Địa chỉ Catch-All Email được tạo để đảm bảo bạn vẫn có thể nhận được các email được gửi vào các địa chỉ email mà người gửi vô tình viết sai. Vậy Catch-All Email là gì? Nó có thật sự cần thiết? Catch-All Email có phải lúc nào cũng nên sử dụng?
Trong bài viết này chúng tôi sẽ giải thích catch-all email là gì và chỉ ra nhược điểm của tính năng này.
Nội dung chính
1. Catch-All Email là gì?
Catch-All Email hay Catch-All Email Alias là chức năng nhận toàn bộ email được gửi đến tên miền email của bạn khi email người nhận không tồn tại hoặc không chính xác.
Catch-All Email là là tính năng có sẵn trên hầu hết các Email Server hay Email Hosting.
2. Catch-All Email hoạt động như thế nào?
Giả sử ai đó muốn gửi email cho bạn nhưng lại nhập sai địa chỉ email của bạn. Địa chỉ đúng là yourname@yourdomain.com thì họ gõ nhầm thành youname@yourdomain.com
Khi bật cấu hình Catch-All Email, thay vì email sẽ được trả lại cho người gửi, thì nó vẫn được lưu trữ và gửi lại vào email đúng.
Sử dụng Catch-All Email nếu bạn có tần suất cao những người nhập sai địa chỉ email hoặc tên miền email của bạn dễ nhầm lẫn hoặc dễ viết sai.
Catch-All Email có ưu điểm là giúp bạn và tổ chức của mình luôn nhận được email và phản hồi kịp thời, nhất là với các email quan trọng. Tuy nhiên, nó không phải lúc nào cũng tốt.
>> Xem thêm: Google Workspace tính năng chi tiết.
3. Nhược điểm của Catch-All Email
Nhược điểm chính là thư rác.
Những kẻ gửi thư rác thường cố gắng đoán địa chỉ email trong miền của bạn và thường thì nó được thực hiện thông qua một cuộc tấn công thu thập thư mục. Thư rác được gửi đến một danh sách tuân thủ các tên người dùng phổ biến, trong các biến thể khác nhau. Nếu thư rác được trả lại cho họ, thì họ biết địa chỉ email không hợp lệ.
Khi bạn có bí danh email để nhận toàn bộ thư, tất cả thư rác được gửi đến tên miền của bạn sẽ được gửi đến địa chỉ này. Người ta không thể hiểu được quy mô của vấn đề thư rác. Ví dụ: Google khuyên không nên tạo bí danh tổng hợp trên dịch vụ Gmail của họ:
“Khối lượng thư đến có thể vượt quá giới hạn nhận của Gmail, dẫn đến tài khoản bị khóa hoặc các thư hợp pháp bị hoãn lại, bị gửi trễ thậm chí bị trả lại.”- theo Google.
Catch-All Email cho phép những kẻ gửi thư rác gửi các email không mong muốn đến các địa chỉ email ngẫu nhiên. Điều này tạo ra áp lực cho các máy chủ thư, làm chậm chức năng hoạt động bình thường của máy chủ thư.
>> Xem thêm: Cách đăng ký email tên miền Google miễn phí, có ngay 30 ngày dùng thử, số người dùng không giới hạn.
Vậy điều gì sẽ xảy ra khi người gửi gửi một email đến một địa chỉ email không hợp lệ?
Khi người gửi muốn gửi cho bạn địa chỉ email nhưng đã nhập sai địa chỉ email miền của bạn, thông báo lỗi “không gửi được” sẽ được kích hoạt và gửi lại cho họ để thông báo sự cố. Điều này sẽ khiến họ kiểm tra lại địa chỉ email của bạn hoặc bất kỳ lỗi đánh máy nào hoặc các vấn đề có thể xảy ra khác. Sau khi sự cố được khắc phục, họ có thể gửi lại email đến đúng địa chỉ email.
Mặc dù quá trình này liên quan đến thông báo lỗi (chúng tôi biết nhiều người không thích nhìn thấy thông báo lỗi), nhưng nó hướng sự chú ý của họ đến bất kỳ vấn đề có thể xảy ra để có thể tránh được trong tương lai.
Ví dụ: giả sử địa chỉ email miền của bạn là jsmith@domain.com nhưng một người đã nhầm rằng đó thành j.smith@domain.com. Lưu ý rằng thêm dấu “.” vào các địa chỉ email không còn giống nhau. Mọi thứ sẽ vẫn bình thường nếu bạn có bật Catch-All Email cho các trường hợp sai địa chỉ email này. Họ sẽ vẫn gửi email vào địa chỉ đó vì nghĩ rằng đó là địa chỉ đúng.
Nhưng nếu trường hợp email bị xóa, một thông báo lỗi “không gửi được” sẽ được kích hoạt – đó là lý do khiến sự nhầm lẫn trở nên lớn hơn. Họ sẽ tự hỏi bạn vừa thay đổi địa chỉ email của mình? “Có phải tôi đã gửi nó đến địa chỉ email sai và bạn không cho tôi biết?”
Nhưng nếu bạn không thiết lập Catch-All Email, email vẫn sẽ gửi lỗi “không gửi được cho phép họ xác định sự cố và gửi lại email đến địa chỉ email chính xác, ngay từ khi bắt đầu.
Vậy thì, bạn nghĩ rằng mình có nên sử dụng Catch-All Email hay không?
