Vậy định tuyến email là gì? Khi nào nên sử dụng định tuyến email? Email Routing của Google Workspace có gì ấn tượng? Cùng tìm hiểu.

Thông thường, các dịch vụ email đơn giản như hosting email không thể cung cấp tính năng này ngoại trừ các dịch vụ email hiện đại như Google Workspace (trước đây là G Suite). Và nếu muốn sử dụng tính năng này, bạn phải thuê một bên thứ ba.

1. Định tuyến email là gì?

Email Routing hay định tuyến email là cách phân luồng và định hướng email đến những vị trí đã được cài đặt. Nói cách khác, định tuyến email gần giống như việc, bạn lọc những thư mình không cần, nhưng thay vì bỏ vào thùng rác, nó sẽ chuyển đến người nhận phù hợp hơn.

Thông thường, các email đến đi qua dịch vụ lọc thư rác và tất cả các email “qua cửa” sẽ được gửi đến máy chủ email của bạn. Định tuyến email vượt xa tính năng lọc thư rác và cho phép bạn sao chép hoặc chuyển hướng email dựa trên các quy tắc tùy chỉnh. Các quy tắc định tuyến có thể dựa trên người gửi, người nhận hoặc nhiều tham số khác.

Với định tuyến email, một email có thể được gửi đến người nhận ban đầu và được cc cho (những) người nhận khác hoặc nó có thể được chuyển hướng đến một đích hoàn toàn khác.

2. Khi nào thì cần định tuyến email?

Định tuyến email sẽ giúp bạn theo dõi các email quan trọng và đảm bảo cập nhật đúng người. Bạn có thể sử dụng nhiều cách để định tuyến email:

• Gửi yêu cầu bán hàng đến đúng người hoặc bộ phận
• Sắp xếp ngay lập tức số lượng lớn email hàng ngày
• Tự động sao chép email cho người quản lý để giám sát và chịu trách nhiệm
• Lưu trữ có chọn lọc các email quan trọng
• ….

3. Định tuyến email trong Google Workspace

Nếu bạn biết đến Google Workspace như một phiên bản Gmail nâng cao thì, hãy suy nghĩ lại. Google Workspace còn làm được nhiều hơn những gì bạn nghĩ và có thể làm việc tương đương hàng trăm ứng dụng bạn đang dùng gộp lại.

Định tuyến Email là một trong những tính năng ấn tượng này của Google Workspace và luôn đi kèm tính bảo mật cấp cao. Bạn sẽ không phải vừa dùng dịch vụ email của một bên, vừa thuê định tuyến email từ một bên khác. (Và cả công cụ bảo mật email từ một bên khác nữa!!).

3.1 Định tuyến email trực tiếp

Bạn có thể sử dụng phương pháp này nếu tổ chức của bạn chỉ sử dụng Gmail.

Đây là cấu hình mặc định cho các email được gửi đến người dùng Google Workspace và gửi email trực tiếp đến hộp thư đến Gmail của người nhận tương ứng. Trong trường hợp email được gửi đến một người dùng không phải là người dùng Google Workspace trong tổ chức của bạn, máy chủ sẽ loại bỏ email đó, trừ khi bạn đã định cấu hình địa chỉ nhận toàn bộ thư đến.

>> Xem thêm: Cách đăng ký email tên miền Google miễn phí – 30 ngày dùng thử, số người dùng không giới hạn.

3.2 Định tuyến email bằng cách sử dụng phân phối nhiều lần

Trong trường hợp gửi nhiều lần, thư đến sẽ được gửi đến hộp thư đến Gmail hoặc hộp thư đến của máy chủ kế thừa, tùy thuộc vào người nhận. 

Phương pháp này hoạt động tốt nếu một số người dùng của bạn sử dụng Gmail và những người khác sử dụng giải pháp gửi thư khác. Ngoài ra, phân phối phân tách hoạt động tốt nếu bạn đang di chuyển sang Gmail từ máy chủ thư cũ và bạn định thực hiện kiểm tra với một nhóm nhỏ người dùng. Bạn có thể thiết lập quy tắc định tuyến nhận toàn bộ thư cho người dùng chưa đăng ký để nhận tin nhắn.

3.3 Thiết lập phân phối kép

Với tư cách là quản trị viên, nếu bạn cần gửi email đến 2 hoặc nhiều hộp thư đến, bạn nên thiết lập gửi kép. Người dùng sẽ nhận được thư trong hộp thư đến Gmail và hộp thư đến không phải Gmail hoặc máy chủ bên ngoài.

3.3.1 Cách phân phối kép hoạt động

Trong phân phối kép, thư đến được gửi đến máy chủ chính trước tiên. Máy chủ chính gửi từng thư đến hộp thư đến được liên kết với nó, sau đó chuyển tiếp tất cả thư đến máy chủ phụ. Máy chủ phụ gửi thư đến hộp thư đến của máy chủ phụ.

Máy chủ chính là máy chủ thư được xác định trong bản ghi MX cho tên miền của bạn.

3.3.2 Máy chủ kế thừa làm máy chủ chính

Sử dụng Gmail làm máy chủ chính để phân phối kép. Nếu trong trường hợp bạn sử dụng máy chủ kế thừa làm máy chủ chính, đừng cập nhật bản ghi MX của bạn lên Google.

3.4 Thiết lập địa chỉ catch-all email

Tạo địa chỉ Catch-all email để nhận toàn bộ thư được tạo, đảm bảo vẫn có thể nhận được các thư vô tình được gửi đến một địa chỉ email không chính xác cho một miền.

3.5 Định tuyến tin nhắn đến những người nhận khác

Bạn có thể định cấu hình quy tắc định tuyến để chuyển tiếp thư đến những người nhận khác. Bạn có thể thực hiện các cài đặt khác nhau cho từng người dùng.

3.6 Thiết lập gửi hộp thư không phải Gmail

Nó có thể được sử dụng để lọc thư rác và định tuyến lại tất cả các thư không phải là thư rác đến máy chủ thư bên ngoài của bạn. 

Người dùng có thể đăng nhập vào Trung tâm Thông báo và truy cập thư sạch của họ bằng hộp thư tại chỗ và không có quyền truy cập vào hộp thư Gmail.

Tất cả các cài đặt này có thể được điều chỉnh cho những người và nhóm khác nhau sử dụng các đơn vị tổ chức.

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể thiết lập chính sách định tuyến trên toàn miền cho các thư đến. Bạn cũng có thể xác định lộ trình gửi dựa trên nội dung hoặc tệp đính kèm của thư.

Nếu thư được định tuyến từ máy chủ Gmail hoặc Google Workspace đến máy chủ người nhận bên ngoài và không thể thiết lập kết nối do lỗi hết thời gian, từ chối hoặc 400, thư sẽ được đưa vào hàng đợi và được thử lại.

Thông thường, một lần thử lại được thực hiện lặp đi lặp lại sau mỗi vài phút. Nếu bạn cập nhật cài đặt của mình bằng máy chủ mới trong khi thư vẫn đang được thử lại, thư sẽ vẫn được chuyển đến máy chủ gốc chứ không phải máy chủ đã cập nhật. Thư được giữ trong hàng đợi và thử lại trong tối đa 7 ngày trước khi chúng được trả lại cho người gửi. Nếu có lỗi vĩnh viễn chẳng hạn như lỗi 500, thư sẽ bị từ chối ngay lập tức.

Nếu được sử dụng đúng cách, định tuyến email sẽ mang lại cho doanh nghiệp của bạn lợi thế cạnh tranh bằng cách cải thiện hiệu quả và tổ chức. Và nếu sử dụng dịch vụ chất lượng như Google Workspace bạn sẽ không lo lắng email bị thất lạc hoặc mất email.