Một Mail Server trên internet cũng giống như một bưu điện ngoài đời: nhận thư, phân loại thư và gửi đi. Nhưng để một mail server hoạt động tốt là cả một vấn đề sau đó. Mail server liên quan mật thiết đến vấn đề bảo mật dữ liệu email doanh nghiệp. Vậy Mail server là gì và đây có phải là lựa chọn duy nhất trong giải pháp email bảo mật hàng đầu cho doanh nghiệp?
Nội dung chính
1. Tổng quan về Mail Server
Nếu như bạn đã từng thắc mắc “làm thế nào để một thông điệp email đi từ người gửi đến người nhận?” thì câu trả lời chính là nhờ Mail server.
1.1 Định nghĩa Mail server là gì?
Mail server hay máy chủ thư là nơi để lưu trữ, phân loại và sắp xếp toàn bộ email đến trước khi gửi đi trên môi trường internet.
Cách mail server hoạt động
Mặc dù bạn có thể gửi và nhận email trong tích tắc nhưng thực chất, khi email được gửi đi, nó sẽ trải qua hàng loạt các giai đoạn chuyển giao phức tạp (khác địa chỉ email thì các bước này càng phức tạp hơn) rồi mới đến hộp thư của người nhận.
Nếu không qua trung gian là Mail server thì bạn chỉ gửi và nhận được email từ cùng địa chỉ email mà thôi. Ví dụ, gửi thư từ tài khoản abc@emailbusiness.vn đến một tài khoản xyz@emailbusiness.vn.
1.2 Các loại Mail server hiện nay
Máy chủ thư có thể được chia thành 2 loại chính là máy chủ thư đi và máy chủ thư đến.
Máy chủ thư đi được gọi là máy chủ SMTP hoặc Giao thức chuyển thư đơn giản.
Máy chủ thư đến có hai loại phổ biến là POP3 và IMAP. Đây được xem là 2 giao thức gửi và nhận mail hiệu quả nhất hiện nay và chúng cũng có những khác biệt nhất định. Xem nhanh:
1.3 Quá trình gửi email với Mail Server
Bước 1: Sau khi soạn tin nhắn và nhấn gửi, ứng dụng email (Gmail, Outlook…) của bạn sẽ kết nối với máy chủ SMTP theo tên miền của bạn, ví dụ tiêu chuẩn sẽ là smtp.business.vn.
Bước 2: Mail server của Ứng dụng email sẽ giao tiếp với máy chủ SMTP và cung cấp cho nó địa chỉ email của bạn, của người nhận, nội dung thư và bất kỳ tệp đính kèm nào.
Bước 3: Máy chủ SMTP xử lý địa chỉ email của người nhận – đặc biệt là miền.
Nếu tên miền giống với tên miền người gửi, tin nhắn sẽ được chuyển trực tiếp đến máy chủ POP3 hoặc IMAP của tên miền – không cần định tuyến giữa các máy chủ. Tuy nhiên, nếu tên miền khác, máy chủ SMTP sẽ phải liên lạc với máy chủ của tên miền khác.
Bước 4: Để tìm máy chủ của người nhận, máy chủ SMTP của người gửi phải liên lạc với DNS hoặc máy chủ tên miền của người nhận. DNS lấy tên miền email của người nhận và dịch nó thành địa chỉ IP.
Máy chủ SMTP của người gửi không thể định tuyến email đúng chỉ với một tên miền. Lúc này nó cần biết địa chỉ IP được gán cho máy tính (được xem như máy chủ vật lý) của bạn. Khi biết thông tin này, một máy chủ thư đi có thể thực hiện công việc của mình hiệu quả hơn.
Bước 5: Bây giờ máy chủ SMTP có địa chỉ IP của người nhận, nó có thể kết nối với máy chủ SMTP của nó.
Bước 6: Máy chủ SMTP của người nhận quét tin nhắn đến. Nếu nó nhận ra tên miền và tên người dùng, nó sẽ chuyển tiếp thông báo đến máy chủ POP3 hoặc IMAP của tên miền.
Từ đó, nó được đặt trong hàng đợi sendmail cho đến khi ứng dụng email của người nhận cho phép tải xuống. Lúc này, người nhận có thể đọc được email.
Mặc dù cách thức hoạt động của các Mail Server là như nhau, nhưng công nghệ và cách vận hành của mỗi đơn vị khác nhau sẽ cho thấy hiệu quả làm việc khác nhau của Mail Server.
Việc hiểu rõ cách thức Mail Server hoạt động giúp các quản trị viên email của doanh nghiệp quản lý email nhân viên và dữ liệu doanh nghiệp tốt hơn. Bên cạnh đó, bạn có thể đánh giá một dịch vụ cung cấp Mail server là chất lượng hay không qua cách thức mà nó hoạt động.
1.4 Có thể sử dụng bất kỳ máy chủ thư nào trên Internet không?
Không thể.
Nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) mà bạn sử dụng khi duyệt Internet thường sẽ có các máy chủ thư mà bạn có thể truy cập cho email của mình (cả email đến và đi) nhưng thông thường bạn không thể truy cập các máy chủ thư khác Nhà cung cấp dịch vụ Internet riêng.
Lý do cho điều này là các máy chủ thư chỉ chấp nhận một số địa chỉ IP nhất định (địa chỉ IP mà ISP cung cấp) và nếu địa chỉ IP của bạn nằm ngoài phạm vi này, bạn sẽ bị từ chối truy cập vào máy chủ.
Tuy nhiên cũng có những trường hợp ngoại lệ.
Trong một số trường hợp, bạn có thể tải xuống email từ các máy chủ POP3 được cung cấp bởi các ISP khác. Họ sẽ chỉ kiểm tra xem tên người dùng và mật khẩu của bạn có đúng không.
Và cũng tồn tại các máy chủ email độc lập trên Internet hoạt động độc lập với các nhà cung cấp dịch vụ Internet và thông qua chúng, bạn có thể gửi và nhận email nếu bạn có quyền truy cập vào tên người dùng và mật khẩu.
Xem thêm: Giao Thức POP3 Là Gì? 4 Cách Đơn Giản Nhận Biết Giao Thức Đang Sử Dụng Cho Người “Mù Công Nghệ”
2. Dịch vụ cung cấp mail server cho người dùng doanh nghiệp
Việc xây dựng một hệ thống mail server do doanh nghiệp tự quản lý là điều khó khăn, nhất là với các doanh nghiệp nhỏ. Nó đòi hỏi nguồn lực lớn cả về nhân lực (đội ngũ IT, đội ngũ kỹ thuật, đội vận hành) và vận hành (hệ thống máy móc, cơ sở hạ tầng, phần mềm, bảo trì, bảo dưỡng).
Chính vì lý do đó, các đơn vị chuyên cung cấp Mail Server ra đời nhằm giải quyết các vấn đề này cho doanh nghiệp.
2.1 Ưu điểm của việc thuê Mail Server
- Tiết kiệm chi phí cho hệ thống máy tính, cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực IT quản lý.
Doanh nghiệp càng lớn, người dùng càng nhiều, chi phí cho tất cả các khâu từ phải khủng đến rất khủng. Chưa kể, dù có chi phí chưa chắc bạn có đủ khả năng để xây dựng một đội ngũ chuyên gia “xịn sò”. Và đối với doanh nghiệp nhỏ dưới 10 người thì rất lãng phí.
Kinh doanh là hợp tác. Những công ty chuyên cung cấp email server sẽ giúp bạn giải quyết bài toán này với chi phí phù hợp.
- Xử lý số lượng lớn email đến và đi
Hầu hết các doanh nghiệp đều đang trao đổi thông tin gián tiếp qua email, cả trong nội bộ và bên ngoài. Số lượng lớn email hàng ngày cùng các tệp đính kèm hạng nặng của nó cần một máy chủ xử lý công suất cao, nhanh, mạnh và chính xác.
Chỉ những nhà cung cấp dịch vụ lớn mới đủ cung ứng nhu cầu này. Đi kèm việc phân loại dữ liệu chính xác còn là vấn đề bảo mật.
- Thuê dịch vụ server giá rẻ
Có nhan nhản các dịch vụ cho thuê tên miền, hosting, máy chủ trên internet, nên việc bạn tìm đơn vị cung cấp không phải là quá khó khăn. Hầu hết, các đơn vị này đều cung cấp nhiều gói với các tính năng khác nhau, bạn sẽ chủ động hơn trong việc chọn gói phù hợp với nhu cầu sử dụng hiện tại của mình (nâng cấp sau khi cần thiết hoặc dùng thử trước.)
2.2 Những khó khăn khi thuê dịch vụ Mail Server ở Việt Nam
Mặc dù dịch vụ Mail server là giải pháp hữu hiệu cho hầu hết nhu cầu sử dụng email hiện tại của doanh nghiệp, tuy nhiên, xét về quy mô thì hầu hết các dịch vụ Mail Server ở Việt Nam không đáp ứng TỐT nhu cầu của doanh nghiệp vừa và lớn (từ vài trăm nhân sự).
- Thiếu đội ngũ chuyên gia mạng hàng đầu
Một chuyên gia IT vận hành cả một hệ thống server đã là rất khó (chưa nói đến chuyên môn mà chỉ mới vấn đề thời gian) chứ đừng nói đến một “đội”.
- Độ bảo mật cần xem xét
Việc sử dụng trung gian từ một bên thứ ba là việc bạn khó có thể kiểm soát được cách họ bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp của bạn (dù có ràng buộc về mặt hợp đồng đi nữa).
- Dung lượng lưu trữ thấp
Dữ liệu được tải lên một máy chủ hay tải về máy tính đều bị giới hạn không chỉ bởi dung lượng lưu trữ mà còn bởi loại máy sử dụng. Dạng lưu trữ này không thể đáp ứng số lượng lớn thông tin hàng ngày, có thể làm thất lạc email quan trọng của bạn.
- Hầu như không tích hợp được nhiều công nghệ hỗ trợ
Email chỉ là một cách thức để gửi và nhận thông tin. Các dịch vụ email server hầu như chỉ đáp ứng tốt nhu cầu này.
Tôi muốn quản lý việc gửi và nhận thư của nhân viên thì sao? Rất hạn chế.
Tôi muốn quảng cáo với email doanh nghiệp của mình? Khó hiệu quả.
Có tích hợp được với các công cụ làm việc hằng ngày như lịch, soạn tài liệu,… được không? Không thể.
- Khó xử lý các vấn đề về kỹ thuật vì thiếu chuyên môn
Khó xử lý hoặc rất chậm xử lý khi có bất kỳ vấn đề nào xảy ra trong quá trình gửi và nhận email như thất lạc email, không gửi được mail, người gửi đã gửi nhưng người nhận chưa nhận được…
Việc tìm được ra nguyên nhân và khắc phục vấn đề sẽ phải mất một quá trình vì không phải nhà cung cấp nào cũng có đủ nhân lực có chuyên môn để giải quyết nhanh cho khách hàng. Trong lúc chờ giải quyết có thể vấn đề của bạn đã gây ra thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
Các khó khăn trên đây là những thứ phát sinh có thể nhỏ, nhưng về lâu về dài là thiệt hại cực lớn. Đối với các doanh nghiệp thiên về cung cấp dịch vụ/sản phẩm trí tuệ, chất xám thì BẢO MẬT thông tin phải là yếu tố được đặt lên hàng đầu. Và đây chính là nhược điểm lớn nhất của mail server.
3. Cloud server – dịch vụ lưu trữ email có thể thay thế server tốt nhất hiện nay
Với bất kỳ giải pháp nào, chúng ta luôn có nhiều hơn 1 lựa chọn. Và lưu trữ email trên nền tảng điện toán đám mây (cloud email server) chính là giải pháp thay thế cho mail server ảo (máy chủ ảo) vượt trội nhất hiện nay.
3.1 Điện toán đám mây là gì?
Nếu ví bầu trời là internet thì các đám mây chính là các “đám dữ liệu”.
Bạn có thể hình dung đơn giản thế này: toàn bộ dữ liệu, thông tin, tài liệu trên môi trường kỹ thuật số đều nằm “lơ lửng” và tầng tầng, lớp lớp, dày đặc như đám mây nằm ở đâu đó trên internet.
Internet là không giới hạn. Dữ liệu là vô tận. Việc lưu trữ thông tin trên đám mây giúp doanh nghiệp không bị phụ thuộc vào bất kỳ máy chủ vật lý (lưu trữ trong máy tính) hay máy chủ ảo (mail server) nữa.
Tìm hiểu chi tiết hơn về điện toán đám mây ở đây.
3.2 Vì sao nên sử dụng dịch vụ email lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây?
Không phải tự nhiên các ông lớn công nghệ như Amazon, Google, Microsoft… đều đã khai thác triệt để nguồn tài nguyên béo bở này.
Và tại sao lại là email? Email doanh nghiệp là cầu nối trong doanh nghiệp và với các doanh nghiệp với nhau. Email là công cụ làm việc phổ chúng và chuyên nghiệp nhất hiện nay. Email cũng là “cánh cổng” giúp các nhà cung cấp tiếp thị thêm các giải pháp nhanh hơn và đồng bộ hơn.
Xem lại nhược điểm khi sử dụng email server để thấy được khả năng giải quyết vấn đề này của điện toán đám mây là cực kỳ khủng:
- Đội ngũ chuyên gia
Muốn vận hành một “kho” dữ liệu khổng lồ trên điện toán đám mây và làm cho chúng dù phức tạp đến mức nào cũng “dễ dàng” trong mắt người sử dụng đòi hỏi người vận hành phải là chuyên gia.
Trải qua nhiều đợt tuyển dụng gay gắt, đào tạo nghiêm ngặt, đội ngũ IT của Google hay Microsoft đều là những chuyên gia được tuyển lọc kỹ càng không chỉ ở khâu vận hành, duy trì mà còn phát triển, nâng cấp mới hàng giờ cho công nghệ của họ.
- Độ bảo mật
Sự mở rộng áp dụng kỹ thuật ảo hóa như điện toán đám mây làm phát sinh các vấn đề bảo mật cho người dùng. Kỹ thuật ảo hóa sẽ thay đổi liên kết giữa hệ điều hành và các kiến trúc phần cứng như là lưu trữ, thuật toán và hệ thống mạng. Điều này tạo một lớp mới – ảo hóa – cần được cấu hình, quản lý và bảo mật.
Bảo mật điện toán đám mây gồm 2 mảng: các vấn đề bảo mật của nhà cung cấp điện toán đám mây gặp phải và các vấn đề bảo mật của khách hàng gặp phải. Với mail server thông thường, việc giải quyết cả 2 vấn đề này là cực kỳ khó.
Mặc dù không phải là tuyệt đối nhưng khả năng dữ liệu được bảo mật trên đám mây là cực kỳ cao. Các nhà cung cấp điện toán đám mây như Google phải đảm bảo rằng cơ sở hạ tầng mà họ cung cấp phải an toàn với ý nghĩa là các dữ liệu và ứng dụng của khách hàng được bảo vệ.
- Dung lượng lưu trữ
Như đã chia sẻ, dung lượng lưu trữ trên đám mây là vô hạn, hoàn toàn có đủ không gian cho bất kỳ một doanh nghiệp với bất kỳ quy mô nào.
Bên cạnh đó, việc lưu trữ trực tiếp trên điện toán đám mây giúp bạn truy xuất dữ liệu của mình từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào (miễn là kết nối internet) mà không bị phụ thuộc vào sổ sách rườm rà hay máy tính nặng nhọc.
Chưa kể việc có thể bị mất dữ liệu lỡ may bấm xóa hoặc chưa lưu. Làm việc, gửi mail và lưu trữ trực tiếp từ đám mây giúp bạn rảnh tay hơn rất nhiều.
- Không phân biệt đối tượng và số lượng người sử dụng
Không như mail server bị giới hạn người dùng vì khả năng kiểm soát của đơn vị cung cấp dịch vụ và dung lượng, bất kể doanh nghiệp quy mô như thế nào hay một cá nhân cần chuyên nghiệp hóa cách làm việc đều có thể chọn gói email lưu trên ĐTĐM.
Với doanh nghiệp càng lớn, việc hệ thống hóa quy trình quản lý, cách thức hoạt động của đội nhóm và bảo mật dữ liệu là những vấn đề cấp thiết hàng đầu mà người quản lý cần xem xét. Điện toán đám mây đang là giải pháp tốt nhất hiện nay cho các vấn đề trên.
3.2 Những nền tảng email đám mây đình đám hiện nay
Có một sự thật bất ngờ là các ông lớn trong ngành công nghệ như Google, Microsoft, Zoho… đều đang cung cấp dịch vụ này nhưng hầu hết người dùng lại không biết.
- G Suite by Google Cloud cung cấp dịch vụ email trên đám mây bảo mật hàng đầu hiện nay
- Microsoft 365 là dịch vụ email trên ĐTĐM được người dùng doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất hiện nay
- Zoho Mail là nhà cung cấp gói email doanh nghiệp trên đám mây giá cạnh tranh nhất hiện nay
- …
Tại Việt Nam, nhiều nhà cung cấp dịch vụ tên miền, email hosting, mail server cũng đang dần chuyển qua lưu trữ dữ liệu email trên ĐTĐM như FPT, Viettel IDC…
Khi nói đến DỮ LIỆU và BẢO MẬT, chúng ta nên gác qua bài toán chi phí. Có thể dịch vụ email trên nền tảng ĐTĐM có chi phí cao hơn so với lưu trữ email trên mail server nhưng đây vẫn là giải pháp công nghệ hàng đầu đáng cân nhắc.
Hi vọng bài viết cung cấp đủ kiến thức xoay quanh Mail server là gì? đến bạn. Nhìn chung, với nhu cầu vừa phải, người dùng vừa phải, không quá đề cao bảo mật thông tin bạn vẫn có thể sử dụng các dịch vụ mail server hiện nay, miễn là chọn các đơn vị cung cấp uy tín như Mật mã, MMgroup,..
Đăng ký dùng thử email đám mây để sử dụng các tính năng nâng cao, thông minh vượt trội chỉ có trên đám mây:
