Trong thế giới kinh doanh, giao tiếp bằng email như một điều hiển nhiên. Email không chỉ cung cấp khả năng giao tiếp và cộng tác hiệu quả mà còn giúp các tổ chức bảo mật dữ liệu và đảm bảo quyền riêng tư. Chính vì vậy, việc lựa chọn dịch vụ email theo tên miền doanh nghiệp là rất quan trọng.

Những kiến thức cơ bản về email theo tên miền mà bạn cần biết và cách đăng ký email miễn phí với nhà cung cấp Zoho Mail.

Xem clip tóm tắt nhé:

1. Tên miền là gì?

Nếu bạn muốn doanh nghiệp hiện diện trên môi trường kỹ thuật số, đầu tiên bạn cần có tên miền.

Tên miền thường được hình thành bằng cách kết hợp tên tổ chức của bạn với một hậu tố Internet tiêu chuẩn được gọi là TLD (Top Level Domain) ví dụ .com, .net, .info,… Tên miền sẽ có dạng như yourdomain.com hoặc yourbusiness.info.

Sau khi đăng ký tên miền, tổ chức đăng ký tên miền cung cấp Trình quản lý DNS chứa các chi tiết quan trọng như Địa chỉ IP của trang web, bản ghi MX,… để gửi email của bạn.

>> Xem thêm: Email theo tên miền doanh nghiệp là gì?

2. Website là gì?

Website là một tập hợp các trang cung cấp thông tin và chi tiết về doanh nghiệp của bạn.

Bạn sẽ sử dụng trình quản lý DNS của mình để khai báo địa chỉ IP của nhà cung cấp Web Hosting với tên miền của bạn. Điều này đảm bảo rằng bất cứ khi nào ai đó gõ www.yourdomain.com trong trình duyệt, các trang chính xác từ Webhost sẽ được hiển thị và người đọc có thể truy cập thông tin liên quan từ trang web của bạn.  

3. Địa chỉ email theo tên miền doanh nghiệp là gì?

Địa chỉ email doanh nghiệp là những địa chỉ sử dụng tên miền của công ty bạn, chẳng hạn như Patricia@yourcompany.com. 

Vì tính năng kết nối này mà email doanh nghiệp giúp bạn định danh tổ chức, khách hàng sẽ nhận ra bạn, tạo tín thương hiệu và tăng độ tin cậy.

Bạn sẽ sử dụng Trình quản lý DNS để khai báo tên miền của mình với nhà cung cấp dịch vụ email của mình, sử dụng các bản ghi MX do nhà cung cấp dịch vụ email của bạn cung cấp để có thể sử dụng email.

4. Tại sao cần một địa chỉ email theo tên miền doanh nghiệp?

Mặc dù lý do chính để có địa chỉ email doanh nghiệp là để giúp khách hàng nhận dạng bạn, nhưng email doanh nghiệp còn nhiều đặc trưng khác.

4.1 Thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn

Có một địa chỉ email phù hợp với thương hiệu của bạn cho thấy rằng tổ chức của bạn nghiêm túc và chuyên nghiệp trong công việc kinh doanh của mình.

Bằng cách này, doanh nghiệp của bạn cũng sẽ được khách hàng coi trọng vì họ có nhiều khả năng chọn và tin tưởng một doanh nghiệp có địa chỉ email chuyên nghiệp hơn là email cá nhân.

4.2 Xác thực doanh nghiệp

Khi bạn hoặc nhân viên của bạn gửi email bằng địa chỉ bao gồm tên doanh nghiệp của bạn, khách hàng của bạn có thể biết chắc chắn rằng email đó là từ một nguồn xác thực. 

Họ sẽ biết bạn là ai trước khi mở nội dung email của bạn. Điều này sẽ giúp họ xây dựng lòng tin với bạn. Khách hàng cảm thấy an toàn khi trả lời email của bạn hoặc liên hệ với doanh nghiệp của bạn.

4.3 Quảng cáo thương hiệu

Tên doanh nghiệp chứa trong địa chỉ email giúp bạn quảng bá thương hiệu của mình với mọi email bạn gửi. Bằng cách này, bạn chắc chắn sẽ lưu lại trong trí nhớ của khách hàng một thời gian dài. 

4.4 Không bị đánh dấu thư rác

Khi khách hàng nhận ra bạn bằng tên thương hiệu, họ sẽ ít có khả năng đánh dấu bạn là spam. Các nỗ lực của bạn sẽ không bị rơi vào thư rác hoặc spam và lãng phí công sức.

5. Các phương pháp hay nhất khi tạo địa chỉ email theo tên miền doanh nghiệp

Có một số điều cần lưu ý khi bạn tạo địa chỉ email doanh nghiệp:

• Tìm một tên miền có tính liên quan cao nhất đến doanh nghiệp của bạn và khách hàng dễ dàng nhận ra bạn.
• Có một định dạng tiêu chuẩn của các địa chỉ email trong tổ chức của bạn là điều quan trọng. Ví dụ: bạn có thể chọn địa chỉ email là họ + tên@tencongty.com làm định dạng tiêu chuẩn cho tất cả nhân viên. 
• Tạo các địa chỉ email nhóm như support@tencongty.com theo các phòng ban để bạn có thể quản lý tất cả các email của phòng ban từ một nơi.
• Đảm bảo rằng bạn bảo mật địa chỉ email doanh nghiệp của mình trước lừa đảo và gửi thư rác bằng cách xác thực miền của bạn với các cấu hình SPF và DKIM. 

6. Cách chọn nhà cung cấp dịch vụ email tốt nhất

Có nhiều yếu tố cần được xem xét khi bạn chọn một nhà cung cấp dịch vụ email. Một số yếu tố quan trọng nhất bao gồm: 

6.1 Thiết lập dễ dàng  

Đầu tiên, nhà cung cấp dịch vụ email cần cho biết liệu các bước để thiết lập tên miền có đơn giản và không phức tạp hay không. Việc xác thực tên miền rất quan trọng, đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ của bạn không muốn bỏ qua các bước xác thực cần thiết.

6.2 Di chuyển dữ liệu an toàn

Đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ bạn chọn cho phép bạn di chuyển tất cả email, danh bạ và dữ liệu khác từ nhà cung cấp trước đó của bạn.

Quá trình di chuyển không thể bị xâm phạm bằng bất kỳ giá nào vì không có phương thức nào có thể làm mất dữ liệu.

6.3 Bảo mật và riêng tư

Chọn một dịch vụ đảm bảo cho bạn về bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư. Cần có nhiều lớp xác thực cho tài khoản của bạn và mã hóa đầu cuối cho tin nhắn của bạn. Thông tin cá nhân mà bạn đã chia sẻ với dịch vụ cũng phải được giữ kín. Việc tuân thủ quyền riêng tư phải được ưu tiên hàng đầu. 

6.4 Bảng điều khiển mạnh mẽ

Chọn nhà cung cấp dịch vụ có bảng điều khiển mạnh mẽ, cho phép bạn kiểm soát tất cả cài đặt liên quan đến miền của mình, quản lý người dùng và địa chỉ nhóm, thiết lập các hạn chế và chính sách spam và làm được nhiều việc khác. Dịch vụ cũng sẽ đảm bảo cho bạn một tỷ lệ thời gian hoạt động tốt. 

6.5 Các công cụ cộng tác và kinh doanh khác 

Sẽ tốt nhất nếu nhà cung cấp có các phương tiện để cộng tác nhóm nội bộ và các công cụ tích hợp sẵn như lịch, ghi chú, quản lý liên hệ,…

7. Cách tạo địa chỉ email theo tên miền doanh nghiệp với Zoho Mail

Zoho Mail là một nền tảng an toàn, bảo mật và không có quảng cáo để lưu trữ email miền tùy chỉnh của bạn. Zoho Mail cung cấp cho bạn tất cả các yếu tố được đề cập ở trên.

Zoho Mail cho phép bạn đăng ký gói miễn phí và có phí.

Các tính năng trong gói miễn phí của Zoho Mail như sau: 

• 5 tài khoản người dùng 
• Bộ nhớ 5GB / người dùng
• Tệp đính kèm email lên đến 25MB
• Lưu trữ email cho một miền duy nhất
• Xác thực hai yếu tố 

Xem bài viết này nếu bạn muốn tạo tài khoản email theo tên miền miễn phí với Zoho Mail: Tạo email tên miền doanh nghiệp miễn phí với Zoho Mail Free trong 10 bước

Gói Zoho Mail có phí cung cấp 3 phiên bản 5GB – 10GB – 50GB.

Zoho Mail Lite: Trong gói này, mỗi người dùng nhận được tối đa 5GB hoặc 10GB. Gói không giới hạn số lượng tài khoản người dùng được phép mua.

Gói Mail Premium: Trong gói này, mỗi người dùng nhận được tối đa  50GB dung lượng  lưu trữ cho tài khoản Zoho Mail, tài khoản e-Discovery, IMAP và POP,… Gói không giới hạn số lượng tài khoản người dùng được phép mua.

Cách đăng ký như sau: Đăng ký email doanh nghiệp với chi phí tốt nhất l Zoho Mail

Kết

Bạn có thể bắt đầu với email Zoho miễn phí hoặc dùng thử Zoho Mail Premium trong 14 ngày trước khi đăng ký dùng thử.

Hi vọng bài viết giúp bạn có thêm thông tin để lựa chọn dịch vụ Email theo tên miền doanh nghiệp phù hợp.