Gmail miễn phí (sẽ gọi tắt là Gmail) thường được sử dụng bởi người dùng cá nhân (học sinh, sinh viên, nhân viên chỉ cần nhu cầu gửi và nhận thư). Và Gmail miễn phí đã làm rất tốt vai trò này, trở thành ứng dụng email miễn phí được sử dụng nhiều nhất hiện nay.

Tuy nhiên, ngoài việc gửi và nhận email, Gmail không đủ đáp ứng các nhu cầu cao hơn. Gmail có phí trong các gói Google Workspace (G Suite cũ) không những đáp ứng rất tốt mà còn nhanh chóng trở thành ứng dụng email cho doanh nghiệp hiện đại nhất hiện nay.

Qua quá trình sử dụng, chúng tôi khám phá ra 13 tính năng tuyệt vời của Google Workspace mà Gmail (và một số ứng dụng email có phí khác) khó có thể bì kịp. 

Chúng tôi sẽ bóc tách cặn kẽ ngay dưới đây và nếu được, bạn hãy trả lời giúp chúng tôi “Đâu là tính năng quan trọng nhất và độc nhất của Google Workspace, quyết định đến hiệu quả của email doanh nghiệp?”

Bảng tóm lược tính năng của Gmail có phí và miễn phí (dựa trên đối tượng người dùng doanh nghiệp):

TÍNH NĂNG	GMAIL FREE	GMAIL GOOGLE WORKSPACE
Email tên miền doanh nghiệp		✔
Khả năng bảo mật	Kém	Cao
Dung lượng lưu trữ	Thấp	Có giới hạn và không giới hạn
Tệp đính kèm	Hạn chế	Kích thước lớn
Cộng tác nhóm		✔
Quảng cáo và spam	Thường xuyên	Không có quảng cáo Thiết lập chính sách spam riêng
Xét duyệt email		✔
Lịch sử gửi nhận/email		✔
Bản sao email và bằng chứng pháp lý		✔
Hỗ trợ 24/7		✔
Tích hợp các bộ công cụ hoặc ứng dụng		✔
Đồng bộ hóa Gmail với Microsoft Outlook	Không thể	Dễ dàng đồng bộ
Chi phí sử dụng	Miễn phí	Có phí và chi phí cao

1. So sánh 13 tính năng của Gmail và Gmail Google Workspace

Phân tách chi tiết các tính năng trên:

1.1 Dung lượng lưu trữ

Một điểm khác biệt lớn giữa Google Workspace và Gmail miễn phí chính là dung lượng lưu trữ.

Trong khi Gmail chỉ cho 15GB dung lượng hộp thư đến thì gói Google Workspace Business Starter đã cung cấp đến 30GB cho mỗi người dùng.

Ngoài ra, khi nâng cấp lên các gói Business Standard hoặc Enterprise, bạn sẽ nhận được dung lượng lưu trữ đến 5TB hoặc không giới hạn trên điện toán đám mây cho mọi người dùng trong tổ chức.

Với doanh nghiệp, nhận và gửi email là việc thiết yếu hàng ngày. Lượng email đến và đi mỗi ngày lên đến vài trăm. Nếu không muốn bỏ lỡ email quan trọng hoặc liên tiếp bị nhắc “bộ nhớ đầy không thể nhận thêm mail” thì nên sử dụng Google Workspace ngay từ bây giờ.

1.2 Tệp đính kèm

Nếu là người dùng Gmail “kỳ cựu” chắc chắn từng đôi lần bạn không thể đính kèm video hay tải một loạt hình cùng lúc. Thế là bạn loay hoay tìm cách gửi tệp theo cách khác (như tải hình lên Google Drive) hoặc bực dọc không thèm gửi nữa.

Với Google Workspace, gắn kèm tệp không còn là ác mộng. Google Workspace cho giới hạn gửi và nhận file đính kèm lên đến 50MB (tùy gói) và có thể đính kèm bất kỳ loại tệp tài liệu nào. Đây cũng là một trong những tác vụ mà người dùng doanh nghiệp phải sử dụng hàng ngày nếu muốn tránh xa những thiết bị rườm rà như USB.

Ngoài ra, bạn có thể mua thêm dung lượng lưu trữ mà không bắt buộc phải nâng cấp gói khác nhau của Google Workspace.

>> Xem thêm: File đính kèm hướng dẫn đính kèm tài liệu, file, hình ảnh, thư mục trong Mail.

1.3 Quảng cáo và spam

Người dùng Gmail thường xuyên bị spam, quảng cáo rác mà không thể loại bỏ, đành phải “sống chung với lũ”. Và có một số trường hợp, email quan trọng cũng bị rơi vào mục spam, quảng cáo.

Trái lại, Google Workspace cung cấp trải nghiệm email hoàn toàn không có quảng cáo cho doanh nghiệp, cho phép bạn tập trung 100% vào email của mình mà không bị xao lãng bởi các tin “bán đất, bán nhà, làm đẹp, v.v…

Google Workspace mang đến cho doanh nghiệp một cách thức làm việc trực tuyến mới. Với quyền quản trị viên, bạn có thể kiểm soát email người gửi/nhận cũng như loại email đến/đi, từ đó tăng trải nghiệm tốt nhất cho toàn bộ người dùng trong tổ chức.

Xem cách xử lý trường hợp không muốn nhận mail spam thì phải làm thế nào?

1.4 Cộng tác nhóm

Phải nói rằng, tính năng “tạo hộp thư cộng tác nhóm” là chức năng cực “xịn sò” của Google Workspace mà không phải dịch vụ email nào cũng có. Xin ví dụ cụ thể để bạn dễ hình dung:

Khi bạn muốn tạo một email đại diện cho một nhóm/phòng ban như sale@emailbusiness.vn, hotrokythuat@emailbusiness.vn sau đó bạn có thể gán tất cả email của các thành viên thuộc nhóm này vào. Từ đây, bạn sẽ có được các chức năng:

• Toàn bộ thành viên trong nhóm đều nhận được email từ bất kỳ ai gửi đến
• Toàn bộ thành viên trong nhóm có thể trả lời email dưới quyền email chung hoặc email cá nhân
• Các thành viên có thể theo dõi tiến độ công việc, quá trình xử lý công việc chỉ từ email này
• Quản trị viên có thể gắn quyền trả lời/gửi email cho bất kỳ thành viên nào bằng email của quản trị viên

Tính năng cộng tác nhóm của Google Workspace không chỉ chuyên nghiệp hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp mà còn tiết kiệm thời gian, gia tăng sự linh động, tức thì trong một nhóm.

1.5 Xét duyệt email đến và đi

Với Gmail, bấm gửi là gửi, dù bạn có muốn “trở tay” hay một thoáng hối hận vì gửi nhầm email thì cũng “vô phương cứu chữa”. Thế nên Gmail trong Google Workspace mới bổ sung tính năng này.

Dưới góc độ là doanh nghiệp, mọi thông tin đến khách hàng đều phải chỉn chu, chuyên nghiệp và cung cấp đúng thông tin. Một nội dung sai lệch có thể gây thiệt hại đến hàng tỷ đồng.

Google Workspace trao quyền cho quản trị viên có thể dừng email gửi đi lại một chặng, xem xét hoặc chỉnh sửa trước khi gửi đi. Bước này cũng nhằm hạn chế rò rỉ thông tin ra bên ngoài nếu công ty đang nghi ngờ cá nhân nào đó đang có hành vi không đúng.

1.6 Bản sao email và bằng chứng pháp lý

Với Gmail, khi email xóa là mất hẳn, bạn không có cách nào khôi phục được. Tuy nhiên với Google Workspace, Google thiết lập các bản sao lưu cho cả những email bị xóa hoặc người dùng bị xóa để làm bằng chứng pháp lý khi cần thiết.

Bất cứ vấn đề liên quan đến kiện cáo, sử dụng trái phép tài nguyên doanh nghiệp đều cần có chứng thực rõ ràng. Và đây chính là một trong những tính năng mà người dùng doanh nghiệp rất thích ở Google Workspace.

1.7 Lịch sử gửi/nhận email

Quá trình gửi/nhận email bất kỳ được ghi lại rất rõ ràng: từ ngày giờ gửi/nhận, người gửi/nhận, ở đâu, trên thiết bị nào… đều thể hiện rõ trong lịch sử email.

Đây cũng là tính năng cần thiết cho các doanh nghiệp lớn, cần kiểm soát dữ liệu hay trích xuất các bằng chứng cần thiết cho nhiều trường hợp xảy đến (như hết hạn hợp đồng, người chỉnh sửa email cuối cùng….)

1.8 Tích hợp các bộ công cụ hoặc ứng dụng

Gmail trao quyền sử dụng các công cụ của Google như Google Docs, Google Sheet, Hangout, Calendar… nhưng vẫn bị giới hạn về dung lượng và chức năng của các công cụ.

Bên cạnh bộ công cụ trên, Google Workspace còn tích hợp nhiều công cụ khác như Cloud Search, Google Meet, Google Vault… giúp bạn làm được nhiều việc hơn và hiệu quả hơn.

1.9 Email tên miền doanh nghiệp

Với Gmail, bạn chỉ tạo được email gắn với đuôi @gmail.com và không có thêm tùy chọn. Với doanh nghiệp, đuôi tên miền là @gmail.com bị khách hàng đánh giá là thiếu chuyên nghiệp, không đáng tin.

Với Google Workspace, tạo email gắn với tên miền doanh nghiệp (ví dụ uyenvu@emailbusiness.vn) chính là cách chuyên nghiệp hóa và gây dựng thương hiệu trong mắt người dùng. Bạn có thể tạo thêm bí danh email sử dụng cho các trường hợp khác nhau. Quản trị viên có thể thêm tối đa 30 bí danh email cho mỗi người dùng mà không mất thêm chi phí.

Ví dụ: bill@solarmora.com muốn có một địa chỉ email riêng cho các yêu cầu bán hàng. Anh ấy thiết lập bí danh email sales@solarmora.com. Thư được gửi đến một trong hai địa chỉ sẽ chuyển vào hộp thư đến của Bill.

1.10 Khả năng bảo mật

Gmail cho phép người dùng thiết lập xác thực 2 yếu tố. Tuy nhiên với dữ liệu doanh nghiệp, chỉ một cách xác thực là không “xi nhê”, đặc biệt với tình trạng bảo mật kém và thường xuyên bị hack dữ liệu ở Việt Nam.

Google Workspace được đánh giá là nền tảng email bảo mật tốt hàng đầu hiện nay. 

Việc đi đầu trong việc lưu trữ email trên nền tảng điện toán đám mây cũng là lợi thế giúp Google tiên phong công nghệ, chinh phục và kiểm soát dữ liệu trên điện toán đám mây bằng các công nghệ và quy trình hiện đại nhất.

Bạn có thể xem chi tiết tại đây.

1.11 Hỗ trợ 24/7

Google Workspace hỗ trợ khách hàng 24/7, bạn có thể gọi trực tiếp lên tổng đài Google để nhận hỗ trợ theo thời gian thực hoặc liên hệ qua các đối tác ủy quyền để giải đáp ngay. Với người dùng Gmail, vấn đề của bạn khó lòng giải quyết tức thời như vậy.

1.12 Đồng bộ hóa Gmail với Microsoft Outlook

Microsoft Outlook là một trong những ứng dụng email phổ biến nhất hiện nay và ngay cả ở Việt Nam. 

Với Gmail, nếu bạn muốn đồng bộ dữ liệu email, lịch và địa chỉ liên lạc với Microsoft Outlook là rất phức tạp.

Tuy nhiên, Google Apps Sync được tích hơp trong Google Workspace là công cụ đi kèm cho phép bạn bạn sử dụng Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010 và 2013 dễ dàng hơn.

1.13 Chi phí sử dụng

Chi phí thì không cần phải nói, Gmail (đến hiện tại) là hoàn toàn miễn phí. Còn muốn sử dụng Google Workspace, bạn phải trả ít nhất là 6 USD/User/tháng.

Nhưng tính ra, với quá nhiều cái lợi về lâu về dài cho doanh nghiệp thì chi phí nay thật sự không đáng là bao!

> Xem chi tiết giá của Google Workspace tại thị trường Việt Nam – được ủy quyền cung cấp bởi MMGROUP

2. Google Workspace so với các dịch vụ email có phí khác

Vậy Google Workspace so với các email có phí khác thì sao?

Tất nhiên, Google Workspace dù “lợi hại” đến mấy vẫn có những nhược điểm. Điểm bất lợi nhất chính là chi phí.

Google Workspace đang có phí (tính trên mỗi user/năm là rất cao) so với nhiều dich vụ khác như Microsoft 365 (đang giảm phí 50% so với phí toàn cầu cho doanh nghiệp nhỏ dưới 300 người dùng tại Việt Nam) hay Zoho Mail (có giá chỉ bằng ⅕ của Google Workspace).

> Mời bạn tham khảo chi tiết bảng giá 3 ông lớn về email cloud server (email trên nền tảng điện toán đám mây) trên đây trước khi chúng ta có bài so sánh cặn kẽ.

3. Chuyển từ Gmail Free sang Gmail Worksace

Tôi muốn chuyển từ Gmail miễn phí sang Google Workspace được không?

Chuyển đổi từ Gmail miễn phí sang Google Workspace rất dễ dàng vì về hình thức và giao diện người dùng thì chúng giống nhau. Việc di chuyển cũng sẽ không làm gián đoạn công việc của bạn vì cùng một hệ thống.

Nếu bạn quá “mù công nghệ”, đội hỗ trợ từ đại lý ủy quyền của Google Workspace hoặc đội ngũ Google sẽ hỗ trợ bạn.

Còn bây giờ, xin trả lời giúp chúng tôi: đâu là yếu tố quan trọng nhất sẽ thuyết phục bạn chuyển sang Google Workspace? Bạn có thể để lại bình luận bên dưới nhé.