Nếu bạn đang hướng đến việc sử dụng email chuyên nghiệp cho tổ chức của mình, hãy tìm hiểu email hosting là gì và các nội dung liên quan trong bài viết này.

Email hosting hay lưu trữ email là dịch vụ cung cấp hoặc cho thuê không gian lưu trữ email của người dùng. Hiểu đơn giản thì, bạn cần có một chiếc tủ với kích cỡ phù hợp, đủ an toàn để bảo vệ thư của mình không bị thất lạc hoặc bị lấy cắp.

Tuy nhiên, Email Hosting không đơn giản chỉ có vậy.

1. Định nghĩa email hosting là gì

Email hosting là dịch vụ cho phép bạn gửi, lưu trữ và nhận email trên các máy chủ được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp.

Khác với các dịch vụ email miễn phí như Gmail, Hotmail,…, khi có dịch vụ email hosting bạn có thể thiết lập một địa chỉ email chuyên nghiệp kết hợp với tên miền của mình. Địa chỉ email doanh nghiệp được lưu trữ điển hình có định dạng tennguoidung@tendoanhnghiep.com.

2. Cách email hosting hoạt động

Khi bạn nhận được email đến địa chỉ email của mình, email đó sẽ được định tuyến trên Internet và được lưu trữ trên máy chủ của bạn.

Lúc này, quản trị viên máy chủ sẽ xác định các hành động cần thực hiện với email này như nhận, bỏ qua hay định tuyến đến địa chỉ khác.

Máy chủ sẽ dựa vào một số nguyên tắc để xác định tính hợp lệ của email, đây có phải thư rác không, người gửi có phải email bị hạn chế không,…

Tính năng này cũng phân biệt rõ email miễn phí và có phí. Với email miễn phí, người dùng thường xuyên nhận được thư rác vì bộ lọc thư rác hạn chế.

>> Xem thêm: Google Workspace, Zoho Workplace và Microsoft 365 là 3 dịch vụ email nổi tiếng hiện nay.

3. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng email hosting?

Khi đăng ký dịch vụ email hosting nghĩa là bạn đã có chủ đích hiện diện trên môi trường online với email theo đuôi tên miền cho doanh nghiệp.

Có một địa chỉ email chuyên nghiệp là rất quan trọng, lý do:

• Địa chỉ email chuyên nghiệp sẽ tăng thêm độ tin cậy và cho khách hàng của bạn biết rằng bạn là một doanh nghiệp hợp pháp
• Một địa chỉ email sử dụng tên miền của bạn là địa chỉ duy nhất và dễ nhớ
• Một email doanh nghiệp riêng biệt giúp bạn luôn phân loại email công việc và email cá nhân hợp lý hơn
• Email doanh nghiệp giúp bạn kiểm soát tài khoản người dùng của tổ chức hiệu quả hơn. Bạn dễ dàng kích hoạt email cho nhân viên mới và hủy kích hoạt email cho nhân viên cũ.

Ngoài ra, nhà cung cấp dịch vụ email sẽ cấp cho bạn một máy chủ hoạt động như một liên kết đáng tin cậy giữa máy chủ email của bạn và máy chủ email của người nhận. Khi bạn gửi email, nó sẽ được đính tuyến giữa hai máy chủ để đảm bảo quá trình gửi và vận chuyển email của bạn diễn ra suôn sẻ.

Với dịch vụ email hosting, bạn có thêm một lớp bảo mật khi gửi thông tin nhạy cảm qua email, giảm thiểu rủi ro vi phạm hoặc đánh cắp dữ liệu. Các email chủ email uy tín cũng đảm bảo dữ liệu được mã hóa, đảm bảo không thể truy cập trái phép.

4. Phân loại dịch vụ email hosting

Phần lớn, các doanh nghiệp thường sẽ thuê dịch vụ email hosting thay vì tự cài đặt. Chỉ một số ít các công ty và tập đoàn lớn muốn bảo vệ dữ liệu của mình thay vì thuê một bên thứ ba thì mới xây dựng hệ thống email hosting riêng.

Bài viết này chúng tôi chỉ sẻ ở khía cạnh thuê email hosting.

Có 2 hình thức: Lưu trữ email trên máy chủ đám mây – Cloud Email Hosting và Lưu trữ email trên máy chủ vật lý – Server Email Hosting.

Cùng điểm qua một số đặc điểm của 2 hình thức này:

Về dịch vụ lưu trữ Email trên đám mây:

• Hầu hết với dịch vụ này, bạn chỉ trả tiền cho số lượng tài khoản email mà bạn cần, bổ sung bất cứ khi nào cần.
• Nhân viên của tổ chức có thể truy cập dữ liệu từ mọi nơi vì dữ liệu được lưu trữ an toàn trên đám mây
• Tổ chức không cần thiết phải có nhân viên IT giám sát máy chủ 24/7. Việc giám sát và vận hành đều do bên dịch vụ cung cấp xử lý
• Bạn không phải mua máy chủ hay phần cứng. Những gì cần làm là trả phí đăng ký dịch vụ.
• Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ Cloud email hosting đều trang bị cá nhóm bảo mật chuyên dụng, xử lý triệt để các vấn đề về kỹ thuật và bảo mật dữ liệu người dùng.
• Không cần mua và sử dụng nhiều dịch vụ hỗ trợ khác nhau như dịch vụ backup dữ liệu, dịch vụ bảo mật,…
• Tài khoản hoạt động ổn định và liên tục trên nhiều thiết bị, ngay cả khi thiết bị chuyên dụng của bạn bị hỏng.
• Chi phí cao

Đối với hình thức lưu trữ email trên máy chủ vật lý:

• Chi phí rẻ, có thể mua theo gói bao gồm nhiều tài khoản thiết lập cùng lúc
• Giới hạn dung lượng lưu trữ do phụ thuộc vào máy chủ và phần cứng
• Không thể cung cấp tài nguyên cho số lượng lớn khách hàng
• Không gian lưu trữ dữ liệu thấp, nhanh đầy bộ nhớ nếu số lượng user sử dụng cao
• Khó nâng cấp thiết bị mà không xảy ra lỗi gì
• Chi phí đăng ký rẻ hơn các nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây
• Dễ triển khai chiến dịch email marketing hàng loạt

Tùy thuộc vào nhu cầu của từng tổ chức, một trong hai loại hosting trên có thể là lựa chọn tốt hơn.

>> Xem thêm: Lưu trữ On-premises và Cloud: thuận lợi, bất lợi và giải pháp nào ưu thế hơn?

Kết

Nếu so với email miễn phí, sử dụng email doanh nghiệp có phí đi kèm email hosting chỉ có nhiều ưu điểm và lợi ích hơn mà thôi. Hi vọng bài viết giúp bạn hiểu rõ khái niệm email hosting là gì và có phương án lựa chọn dịch vụ phù hợp.