Đính kèm file là cách mình gởi một file tài liệu cho người khác.
Trong Mail nội dung thường là text ngắn trao đổi qua lại giữa người với người hoặc một người với một nhóm. Tuy nhiên nếu muốn gởi nhiều hơn như hình ảnh, tài liệu Pdf, tài liệu Docs, tài liệu Excel… thì bạn có thể đính kèm file. Vậy làm thế nào để attach, đính kèm file trong Gmail? Bài viết hôm nay chia sẻ chi tiết cách file đính kèm trong Gmail.
>> Tìm hiểu thêm về Gmail doanh nghiệp Google Workspace
Nội dung chính
1. Thêm file đính kèm trong Gmail
Bước 1: Bấm nút Soạn để bắt đầu gửi email trong Gmail. Bạn điền địa chỉ email muốn gửi tại dòng To, điền tên email tại Chủ đề. Cuối cùng gõ nội dung email vào khung trống phía dưới.
Bước 2: Sau đó ta bắt đầu thêm tập tin vào trong email. Bạn click chuột vào tùy chọn Đính kèm tệp (Có hình ghim kẹp giấy) phía dưới:
>> Xem thêm: Google Workspace lợi ích chi tiết.
Bước 3: Trong hộp thoại Open, đến nơi chứa tập tin bạn muốn đính kèm. Trong ảnh dưới mình muốn đính kèm tập tin Lợi ích của việc … nên sẽ click vào nó sau đó bấm Open (Bạn có thể chọn nhiều tập tin cùng lúc).
Sau khi nhấn vào Open bạn sẽ chọn nơi để file đính kèm để gởi.
Sau khi chọn file gửi bạn chọn Open.
Bước 4: Sau khi chọn tệp muốn gởi, kiểm tra lại email nhấn nút gởi.
Nếu muốn đính kèm cả Folder ví dụ như folder chứa bài viết, folder chứa ảnh… thì trước hết bạn phải nén folder đó thành một cục duy nhất sau đó ta mới đính kèm được.
Ta dùng phần mềm nén WinRAR rất phổ biến hoặc dùng WinZip để nén. Chọn xong bấm Open.
Nếu không khi bạn nhấp thư mực hệ điều hành hiểu là bạn muốn mở thư mục đó.
Nếu folder của bạn có dung lượng nhẹ, ít file thì việc nén chỉ trong giây lát. Người nhận email sẽ tải folder này về rồi giải nén trên máy tính để lấy các tập tin bên trong, rất tiện lợi.
Nếu không muốn nén thì bạn phải vào trong folder đó, chọn tất cả tập tin rồi tải lên Gmail, nhưng cách này không chuyên nghiệp và khó quản lý hơn khi người nhận phải tải từng file về.
Nếu bạn muốn đính kèm thư mục có dung lượng lớn. Chỉ còn cách tải thư lục đó lên Drive. Xem tiếp phần phía dưới.
>> Xem thêm: CC và BCC là gì? Sự khác nhau giữa CC và BCC gởi cùng một lúc nhiều người trong Gmail.
2. Đính kèm ảnh phải làm thế nào?
Để gởi một ảnh cũng đơn giản.
Bước 1: Bấm nút Soạn để bắt đầu gửi email trong Gmail. Bạn điền địa chỉ email muốn gửi tại dòng To, điền tên email tại Chủ đề. Cuối cùng gõ nội dung email vào khung trống phía dưới.
Bước 2: Sau đó ta bắt đầu thêm tập tin vào trong email. Bạn click chuột vào tùy chọn Đính hình ảnh.
Bước 3: Sau khi nhấp vào hình ảnh hộp thoại xuất hiện.
Ảnh là những hình ảnh có sẵn trên Driver của bạn.
Khi muốn đính kèm ảnh có trên internet, bạn chọn Địa chỉ web (URL), tiếp đó dán địa chỉ ảnh tại dòng Dán URL hình ảnh vào đây, bấm nút Chèn.
Bước 4: Sau khi chọn hình ảnh bạn nhấn nút Gởi.
3. Gởi file đính kèm dung lượng lớn
Để đính kèm file dung lượng lớn các bạn phải tải file đó lên Drive của bạn.
Bước 1: Sau khi đăng nhập vào tài khoản Gmail. Nhấn nút Soạn.
Bước 2: Sau khi điền địa chỉ email, tên email và nội dung, ta bắt đầu chèn file dung lượng lớn. Bạn click chuột vào biểu tượng Google Drive, nó nằm bên phải biểu tượng ghim kẹp giấy.
Bước 3: Nếu file cần gửi có trong Google Drive của bạn thì ta chỉ cần chọn file đó rồi bấm Chèn.
Nếu file đó nằm trên máy tính, bạn bấm vào Tải lên. Sau đó chọn tiếp Chọn tệp từ máy tính của bạn.
Muốn nhanh hơn, bạn có thể dùng chuột kéo file đó vào đây.
Bước 4: Trong hộp thoại Open, bạn chọn file cần đính kèm rồi bấm Open.
Bước 5: Chờ một chút cho Google Drive tải file lên. Thời gian tải phụ thuộc vào dung lượng file và đường truyền internet nhà bạn.
Cuối cùng bấm Tải lên.
>> Xem thêm: So sánh Zoho mail và Gmail miễn phí ai thực sự là bá chủ?
4. Các tìm kiếm file đính kèm trong Gmail
Tài liệu rất quan trọng đối với mỗi chúng ta. Việc sắp xếp và lưu trữ tài liệu, thông tin ngày càng được chú trọng và phát triển.
Trong thời gian dài sử dụng số lượng và dung lượng của bạn ngày càng tăng. Việc ghi nhớ và tìm kiến tài liệu rất tốn thời gian.
Các toán tử tìm kiếm nâng cao giúp bạn lọc những loại file đính kèm cụ thể bằng một vài lần nhấn phím. Dưới đâu là những mẹo tìm kiếm file nhanh nâng cao của Gmail.
Nhấp vào ô tìm kiếm của Gmail và nhập các toán tử phù hợp.
4.1 Tìm kiếm theo loại file
- has:attachment – Kết quả trả về là Email chứa bất cứ thứ gì được đính kèm.
- has:drive|document| spreadsheet|presentation – Kết quả trả về là Email có file đính kèm hoặc liên kết Google Drive, Docs, Sheets hay Slides.
Ví dụ, has:drive sẽ lọc các email có file đính kèm được liên kết với Google Drive.
- filename:.doc – Toán tử tìm kiếm nâng cao này hoạt động gần giống hệt như tùy chọn ở trên (nhưng toán tử này được ghi trong tài liệu là để tìm kiếm các loại file đính kèm).
Lưu ý: “filename:” có nghĩa là đã có một file đính kèm, vì vậy bạn không cần phải sử dụng “has:attachment” cùng với nó. Ngoài ra, không cần dấu chấm trước phần mở rộng file, tức là filename:.doc = filename:doc.
- filename:google*.doc – Kết quả trả về email có file doc được đính kèm và các file này có [google] ở đầu tên (trong khi filename:*google*.doc tìm kiếm những email có tài liệu đính kèm với từ “google” đã đề cập ở đâu đó trong tên file).
- filename:.doc OR filename:.html – Kết quả trả về email có file .doc hoặc .html (hay cả hai) được đính kèm.
- filename:.doc AND filename:html – Kết quả trả về email có cả file .doc hoặc .html được đính kèm.
4.2 Tìm kiếm file theo dung lượng
Ngoài ra, bạn có thể tập trung tìm kiếm vào các email cũ theo dung lượng file.
Gmail cũng hỗ trợ các tham số “larger” và “smaller” để giúp bạn tìm email trong phạm vi dung lượng. Ví dụ, thay thế số 8 và 10 bằng số bạn muốn:
larger:10mb
smaller:8mb
Kết quả trả về là tất cả những Email chứa tất cả các tập tin đính kèm từ 8mb đến 10mb.
5. Lỗi không mở được file đính kèm
Bạn nhận được 1 file đính kèm nhưng không mở được phải làm thế nào? Dưới đây là những lỗi và cách khắc phục không mở được file đính kèm.
5.1 Định dạng tập tin lạ
Bạn nhận được một số file như auto Car, Adobe Photoshop. Những file này trên máy tính bạn thường không có phần mềm tương ứng để mở.
Trong trường hợp này bạn phải cài phần mềm rồi mới mở được.
Một số phần mở rộng của tập tin
| Phần mở rộng của tập tin | Phần miền hỗ trợ |
| .psb và .psd | Photoshop |
| .dwg | Autocar |
| .bmp | Microsoft Paint |
| .exe hoặc .com | Executable file |
| .mp3 | Audio File |
| .html hoặc .htm | HTML file |
Mong những chức năng đính kèm tệp trên có thể giúp ích cho các bạn. Chúc các bạn thành công! Nhưng để tìm kiếm các file các khó và tốn thời gian hơn.
5.2 Tập tin nén
Một file có dung lượng lớn được gởi đến hộp thư của bạn. Tập tin sẽ được nén lại bằng phần mềm ném.
Như vậy để xem tập tin loại này các bạn cần phải giải nén như WinRAR rất phổ biến hoặc dùng WinZip để nén.
Chú ý với những hệ điều hành cũ sẽ không hỗ trợ cài đặc phần miềm này.
5.3 Phần mềm diệt virus
Các phần mềm diệt virus được cài đặt trên máy tính chủ động chặn một số file đính kèm trên máy tính. Trong trường hợp này các bạn chú ý tạm thời tắt phần mềm diệt virus. Sau đó, mở file lại bình thường.
Nhưng các bạn chú ý khi nhận được những file đính kèm từ email không rõ ràng các bạn nên cẩn thận. File đính kèm đó có thể chứa mã độc phá hoại máy tính của bạn.
5.4 Mail được gởi từ máy tính Apple đến một máy tính thông thường
Trong trường hợp người gởi email sử dụng máy tính Mac, File đính kèm không được lưu dưới dạng thích hợp với Window. Bởi vậy không thể mở tập tin đính kèm.
5.5 Không có quyền truy cập
Một số người dùng sử dụng một số ứng dung Google Docs, Google Sheets, Google Slides… để phát triển nội dung của mình. Để bảo mật thông tin file này chỉ mình họ mới có quyền truy cập xem, sửa…
Người nhận không thể xem được nội dung email do người gởi chỉ chèn đường dẫn của thư mục đó mà không cấp quyền truy cập cho người nhận.
Trong trường hợp này người gởi chỉ cần mở tập tin đó lên và nhấp vào ô “Request Access”, Google sẽ yêu cầu người gởi cấp quyền truy cập cho bạn.
Kết
Trong bài viết mình đã chia sẻ với các bạn những nội dung cần thiết sử dụng File đính kèm. Chúc các bạn thành công!
