Zoho Mail với Zoho Workplace là một giải pháp độc lập về nền tảng email và trọn bộ công cụ làm việc trên đám mây. Trong đó, Streams là một ứng dụng được tích hợp trong 2 giải pháp này, với các chức năng nổi bật, hỗ trợ người dùng kết nối và làm việc hiệu quả hơn.
Cùng tìm hiểu chi tiết về những tính năng hữu ích của Streams ngay sau đây!
Nội dung chính
1. Giới thiệu về Streams
Streams là một trong những tính năng được tích hợp trong giải pháp Zoho Mail. Chức năng chính của tính năng này là cộng tác và kết nối trò chuyện cá nhân hoặc trò chuyện theo nhóm.
Tại Streams bạn có thể:
- Trò chuyện ngay trên email: Không cần đến chuỗi email Forward
- Tạo ghi chú: Thiết lập, tạo các ghi chú về thông tin
- Tạo sự kiện: Theo các thông tin người tham dự, ngày, giờ, thời lượng và địa điểm
- Giao nhiệm vụ: Giao nhiệm vụ cho các thành viên khác hoặc cho cá nhân
- Thêm dấu trang: Thêm dấu trang bằng cách nhập URL website, tiêu đề, mô tả.
Có thể nói đây là một tính năng nổi bật của Streams, được đa số người dùng yêu thích và sử dụng vì sự tiện lợi. Hai giải pháp lớn như Google Workspace và Microsoft 365 sẽ không có tính năng này trên giải pháp email như là Zoho Mail.
>> Tìm hiểu: Zoho Mail Là Gì? Ưu Điểm, Nhược Điểm Và Tính Năng Zoho Mail
2. Những tính năng hữu ích của Streams
Cùng tìm hiểu các tính năng hữu ích của Streams như sau:
2.1 Chia sẻ Email
Streams được xem là tính năng định tuyến email. Có nghĩa là, bạn sẽ không cần phải bấm ‘reply, forward, reply all’, các chuỗi email đó sẽ được thay bằng một khung trò chuyện.
Bạn có thể đề cập đến người nào đó bằng kí tự “@” và sau đó bình luận ngay trên khung chat của email. Bạn cũng có thể tương tác trên các bình luận bằng cách nhấp vào biểu tượng trái tim hoặc thảo luận xung quanh bài đăng.
Streams còn có tính năng bình luận riêng tư ngay trên khung trò chuyện. Các thông tin sẽ chỉ hiển thị với bạn và những người có liên quan. Những người khác sẽ không thấy được các bình luận riêng tư mà bạn đã thiết lập.
Có thể thấy, Zoho thật sự thông minh khi đưa các tính năng bình luận và tương tác quen thuộc trên các trang mạng xã hội vào email của mình. Với Streams, người dùng sẽ tối ưu được công việc, không phải trải qua các chuỗi email dài lê thê mà còn tăng thêm sự thích thú trong công việc khi có thể thả tim, bình luận, tương tác.
2.2 Bộ lọc tùy chọn
Với chức năng ‘Filter by’, bạn sẽ xem được các thông tin như được sắp xếp theo các bài đăng như là: Email, ghi chú, nhiệm vụ, sự kiện, tin nhắn, dấu trang…
Chức năng của bộ lọc này sẽ giúp bạn có thể theo dõi các thông tin rõ ràng được rõ ràng và chi tiết hơn.
2.3 Thiết lập nhóm và quản lý nhóm
Bạn có thể thiết lập các nhóm phù hợp với các phòng ban trong doanh nghiệp, tổ chức như là: Marketing, Sales, HR… Mỗi nhóm sẽ một bảng tin và không gian riêng để trò chuyện.
Bạn có thể gửi tin nhắn đến nhóm, gắn thẻ những người có liên quan và cùng nhau thảo luận tương tác ngay trên Stream.
Với tính năng quản lý nhóm, người đăng bài có thể mời một người nào đó để họ có thể thấy bài đăng trên Streams. Bạn có thể nhấp vào Invite để thêm người được mời vào bài đăng hoặc chọn nút từ chối lời mời bên cạnh nút thích.
2.4 Thiết lập mục yêu thích
Biểu tượng ngôi sao trên bài đăng là cách để bạn thiết lập danh mục yêu thích. Tất cả các bài đăng sẽ được hiển thị trong tab Favorites. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và xem lại các bài viết được thiết lập trong mục yêu thích.
2.5 Tính năng Timeline trong Task
Trong mục Task, Timeline sẽ là nơi hiển thị tất cả những thông tin quan trọng như là ai đã tạo Task, Task này được phân bổ cho ai và trạng thái của Task như thế nào… Tất cả đều sẽ hiển thị chi tiết để người dùng dễ dàng theo dõi hơn.
2.6 Lưu trữ các bài đăng cần thiết
Để lưu trữ các bài đăng, bạn chỉ cần chọn từ mục Archive. Khi ấy, bài đăng sẽ được lưu lại cho tất cả thành viên trong nhóm, chỉ cần bạn ấn vào biểu tượng Views để xem lại các bài đăng đã lưu.
Chức năng lưu trữ này sẽ chỉ dùng cho người đăng bài, người kiểm duyệt hoặc người tạo nhóm.
3. Làm sao để có thể sử dụng tính năng Streams?
Streams là một tính năng được tích hợp trong giải pháp Zoho Mail và Zoho Workplace. Bạn có thể đăng ký sử dụng các giải pháp email, giải pháp đám mây của Zoho và tính năng Stream sẽ được tích hợp sẵn ngay trên giao diện email.
Những cá nhân hoặc nhóm thường xuyên làm việc qua email, nếu muốn giảm thiểu sự lộn xộn của hộp thư, bạn có thể đăng ký dùng thử Zoho Mail Free.
Chúc bạn thành công!
