, Dear chị Joanna,…

Với email gửi đến một người nhận đã biết tên, hãy kiểm tra để chắc chắn rằng bạn không nhập sai tên của họ.

Với email gửi đến một danh sách email, hãy sử dụng các lời chào mang tính chất chung. Ví dụ như To whom it may concern, Hello Everyone, Dear team, Kính gửi anh/chị,…

2.3 Làm rõ lý do gửi email

Sau lời chào, hãy cho người nhận biết tại sao bạn viết email cho họ. Các lý do để viết email thường gồm:

• Yêu cầu sự giúp đỡ
• Trả lời một yêu cầu trước đó
• Theo dõi vấn đề nào đó
• Cung cấp thông tin về một vấn đề
• Cảm ơn
• Xin lỗi

Cho dù bạn viết về vấn đề gì, hãy đảm bảo ý định của email rõ ràng từ đầu. Dưới đây là một số ví dụ về các câu bạn có thể sử dụng ở đầu email.

Ví dụ như

• Tôi viết email này nhằm…

• Tôi muốn biết thêm thông tin về…

• Tôi cần bổ sung thông tin về…

• Tôi muốn thông báo rằng…

• Tôi muốn gửi lời cảm ơn đến…

2.4 Đi thẳng vào vấn đề chính

Sau khi làm rõ lý do gửi email, hãy đi thẳng vào vấn đề chính.

Hãy trình bày nội dung của email một cách rõ ràng và tập trung vào vấn đề chính, tránh viết dài dòng. Một email lý tưởng sẽ gồm không quá ba đoạn văn ngắn, mỗi đoạn không quá 3 – 5 câu.

Nếu bạn muốn nói về một vấn đề đòi hỏi cuộc thảo luận dài hơn, email không phải là hình thức giao tiếp tốt. Trong trường hợp này, chúng tôi khuyên bạn nên gửi email yêu cầu một cuộc họp hoặc cuộc hẹn để làm rõ vấn đề.

2.5 Lời cảm ơn chân thành

Lời chúc và lời cảm ơn là một phép lịch sự khi gửi email. Với các phương tiện giao tiếp khác, điều này có vẻ hơi “màu mè” nhưng với email, nó giúp ghi điểm chuyên nghiệp cho bạn.

Ví dụ như:

• Rất mong nhận được phản hồi từ bạn

• Tôi đánh giá cao ý kiến đóng của bạn.

• Cảm ơn chị đã dành thời gian đọc qua thư này.

• Tôi rất vui khi được làm việc với bạn và mong chờ dự án tiếp theo của chúng ta.

2.6 Lời chào lịch sự

Trước khi kết thúc email, hãy sử dụng lời một lời chào lịch sự. Có nhiều lựa chọn, nhưng tốt nhất là nên tuân thủ những lựa chọn phổ biến.

Ví dụ như:

• Sincerely

• Thanks again

• Best

• Warmly

• Trân trọng

2.7 Chữ ký với thông tin cần thiết

Cuối email, nên sử dụng chữ ký email với những thông tin cá nhân liên quan để người nhận có thể liên hệ với bạn. Bao gồm: họ và tên đầy đủ, chức vụ và tên công ty, thông tin liên hệ bổ sung như số điện thoại, liên kết đến các nền tảng truyền thông xã hội liên quan.

Ví dụ như:

>> Xem thêm: Zoho Mail là gì? Tính năng, ưu điểm, nhược điểm, giá cả và hơn thế nữa

2.8 Kiểm tra chính tả

Bạn đã dành rất nhiều thời gian để viết email chuyên nghiệp nhất có thể. Vì vậy, đừng vội gửi mà không xem lại toàn bộ nội dung.

Hãy đọc lại nội chung để đảm bảo chúng được viết rõ ràng, đúng mục đích.

Tiếp đến, hãy kiểm tra xem có bất kỳ lỗi chính tả hoặc sai sót ngữ pháp nào hay không. Để tiết kiệm thời gian, chúng tôi khuyến khích nên sử dụng các ứng dụng email có tích hợp tính năng kiểm tra chính tả.

Nếu sử dụng Zoho Mail, bạn có thể bật tính năng kiểm tra chính tả theo mặc định bằng cách:

• Vào Settings > Compose > Spell Check option
• Click chuột vào Spell Check as you type

3. Làm gì khi một email “không chuyên nghiệp” đã được gửi đi?

Bạn đã cố gắng viết email chuyên nghiệp nhưng vẫn gặp sai sót. Điển hình như quên tiêu đề, quên tệp đính kèm, nhập sai tên người nhận,… Vậy thì, phải làm sao?

Gần như không có cách nào để cứu vãn những sai lầm đó ngoài việc thu hồi email đã gửi. Nếu sử dụng Zoho Mail, bạn có thể thu hồi email đã gửi theo hướng dẫn sau đây.

Để sử dụng tính năng thu hồi email đã gửi trong Zoho Mail, bạn cần:

• Đăng nhập vào ứng dụng hoặc phiên bản web Zoho Mail
• Mở thư mục thư đã gửi, sau đó nhấp vào email cần thu hồi
• Chọn biểu tượng Mail Delivery Status (MDS)
• Nhấp vào Recall this email
• Nhấp OK trong cửa sổ thông báo bật lên để hoàn tất

Hoàn thành thao tác trên, Zoho Mail sẽ hiển thị thông báo cho biết việc thu hồi có thành công hay không. Khi thành công, người nhận cũng sẽ nhận được thông báo tự động từ hệ thống cho biết có một email vừa được người gửi thu hồi.

>> Xem thêm: Cách thu hồi email đã gửi trong Zoho Mail, hiệu quả 100%

Kết

Việc học cách viết email chuyên nghiệp là một kỹ năng cần thiết cho mọi người, nhất là dân công sở. Và giống với mọi kỹ năng khác, quá trình viết từ nghiệp dư cho đến chuyên nghiệp cần được thực hành thường xuyên.

Tóm lại, trước khi gửi đi email, hãy suy nghĩ thật kỹ về lý do gửi email. Sau đó tuân thủ lần lượt 8 mẹo viết email bên trên. Chúc bạn thành công.

Có thể bạn quan tâm: