Trong quá trình sử dụng Email bạn sẽ gặp phải các tình trạng không gửi được tệp đính kèm hoặc tệp bị lỗi. Những tình huống này có thể là do kích thước tệp tin quá lớn, định dạng tệp tin không được hỗ trợ hoặc kết nối Internet bị gián đoạn…
Với những tệp đính kèm quan trọng cần phải được gửi thì việc khắc phục sẽ như thế nào? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến các lỗi khi đính kèm tệp trong Email và cách khắc phục.
Cùng tìm hiểu chi tiết!
Nội dung chính
1. Các lỗi khi đính kèm tệp trong Email
Một số nguyên nhân thường xảy ra khi đính kèm tệp trong Email là:
1.1 Kích thước tệp tin quá lớn
Mỗi nhà cung cấp dịch vụ Email sẽ có những hạn chế riêng về tệp đính kèm, ví dụ như:
- Gmail: 25MB
- Outlook: 20MB (trên tất cả các phiên bản)
- Zoho Mail: 25MB
- Yandex: 22MB
Với những tệp tin vượt quá dung lượng cho phép thì khi gửi email sẽ xảy ra lỗi. Chính vì thế, để khắc phục nguyên nhân này, bạn cần phải tuân thủ theo các giới hạn về dung lượng tệp đính kèm.
>> Xem thêm: Cách Đính Kèm Một File Trong Gmail – Hướng Dẫn Chi Tiết
1.2 Quá nhiều tệp tin đính kèm trong Email
Khi người dùng đính kèm quá nhiều tệp tin trong email cũng là một trong những nguyên nhân xảy ra lỗi. Bởi vì, một hộp thư đến và đi sẽ có giới hạn kích thước trong mức cho phép. Nếu người dùng cố gắng đính kèm quá nhiều tệp, dẫn đến dung lượng tệp tin quá lớn thì nền tảng email sẽ thông báo lỗi và không cho phép gửi email đi.
1.3 Tệp tin bị lỗi
Nếu bạn đang gửi một email và đính kèm một tệp tin bị lỗi thì hệ thống email có thể sẽ không đọc được hoặc không xử lý được tệp tin đó, dẫn đến lỗi không gửi được email. Chính vì thế, bạn cần nên kiểm tra các tệp tin có bị lỗi hay không trước khi đính kèm vào một email.
1.4 Tệp tin bị chặn
Tệp tin bị chặn là các những loại tệp tin mà hệ thống bảo mật hay phần mềm quét virus coi là nguy hiểm và không cho phép gửi hoặc nhận qua email. Bởi vì, những tệp tin này thường chứa mã độc, virus, phần mềm độc hại hoặc những nội dung không hợp lệ có thể ảnh hưởng đến thiết bị của người nhận. Một số tệp tin bị chặn thường là các file có đuôi: .exe, .dll, .bat, .vbs, .com và .scr…
1.5 Lỗi đường truyền kết nối mạng
Khi đường truyền kết nối mạng đang không ổn định hoặc bị gián đoạn cũng sẽ ảnh hưởng đến việc gửi và nhận email. Để khắc phục lỗi đường truyền kết nối mạng thì người dùng cần thực hiện các bước như sau:
- Kiểm tra kết nối mạng của máy tính và cấu hình kết nối email trên hệ thống.
- Kiểm tra xem máy chủ email của người gửi và người nhận có hoạt động bình thường hay không.
- Thử gửi lại email sau một khoảng thời gian và kiểm tra lại đường truyền kết nối mạng.
2. Cách khắc phục lỗi khi đính kèm tệp trong Email
Sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách khắc phục lỗi đính kèm trong tệp Email:
2.1 Chia sẻ bằng các phần mềm lưu trữ đám mây
Khi cần gửi các File dữ liệu, hoặc các tệp tin văn bản có dung lượng lớn, bạn có thể chia sẻ thông qua các phần mềm lưu trữ đám mây như Drive của Google, Outlook của Microsoft 365 hoặc WorkDrive của Zoho.
Bạn chỉ cần nhập địa chỉ email là người được mời có thể truy cập tệp mà bạn chia sẻ. Ngoài ra, bạn cũng có thể sao chép URL và gửi liên kết này thông qua email.
2.2 Nén tập tin trước khi gửi
Bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm để nén tập tin trước khi gửi nhằm giảm kích thước của tệp và thời gian gửi tệp qua email cũng sẽ nhanh hơn. Khi gửi email, bạn có thể đính kèm tệp tin nén này vào email thay vì tệp tin gốc.
Hầu hết các thiết bị máy tính đều cho phép bạn chuyển tài liệu thành tệp .zip. Khi nén tập tin, bạn có thể sử dụng mật khẩu để bảo vệ tệp, việc này nhằm bảo mật thông tin an toàn hơn khi chia sẻ hoặc gửi tệp qua email.
2.3 Chia dữ liệu thành nhiều file nhỏ
Chia dữ liệu thành nhiều file nhỏ là quá trình chia nhỏ một tập tin lớn thành nhiều tập tin nhỏ hơn để tiện lợi trong việc gửi qua email.
Khi chia nhỏ dữ liệu thành các tệp tin nhỏ hơn, bạn có thể đính kèm chúng vào email. Sau đó, người nhận sẽ cần phải kết hợp các tệp tin nhỏ thành một tệp tin lớn bằng cách sử dụng phần mềm hỗ trợ để tránh mất dữ liệu và đảm bảo tính toàn vẹn của tệp tin gốc. Bạn có thể sử dụng các phần mềm chia nhỏ file dữ liệu như HJSplit, GSplit, hay WinZip…
Trên đây là những thông tin về các lỗi khi đính kèm tệp trong Email và cách khắc phục. Hy vọng rằng sẽ hữu ích đến bạn, giúp bạn xử lý được các lỗi khi đính kèm tệp trong email.
Chúc bạn thành công!
