Cả Google Workspace và Microsoft 365 đều cung cấp bộ ứng dụng năng suất hoàn chỉnh để sử dụng cho doanh nghiệp. 

Với giá $4.2 /user/tháng cho phiên bản Google Workspace Business Starter (thị trường Việt Nam, quốc tế là 6$) dành cho 20 users đầu tiên, Google Workspace phù hợp cho các doanh nghiệp cần email tên miền riêng, các tùy chọn làm việc và lưu trữ trên đám mây và phần mềm soạn thảo tài liệu dễ dàng.

Trong khi đó, tại Việt Nam, cập nhật ngày 16 tháng 5 năm 2024, Microsoft 365 đã bổ sung phiên bản Microsoft 365 Business Basic bản Không bao gồm Teams, có giá 2,4$/User/tháng chưa gồm thuế. Ngoài các tính năng như email theo tên miền, các công cụ soạn thảo nâng cao hơn từ bộ Office quen thuộc, Microsoft còn cung cấp khả năng tích hợp nhiều bộ công cụ hiện đại lưu trữ trên đám mây.

“Kẻ tám lạng, người nửa cân”, đâu mới là lựa chọn thích hợp nhất theo nhu cầu doanh nghiệp?

Cùng phân tích!

1. TỔNG QUAN VỀ CÁC GIẢI PHÁP BỘ ỨNG DỤNG VĂN PHÒNG

Mặc dù trên thế giới có khá nhiều thương hiệu tham gia vào thị trường này, tuy nhiên chỉ có 3 nhà cung cấp phổ biến ở Việt Nam hơn cả là Google Workspace, Microsoft 365 và Zoho Workplace.

1.1 Khi nào sử dụng Google Workspace?

Google Workspace (hay G Suite) là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ muốn tận dụng lợi thế của việc tạo email theo tên miền thương hiệu bằng dịch vụ Gmail quen thuộc của Google. 

Google Workspace cũng “kết thân” dễ dàng nhất với người dùng thường xuyên tạo và cộng tác tài liệu nội bộ trên Google Drive. Người dùng muốn tận dụng sức mạnh linh hoạt của Google Drive với trình bảo mật cấp cao.

1.2 Khi nào sử dụng Microsoft 365?

Microsoft 365 phù hợp với các doanh nghiệp có tần suất cao khi sử dụng tài liệu, bảng tính và bản trình bày với những người bên ngoài tổ chức và linh hoạt sử dụng cả online và offline.

Microsoft 365 đòi hỏi khả năng về kỹ thuật cao hơn một chút so với Google Workspace vì nó có phần phức tạp hơn nhưng cũng tích hợp nhiều tính năng hơn.

1.3 Khi nào nên sử dụng giải pháp thay thế: Zoho Workplace

Zoho Workplace cũng trang bị các tính năng cần thiết cho một doanh nghiệp làm việc như Google Workspace và Microsoft 365 nhưng chi phí lại cạnh tranh hơn. Đồng thời, Zoho Workplace có gói miễn phí 5 người dùng mãi mãi với các tính năng cơ bản cho 1 doanh nghiệp siêu nhỏ sử dụng.

Chính vì vậy, Zoho Workplace được các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các công ty mới thành lập ưa chuộng hơn cả.

>> Xem thêm: So Sánh Tính Năng Google G Suite Vs Zoho Mail [UPDATE 2023]

2. SƠ LƯỢC VỀ GOOLGE WORKSPACE VÀ MICROSOFT 365

	Google Workspace	Microsoft 365
Định giá	$6 - $18/người dùng/tháng	$5 - $20/người dùng/tháng
Bộ nhớ email	30GB - Không giới hạn	50GB
Lưu trữ đám mây	30GB - Không giới hạn	1TB
Email doanh nghiệp	✔ - Gmail	✔ - Outlook
Xử lý văn bản	✔ - Google Docs	✔ - MS Word
Bảng tính	✔ - Google Sheet	✔ - MS Excel
Bảng thuyết trình	✔ - Google Slide	✔ - MS Powerpoint
Hội nghị truyền hình	✔ - Google Meet	✔ - MS Teams
Mạng nội bộ	✔ - Google Currents	✔ - MS Sharepoint
Công cụ quản trị	✔	✔
Lập lịch	✔	✔
Phiên bản cho trình duyệt web	✔	✔
Phiên bản cho ứng dụng di động	✔	✔
Phiên bản máy tính để bàn		✔
Tham khảo thông tin	Google Workspace	Microsoft 365

Cả Google Workspace và Microsoft 365 đều là bộ ứng dụng năng suất đầy đủ tính năng giúp bạn xử lý những việc bạn làm hàng ngày. Chúng bao gồm email, bộ công cụ làm việc, lưu trữ đám mây để tạo và chia sẻ tài liệu. Dựa trên những nhu cầu này, chúng ta sẽ đánh giá cả hai giải pháp dựa trên những tiêu chí sau:

• Chi phí
• Khả năng sử dụng
• Chức năng dựa trên trình duyệt
• Ứng dụng di động
• Tính năng cộng tác
• Công cụ quản trị
• Lưu trữ đám mây
• Hỗ trợ khách hàng

3. ĐỊNH GIÁ

Với thị trường toàn cầu, Google Workspace và Microsoft 365 đều bắt đầu từ $6 mỗi người dùng mỗi tháng. Các gói này có thể so sánh được mặc dù Google Workspace mang lại giá trị tổng thể tốt hơn với các tùy chọn bộ nhớ đến 5TB trong gói Business Plus với giá 12$ cho mỗi người dùng/tháng*. Microsoft 365 giới hạn bộ nhớ ở mức 1TB trên tất cả các gói.

*Giá dưới đây là giá cho thị trường Việt Nam, không phải giá quốc tế.

3.1 Giá Google Workspace cập nhật tháng 5 năm 2024

• Business Starter: $3/người dùng/tháng cho 20 users đầu tiên và trong 12 tháng; bao gồm email doanh nghiệp, 30GB bộ nhớ đám mây và bộ ứng dụng năng suất kinh doanh của Google. Phí gia hạn hoặc đối với người dùng thứ 21 trở lên là $6/người dùng/tháng.
• Business Standard: $7,2/người dùng/tháng cho 20 users đầu tiên và trong 12 tháng; thêm tìm kiếm trên đám mây, 2TB bộ nhớ đám mây và các tính năng nâng cao của bộ ứng dụng văn phòng. Phí gia hạn hoặc đối với người dùng thứ 21 trở lên là $12/người dùng/tháng.
• Business Plus: $18/người dùng/tháng; thêm tìm kiếm trên đám mây, 2TB bộ nhớ đám mây và lưu trữ eDiscovery và bảo mật cấp cao.
• Enterprise: không công bố giá, tích hợp các tính năng bảo mật nâng cao và bộ nhớ không giới hạn, dành cho doanh nghiệp trên 300 người dùng.
• Dùng thử miễn phí: 30 ngày (thông qua đối tác)

3.2 Giá Microsoft 365 cập nhật tháng 5 năm 2024

Tương tự Google Workspace, Microsoft 365 cũng có 3 tùy chọn và 1 gói dành riêng cho App.

• Business Basic bao gồm Teams: $3/người dùng/tháng; bao gồm lưu trữ đám mây, OneDrive, các phiên bản web và di động của Word, Excel và PowerPoint. Mức giá này áp dụng cho cả gia hạn.
• Business Basic Không bao gồm Teams: $2,4/người dùng/tháng. Mức giá này áp dụng cho cả gia hạn.
• Business Standard: $10/người dùng/tháng; ứng dụng Office trên nhiều thiết bị và email doanh nghiệp, lưu trữ trên đám mây cũng như cuộc họp và trò chuyện trực tuyến.
• Business Premium: $20/người dùng/tháng; mọi thứ có trong gói Business Standard cộng với quản lý thiết bị và cấp độ bảo mật dữ liệu cấp cao.
• Apps for Business: $8.25/người dùng/tháng; ứng dụng Office trên nhiều thiết bị và tính năng lưu trữ trên đám mây. Không tích hợp email doanh nghiệp và Microsoft Team.
• Dùng thử miễn phí: 30 ngày (chỉ dành cho gói Standard và Premium)

Kết luận: Mặc dù cả 2 dịch vụ đều cung cấp các tính năng tương tự nhau với mức giá xấp xỉ như nhau, xét về chi phí, Microsoft 365 có lợi thế hơn Google Workspace nếu quy mô doanh nghiệp dưới 300 người dùng. 

Trong khi đó, quyền truy cập vào email doanh nghiệp với giải pháp của Microsoft không khả dụng với Apps for Business.

>> Có thể bạn muốn biết: Cách đăng ký email tên miền Google miễn phí.

4. TÍNH NĂNG

Cả Google Workspace và Microsoft 365 đều cung cấp các tính năng tương tự bao gồm lưu trữ đám mây, email doanh nghiệp và ứng dụng di động. 

Sự khác biệt lớn nhất giữa cả hai là email doanh nghiệp luôn có sẵn trong các goi của Google Workspace, trong khi Microsoft 365 chỉ cung cấp email này với gói tầm trung trở lên.

4.1 Các tính năng của Google Workspace

>> Xem ngay: So Sánh 13 Tính Năng Của Gmail Miễn Phí Và Gmail Có Phí Trong G Suite: Đâu Là Yếu Tố Quan Trọng Nhất?

4.2 Các tính năng của Microsoft 365

>> Xem thêm: Microsoft 365 Và Office 365: Nâng Cấp Và Khác Biệt Ở Đâu?

Kết luận: Khó có thể nhận định thắng thua vì cả 2 đều có những tính năng riêng mà bên còn lại chưa đáp ứng được.

Cả 2 đều cung cấp các tính năng tuân thủ dữ liệu và bảo mật mạnh mẽ. Các công cụ cộng tác nhóm, ứng dụng di động và bộ nhớ đám mây phong phú với các gói dịch vụ có giá tương đương nhau.

Tính năng MileIQ giúp theo dõi quãng đường đi thông minh hơn, đơn giản hơn với tính năng dò đường tự động hay tính năng lên lịch, đặt chỗ lịch hạn tuyến các tính năng thú vị trong Microsoft 365. Trong khi đó, Google Workspace có lợi thế hơn về tính tổng thể bằng cấp cung cấp email doanh nghiệp với tất cả các gói dịch vụ chứ không “kén chọn” như Microsoft 365.

>> Xem ngay: So sánh Gmail và Outlook: đâu mới là email “chân ái”?

5. KHẢ NĂNG SỬ DỤNG

Cả Google Workspace và Microsoft 365 đều có ưu điểm là đã quen thuộc với hầu hết người dùng.

Google Workspace có giao diện quen thuộc của Gmail. Trong khi đó, Microsoft 365 được xây dựng dựa trên phần mềm mà nhiều người dùng đã biết trong nhiều năm với Window, bộ Office và cả Outlook. 

Nếu bạn chưa từng sử dụng cả 2 nhà cung cấp này thì, Google Workspace sẽ bớt “đáng sợ” hơn một chút và trực quan hơn để bắt đầu sử dụng.

5.1 Khả năng sử dụng của Google Workspace

Google thường chú trọng chức năng thay vì hình thức, điều này đôi khi làm cho thiết kế của nó không đẹp mắt như các ứng dụng của Microsoft. Tuy nhiên, đánh đổi giá trị hơn chính là các tính năng của Google Workspace hoạt động liền mạch và hiệu quả hơn, ít xảy ra biến động.

Ví dụ: tài liệu được tạo trong Google Docs sẽ tự động được lưu vào Google Drive của bạn. Bạn thậm chí không cần phải đặt tên cho tệp trước vì nó sự tự động đặt. Nó cũng liên tục tự động lưu trữ công việc của bạn ở chế độ nền để các tệp của bạn luôn được cập nhật ở thời gian thực.

Google Workspace cũng có xu hướng tập trung vào các hoạt động cốt lõi mà người dùng cần nhất, có nghĩa là nó không bị quá nhiều tính năng như Microsoft 365.

Các ứng dụng Google Workspace không có một số tính năng nâng cao mà bạn sẽ tìm thấy trong Microsoft Word hoặc Excel, nhưng cũng vì thế mà Google Workspace có giao diện đơn giản, gọn gàng và có ý nghĩa hơn với người dùng.

5.2 Khả năng sử dụng của Microsoft 365

Bộ Office chắc chắn đã đi được một chặng đường dài và không có gì phải nghi ngờ gì khi hãng cố gắng phát triển bộ ứng dụng này thành phiên bản cao cấp hơn cho nhiều doanh nghiệp – chính là Microsoft 365.

Microsoft đóng gói mọi tính năng trong Microsoft 365 mà hãng có thể nghĩ ra. Tuy nhiên, đôi khi nó quá rối rắm và quá… cao cấp so với phần lớn nhu cầu người sử dụng. Điều này đặc biệt đúng với các phiên bản máy tính để bàn của Word, Excel và PowerPoint. 

Mặt khác, các phiên bản ứng dụng dành cho thiết bị di động và trình duyệt lại đơn giản hơn nhiều trong thiết kế. Nó cũng tập trung nhiều hơn vào việc đưa các công cụ quan trọng nhất vào tầm tay người sử dụng.

Kết luận: Nếu bạn và nhân viên của bạn quen thuộc hơn với giao diện người dùng của giải pháp nào hơn thì có thể cân nhắc sử dụng bản có phí của giải pháp đó. Tuy nhiên, nếu các ứng dụng của Google và Microsoft đều không quen thuộc với bạn thì Google Workspace dễ dàng tiếp cận hơn một chút so với Microsoft 365.

>> Xem ngay: So sánh Google Workspace Business Starter và Microsoft 365 Business Basic

6. EMAIL DOANH NGHIỆP

Gmail của Google và Outlook của Microsoft được coi là hai trong số những ứng dụng email doanh nghiệp hàng đầu hiện nay. Hầu hết người dùng chủ yếu quan tâm đến việc họ có thể dễ dàng thiết lập email mang thương hiệu của mình như thế nào (yourname@yourbusiness.com thay vì @ gmail.com), dung lượng lưu trữ email bao nhiêu và giới hạn kích thước tệp tối đa có thể đính kèm vào email.

6.1 Email doanh nghiệp của Google Workspace

Google Workspace cung cấp 30GB dung lượng lưu trữ và cho phép bạn dễ dàng thiết lập email của mình trên tên miền web của doanh nghiệp đồng thời tận dụng tất cả các chức năng của Gmail.

Gmail cho phép tệp đính kèm có dung lượng lên đến 25MB, mặc dù bạn có thể chia sẻ tệp lớn hơn tệp đó trực tiếp từ Google Drive. Bạn có thể gửi tới 2.000 email mỗi ngày và nhận được hơn 86.000 email mỗi ngày.

6.2 Email doanh nghiệp Microsoft 365

Ứng dụng email khách dành cho doanh nghiệp của Microsoft là Outlook, có giới hạn gửi là 5.000 email mỗi ngày và giới hạn dung lượng lưu trữ 50GB trong mỗi gói của họ. Giới hạn này tách biệt với dung lượng lưu trữ đám mây tổng thể của bạn, có nghĩa là tệp đính kèm email của bạn không chiếm dung lượng trong OneDrive. 

Mặt khác, nếu không gian lưu trữ email quan trọng, không giống như Google Workspace, bạn không thể sử dụng toàn bộ bộ nhớ đám mây lên đến 1TB cho email.

Kết luận: Các tùy chọn quản lý email doanh nghiệp của Google Workspace mang lại lợi thế hơn so với Microsoft 365. Bộ nhớ email được chia sẻ với giới hạn bộ nhớ Google Drive tổng thể, nếu email không đủ bộ nhớ bạn có thể share qua Google Drive dễ dàng hơn so với Microsoft 365 vì giới hạn dung lượng email chỉ 50GB thôi.

7. ỨNG DỤNG DI ĐỘNG

Google Workspace và Microsoft 365 đều bao gồm phần mềm để tạo tài liệu, bảng tính và bản trình bày. Cả hai đều cung cấp các phiên bản dựa trên trình duyệt, cũng như các ứng dụng iOS và Android. 

Tuy nhiên, chỉ có Microsoft 365 cung cấp phiên bản phần mềm dành cho máy tính để bàn trong các gói Business Standard và Business Premium.

7.1 Ứng dụng Google Workspace: Google Docs, Sheets và Slides

Tất cả các ứng dụng của Google Workspace để tạo tài liệu, trang tính và trang trình bày, đều dựa trên trình duyệt và các phiên bản ứng dụng dành cho di động. Thật không may, Google Workspace không có phiên bản dành cho máy tính để bàn.

Tuy nhiên, mỗi tệp đều có tùy chọn đánh dấu tệp để truy cập ngoại tuyến, cho phép bạn tiếp tục làm việc trên tệp ngay cả khi bạn mất kết nối internet, cập nhật các thay đổi của bạn vào lần tiếp theo khi kết nối với internet.

7.2 Ứng dụng Microsoft 365: Word, Excel & PowerPoint

Các ứng dụng tạo tài liệu của Microsoft 365, Word, Excel và PowerPoint, có sẵn dưới dạng phần mềm máy tính để bàn, ứng dụng dựa trên trình duyệt và ứng dụng di động. Giống như Google Workspace, các tài liệu mới, các thay đổi và chỉnh sửa được thực hiện ngoại tuyến sẽ tự động được lưu và đồng bộ hóa với đám mây sau khi bạn trực tuyến trở lại.

Kết luận: Ở mặt này thì không có gì bàn cãi việc Microsoft 365 có lợi thế hơn một chút so với Google Workspace. Với tuổi đời hơn 30 năm của Office, hầu hết mọi người ít nhất đã quen thuộc với các tính năng và giao diện người dùng của Word, Excel và PowerPoint.

8. KHẢ NĂNG CỘNG TÁC

Google Workspace và Microsoft 365 được xây dựng dựa trên sự cộng tác của nhóm. Tuy nhiên, cả hai công ty đều sử dụng cách tiếp cận độc đáo của riêng họ để hỗ trợ cách làm việc theo nhóm. Và trên phương diện này, tùy vào sự thích hợp của cách cộng tác mà Google Workspace và Microsoft 365 đem lại cho bạn để lựa chọn nếu khả năng cộng tác trong tổ chức là tiêu chí bạn đặt lên hàng đầu.

8.1 Khả năng cộng tác của Google Workspace

Google Workspace giúp cho việc cộng tác trở nên đơn giản và thông minh.

Trên thực tế, một trong những điểm mạnh nhất của phần mềm năng suất của Google là nhiều người có thể làm việc trên cùng một tài liệu, bảng tính hoặc trang trình bày cùng một lúc mà không cần phải lưu tệp, liên kết email với nhau và theo dõi các phiên bản.

Các bản sửa đổi diễn ra trong thời gian thực đồng thời cho bạn khả năng xem những thay đổi nào đã được thực hiện và chấp nhận hoặc từ chối chúng.

8.2 Khả năng cộng tác của Microsoft 365

Lợi thế cộng tác của Microsoft 365 nằm ở việc nó được sử dụng rộng rãi trong hầu hết môi trường kinh doanh. Các đại lý bán hàng và đội nhóm có thể gửi tài liệu Word, bảng tính Excel hoặc bản trình bày PowerPoint cho khách hàng bên ngoài tổ chức. Nó cũng cung cấp nhiều tính năng cao cấp hơn Google Workspace chẳng hạn như các dịch vụ với trí tuệ nhân tạo tích hợp để giúp người dùng tạo các tài liệu đẹp mắt hơn.

Kết luận: Nếu chủ yếu làm việc nội bộ thì bộ ứng dụng Google Workspace đã cung cấp đủ sức mạnh cho bạn. Nếu thường xuyên cộng tác và gửi tài liệu với khách hàng bên ngoài, sử dụng sự quen thuộc và tiện lợi của Microsoft 365 sẽ giúp bạn làm việc tốt hơn.

9. HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

Google Workspace và Microsoft 365 đều cung cấp hỗ trợ qua điện thoại và web 24/7 cho khách hàng doanh nghiệp của họ. Mỗi người cũng có quyền truy cập vào các thư viện kiến ​​thức và các diễn đàn hỗ trợ cộng đồng của hãng. Google và Microsoft đều phục vụ cho các doanh nghiệp và dịch vụ khách hàng của họ cũng rất tốt.

9.1 Dịch vụ khách hàng của Google Workspace

Google cấp cho quản trị viên Google Workspace quyền truy cập vào hỗ trợ qua điện thoại, email và trò chuyện 24/7 bằng 14 ngôn ngữ. Đối với người dùng, hỗ trợ có sẵn thông qua Google Help và Google Support. Google được biết đến là nơi có các nhân viên hỗ trợ hữu ích và giải quyết các vấn đề nhanh chóng khi bạn cần một người hỗ trợ thực sự.

9.2 Dịch vụ khách hàng Microsoft 365

Microsoft 365 cũng cung cấp hỗ trợ trực tiếp qua điện thoại và email cho khách hàng doanh nghiệp. Ngoài ra, Microsoft có các tài liệu đào tạo phong phú, bao gồm hướng dẫn tự trợ giúp, video hướng dẫn và cơ sở kiến ​​thức có thể tìm thấy dễ dàng. Microsoft nổi tiếng là người chú ý đến khách hàng doanh nghiệp của mình và hỗ trợ Microsoft 365 cũng không khác gì.

Kết luận: Không có thắng hay thua vì bất cứ tổ chức nào cũng muốn đem lại sự hài lòng cho khách hàng của mình. Nếu không thể liên hệ trực tiếp với hàng vì lý do bất đồng ngôn ngữ, bạn có thể liên hệ với các đối tác Google Workspace và Microsoft 365 của hãng tại Việt Nam.

KẾT LUẬN

Với các doanh nghiệp nhỏ và nhu cầu sử dụng vừa phải, Google Workspace là lựa chọn hợp lý. Ngược lại, các tổ chức có nhiều đội ngũ, phòng ban và nhu cầu sử dụng nhiều công cụ tích hợp thì Microsoft 365 lại thích hợp hơn cả.

Vậy, chi phí của cả 2 hãng là trở ngại lớn nhất cho bạn? Như đã giới thiệu, giải pháp lúc này chính là Zoho Workplace với chi phí chỉ bằng 50% Google Workspace và 45% của Microsoft 365. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các tính năng và chi phí của Zoho Workplace với 2 hãng còn lại tại đây.

Chúc thành công!

>> Xem thêm: So Sánh Zoho Workplace & Microsoft 365: Giải Pháp Đám Mây Hiệu Quả Cho Mọi Doanh Nghiệp