Email là một phương tiện liên lạc quan trọng trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Microsoft, một trong những công ty công nghệ hàng đầu thế giới, hiện cũng phát triển và cung cấp nhiều dịch vụ email cho người dùng.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích rõ ràng với bạn email của Microsoft là gì và những tính năng nổi bật của chúng.

1. Email của Microsoft là gì?

Email của Microsoft là các dịch vụ email được cung cấp bởi Microsoft, gồm Outlook.com, Microsoft Exchange và email Microsoft tích hợp trong bộ ứng dụng Microsoft 365.

Email của Microsoft cho phép người dùng gửi – nhận thư điện tử, quản lý email, lịch và danh bạ liên lạc một cách hiệu quả.

Trong đó:

• Outlook.com (hay Outlook) là một dịch vụ email được cung cấp bởi Microsoft dành cho người dùng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ. Bạn dễ dàng nhận ra email sử dụng dịch vụ email Outlook nhờ công thức đặt tên email là tenban@outlook.com.
• Microsoft Exchange là một ứng dụng email và dịch vụ máy chủ được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và tổ chức. Tên miền email Exchange do tổ chức quyết định, ví dụ tenban@tencongty.com.
• Microsoft 365 là một bộ công cụ văn phòng trực tuyến của Microsoft tích hợp sẵn Outlook, Exchange và các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint, v.v.

2. Các hình thức email của Microsoft

Nhiều người lầm tưởng Exchange và Outlook là một nhưng trên thực tế đây là hai nền tảng email khác nhau. 

Microsoft Exchange được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và tổ chức, trong khi Outlook chủ yếu được sử dụng bởi người dùng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ.

Exchange được tạo thành từ 2 thành phần cốt lõi là hệ thống duyệt mail (Exchange Online hoặc Outlook) và hệ thống máy chủ lưu trữ mail (Exchange Server). Do đó, bản thân Outlook không chứa dữ liệu email mà người dùng sẽ thông qua ứng dụng này để truy cập vào hệ thống email lưu trữ trên Exchange Server.

Nói một cách đơn giản, Exchange là phần mềm chạy trên máy chủ đám mây và có thể lưu trữ, quản lý tất cả các email của người dùng. Trong khi đó, Outlook là ứng dụng email và quản lý thông tin liên lạc cài đặt trên desktop, không thể hoạt động nếu không có Microsoft Exchange.

2.1 Microsoft Outlook

Microsoft Outlook là một trong những ứng dụng email phổ biến nhất trên thế giới. Outlook cung cấp cho người dùng một loạt các tính năng tiện ích để quản lý email, lịch và danh bạ.

Microsoft Outlook có thể được sử dụng như một ứng dụng độc lập, nhưng cũng có thể dùng như một phần của bộ ứng dụng Microsoft 365.

Microsoft Outlook hoạt động được trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm máy tính để bàn, điện thoại di động và máy tính bảng.

Các tính năng nổi bật của Outlook bao gồm:

• Quản lý email: Outlook cho phép người dùng quản lý email một cách hiệu quả bằng cách sắp xếp email theo chủ đề, loại bỏ email rác và tạo bộ lọc để chuyển email đến từng thư mục cụ thể.
• Lịch: Outlook cung cấp cho người dùng công cụ lịch để quản lý sự kiện, cuộc họp và lịch làm việc cá nhân. Đồng thời, người dùng còn có thể chia sẻ lịch của mình với người khác và tạo lịch làm việc chung cho nhóm.
• Danh bạ: Outlook cho phép người dùng lưu trữ thông tin liên lạc của đối tác hoặc khách hàng theo dạng tên, địa chỉ email và số điện thoại. Người dùng cũng có thể chia sẻ thông tin này với đồng nghiệp hoặc với nhóm.
• Tích hợp với Microsoft 365: Outlook được tích hợp trong Microsoft 365 cho phép người dùng truy cập vào các ứng dụng văn phòng như Word, Excel và PowerPoint trực tiếp từ trong ứng dụng.

2.2 Microsoft Exchange

Microsoft Exchange là một ứng dụng email và dịch vụ máy chủ được phát triển bởi Microsoft. Exchange được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và tổ chức để quản lý, chia sẻ email, lịch và danh bạ.

Các tính năng quan trọng của Microsoft Exchange gồm: 

• Quản lý lịch làm việc: Exchange cho phép người dùng tạo và quản lý lịch làm việc, tạo các cuộc họp và sự kiện, chia sẻ lịch làm việc và cài đặt lời nhắc.
• Quản lý và email: Exchange cho phép quản lý email một cách hiệu quả bằng cách tạo các bộ lọc để tự động chuyển email đến các thư mục cụ thể, lọc email rác, báo cáo email gửi hoặc nhận.
• Tạo và chia sẻ danh bạ: Exchange cho phép người dùng tạo, quản lý danh bạ và chia sẻ thông tin liên lạc với người khác trong tổ chức.
• Quản lý nhiệm vụ: Exchange cung cấp tính năng quản lý nhiệm vụ, cho phép người dùng tạo và quản lý danh sách công việc, theo dõi tiến độ và cài đặt lời nhắc.
• Tính năng bảo mật: Exchange cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ như chứng nhận số, mã hóa dữ liệu và các tính năng bảo vệ chống lại các cuộc tấn công mạng.
• Tích hợp với Microsoft 365: Exchange được tích hợp với Microsoft 365 cho phép người dùng truy cập vào các ứng dụng văn phòng như Word, Excel và PowerPoint,… trực tiếp từ trong ứng dụng.

>> Xem thêm: So sánh Microsoft Exchange và Microsoft Outlook

3. Tổng quan về email Microsoft trong bộ ứng dụng Microsoft 365

Microsoft 365 là bộ ứng dụng của Microsoft bao gồm các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint, OneDrive,… Bộ ứng dụng cũng được tích hợp sẵn email Outlook và Microsoft Exchange tùy theo gói dịch vụ trả phí mà bạn lựa chọn.

Các gói Microsoft 365 có tích hợp sẵn email Outlook và Exchange bạn có thể tham khảo gồm Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium.

Các tính năng quan trọng của email Microsoft trong bộ ứng dụng Microsoft 365 gồm có:

• Email theo tên miền doanh nghiệp giúp tăng độ uy tín cho doanh nghiệp
• Thoải mái lưu trữ nhờ dung lượng email lớn, lên đến 50GB hoặc không giới hạn tùy gói
• Đồng bộ dữ liệu và lưu trữ mọi thứ với dung lượng lưu trữ đám mây OneDrive lên đến 1TB
• Tích hợp và luôn được cập nhật các tính năng mới trong các ứng dụng cộng tác và làm việc của Microsoft
• Bảo vệ mọi dữ liệu với các tính năng bảo mật nâng cao, chống spam, mã độc
• Truy cập email từ mọi nơi nhờ khả năng tương tích với PC, thiết bị di động và trình duyệt web

Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp thường lựa chọn email Microsoft tích hợp trong bộ ứng dụng Microsoft 365 để tiết kiệm chi phí và giảm thiểu bộ máy vận hành.

Sử dụng gói Microsoft 365, bạn vừa có thể sở hữu email doanh nghiệp giúp tăng độ uy tín cho tổ chức, vừa thoải mái lưu trữ dữ liệu nhờ dung lượng lưu trữ OneDrive lên đến 1TB. Đồng thời, bạn sẽ luôn được cập các tính năng mới trong các ứng dụng cộng tác và làm việc của Microsoft, cùng nhiều lợi ích khác về quyền riêng tư và bảo mật.

Kết

Trên đây là giải thích cụ thể nhất cho câu hỏi email Microsoft là gì, những loại email Microsoft và tính năng của chúng. Hy vọng bạn viết đã mang đến cho bạn thông tin hữu ích.

>> Có thể bạn quan tâm: