Thường nói đến doanh nghiệp là nói đến email có trả phí. Các hình thức email miễn phí như Gmail chỉ dành cho cá nhân. Và nói đến email doanh nghiệp thì giải pháp đi kèm thường là Email Hosting – hệ thống lưu trữ email.

Còn nói đến Email Hosting là để trả lời cho câu hỏi: bạn quản lý thông tin liên lạc kinh doanh và nội bộ của doanh nghiệp bằng cách nào?

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét cách hoạt động của dịch vụ lưu trữ email và khám phá những gì nó có thể làm cho doanh nghiệp của bạn.

1. Email Hosting là gì?

Email Hosting là dịch vụ mà trong đó các nhà cung cấp sẽ thuê các máy chủ email (email server) cho người dùng của mình.

Nhìn chung, Email Hosting cung cấp cho doanh nghiệp một hệ thống quản lý tốt email của mình, tích hợp các tính năng nâng cao tăng cường trải nghiệm gửi và nhận email tốt hơn, kiểm soát email spam, tin tặc và rò rỉ dữ liệu tốt hơn email miễn phí hoặc webmail miễn phí. 

2. Phân biệt Domain Hosting, Email Hosting và Web Hosting

Để hiểu rõ hơn vai trò của Email Hosting trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, bạn cần phân biệt vai trò của web hosting, domain hosting và Email Hosting:

2.1 Web Hosting – lưu trữ web

Website của bạn có hoạt động trơn chu, có nhanh chóng truy cập được internet hay không và có thường xuyên bị lỗi server hay không một phần là nhờ vào dịch vụ lưu trữ web. Một số web hosting sẽ bao gồm cả Email Hosting nhưng bạn phải nói với nhà cung cấp này rằng bạn muốn sử dụng cả 2.

2.2 Domain Hosting – lưu trữ tên miền

Ngắn gọn thì là bạn mua tên miền (link website) ở đâu thì nơi đó sẽ cung cấp dịch vụ Domain Hosting cho bạn. Domain Hosting giúp thiết lập và giúp website doanh nghiệp hoạt động.

 2.3 Email Hosting – lưu trữ email

Như đã nói, Email Hosting giúp bạn sử dụng email để làm việc và giao tiếp dễ dàng hơn. Với email doanh nghiệp, tên miền email sẽ khớp với website của bạn.

Ví dụ: nếu trang web của bạn là mywebsite.com, thì địa chỉ email của bạn sẽ là yourname@mywebsite.com. Có một địa chỉ email theo tên miền trang web sẽ làm cho doanh nghiệp trông chuyên nghiệp hơn.

Bạn cần lưu ý rằng, mặc dù mọi người thường nhận được dịch vụ lưu trữ email và lưu trữ web từ cùng một nhà cung cấp, nhưng bạn không cần phải làm như vậy. Bạn có thể chỉ có dịch vụ lưu trữ email, không cần trang web, có nghĩa là bạn có thể nhận từng dịch vụ của mình từ nhà cung cấp mà bạn thích.

3. Lợi ích của dịch vụ Email Hosting

Tại sao bạn muốn chọn giải pháp lưu trữ cho email của mình khi có rất nhiều nhà cung cấp email miễn phí trên mạng?

Có một số câu trả lời cho câu hỏi đó. Lợi ích đầu tiên và quan trọng nhất của dịch vụ lưu trữ email là các quy ước đặt tên miền email mà bạn có thể sử dụng. Bạn có thể có địa chỉ email theo tên doanh nghiệp của mình. Ví dụ: nếu bạn điều hành một doanh nghiệp giao hoa trực tuyến, một email như bob@bobsflowershop.com sẽ trông chuyên nghiệp hơn nhiều so với bobsflowershop@gmail.com. 

Một lợi ích khác của lưu trữ email là bảo mật. Một dịch vụ lưu trữ email có phí luôn an toàn hơn email miễn phí. Các nhà cung cấp lớn như Google, Microsoft và Yahoo có các tùy email miễn phí và đây là “miếng mồi ngon” của tin tặc vì quy mô và người dùng quá lớn. Email Hosting thường có quy mô nhỏ hơn nên dễ kiểm soát và hạn chế tin tặc, hack dữ liệu hơn.

Một lợi ích khác là các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email cho phép bạn quyền kiểm soát dữ liệu của mình hiệu quả hơn. Bạn có thể liên hệ trực tiếp và giải quyết các sự cố ngay tức thì nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề kỹ thuật hoặc bảo mật nào.

>> Xem thêm: Google Workspace – tính năng chi tiết dung lượng lớn

4. Các tùy chọn Email Hosting

Một dịch vụ email hosting chuyên nghiệp và hiệu quả phải thỏa mãn các yếu tố dưới đây (đây cũng có thể xem là tiêu chí để bạn đánh giá chất lượng của một nhà cung cấp email trước khi hợp tác):

4.1 Lưu trữ trực tuyến

Quyền truy cập vào kho lưu trữ email trực tuyến cung cấp cho bạn hồ sợ lịch sử về tất cả các giao dịch kinh doanh của bạn. Một số dịch vụ cung cấp bản sao lưu từ 5 đến 10 năm mà bạn có thể truy cập trực tiếp qua cổng đăng nhập. 

4.2 Nhiều hộp thư

Nếu doanh nghiệp đang phát triển, bạn sẽ cần khả năng tạo hộp thư một cách nhanh chóng. Hãy đảm bảo rằng máy chủ lưu trữ email của bạn cung cấp cho bạn tất cả các hộp thư bạn cần để hỗ trợ hoạt động của mình.

Mọi người thường sử dụng các hộp thư riêng biệt để phân loại email dựa trên các chức năng kinh doanh – bạn có thể có một hộp thư quản trị cho các truy vấn trang web và dịch vụ, một hộp thư thanh toán chuyên nhận các khoản thanh toán, một hộp thư thông tin để liên lạc chung và một hộp thư chuyên cho việc quảng cáo và các chiến dịch email marketing.

>> Xem thêm: Cách đăng ký email tên miền Google miễn phí

4.3 Ưu đãi theo gói

Bạn có thể sử dụng cùng lúc dịch vụ lưu trữ web và dịch vụ lưu trữ email. Với các gói chung bạn có thể tiết kiệm hơn, nhận được mức giá ưu đãi và quản lý hệ thống một cách logic hơn. Tuy nhiên bạn cần tìm nhà cung cấp uy tín để tránh tình trạng dịch vụ thường xuyên bị lỗi hay quá tải ảnh hưởng công việc.

4.4 Dung lượng hộp thư

Đây được xem là tiêu chí khá quan trọng. Nhiều người không tính toán trước dẫn đến dung lượng thường không đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng hàng ngày. Hãy cân nhắc đến số lượng email hàng ngày, các tệp đính kèm và các tệp lớn. Từ đó tìm hiểu dịch vụ email hosting nào có đủ dung lượng và khả năng xử lý dữ liệu mà bạn cần hàng ngày hay không.

4.5 Khả năng mở rộng

Bạn không bao giờ biết được chính xác dung lượng email hoặc bao nhiêu hộp thư bạn sẽ cần về sau này. Các tài khoản email có thể tăng thêm. Các tệp đính kèm email kích thước lớn sẽ lấy hết không gian lưu trữ email của bạn. Điều này sẽ không quan trọng khi nhà cung cấp dịch vụ email hosting có thể đáp ứng tốt nhu cầu ngay cả khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

Bên cạnh đó, trước khi đăng ký bất kỳ dịch vụ email nào, hãy luôn nắm rõ mọi điều khoản được thỏa thuận.

5. Dịch vụ email hosting miễn phí và trả phí

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng email miễn phí vì nhu cầu chưa nhiều, vì cần tìm hiểu nhà cung cấp hoặc vì chưa đủ kinh phí, tùy vào tình hình của doanh nghiệp mà bạn cân nhắc các phương án. 

Một số dịch vụ hỗ trợ song song cả 2 tùy chọn email miễn phí và có phí. Một số gói được phép dùng thử miễn phí trong một khoảng thời gian nhất định.

Tuy nhiên, các tính năng của một email hosting miễn phí và có phí sẽ có nhiều điểm khác biệt.

5.1 Dịch vụ lưu trữ email miễn phí

Dịch vụ email lưu trữ trên web cho phép bạn gửi và nhận thư cũng như quản lý các tài khoản email thông qua webmail (POP) và ứng dụng email (IMAP). Tài khoản email miễn phí phổ biến nhất hiện nay là Gmail.

Ngoài ra, có rất nhiều tùy chọn lưu trữ email miễn phí mà bạn có thể đã quen thuộc như Hotmail của Microsoft, Zoho Mail, Yahoo Mail và AOL…

Ưu điểm của dịch vụ email miễn phí:

• Miễn phí không có cam kết hoặc hợp đồng
• Các dịch vụ email miễn phí thường bao gồm đủ bộ nhớ tệp để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ và cá nhân

Nhược điểm:

• Có nhiều email quảng cáo, email spam, tin rác gây khó chịu
• Các biện pháp bảo mật yếu hơn
• Khách hàng truy cập nghi ngờ tính xác thực của doanh nghiệp bạn
• Không gian lưu trữ ít hơn
• Không có tên miền được cá nhân hóa (your.name@yourbusinessname.com) dẫn đến các địa chỉ email khó nhớ, dài và không có thương hiệu.
• Khả năng hỗ trợ, xử lý kỹ thuật từ nhà cung cấp rất chậm

5.2 Dịch vụ email hosting có phí

Bạn không nên sử dụng dịch vụ lưu trữ email miễn phí nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào email như một yếu tố thúc đẩy doanh thu. 

Dịch vụ lưu trữ email trả phí có nhiều khả năng phù hợp với nhu cầu của một doanh nghiệp đang phát triển. Để mang lại trải nghiệm email tốt nhất có thể, các dịch vụ email cao cấp sẽ bao gồm các tính năng bổ sung như:

5.3 Tên miền được cá nhân hóa

Email gắn với tên miền doanh nghiệp sẽ giúp xây dựng thương hiệu doanh nghiệp hiệu quả hơn. Lấy chính bạn làm ví dụ, với 2 địa chỉ email giao dịch là nguyenhuy@emaildoanhnghiep.com và nguyenhuy@gmail.com, bạn sẽ muốn giao dịch với tài khoản nào hơn?

Chỉ có các dịch vụ email có phí và chuyên nghiệp mới cho phép người dùng sử dụng tên miền doanh nghiệp để làm địa chỉ email (ngoại lệ rất hiếm). Cho nên, việc đầu tư vào email giao tiếp với khách hàng một cách chỉn chu cũng là cách ghi điểm với họ rồi.

Không những vậy, chúng ta đang sống trong thời đại của công nghệ, người dùng rất cảnh giác với các yếu tố gian lận và lừa đảo, email cũng không ngoại lệ.

5.4 Thêm không gian lưu trữ

Nếu các dịch vụ email miễn phí thường có dung lượng thấp và bị giới hạn thì trong các gói có phí bạn sẽ có dung lượng lưu trữ nhiều hơn hoặc có tùy chọn để mua bổ sung dung lượng khi cần.

Ngoài ra, các dữ liệu email của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ ở vùng không gian riêng, an toàn và bảo mật, chỉ có bạn mới được phép truy cập.

5.5 Bộ lọc chống virus và thư rác mạnh mẽ

Nếu quảng cáo và thư rác là nỗi ám ảnh khi sử dụng email miễn phí thì khi sử dụng các dịch vụ email hosting có phí, bạn sẽ có một trải nghiệm “sạch” hoàn toàn không có quảng cáo.

Các biện pháp phải đủ mạnh để ngăn chặn sự cố trong trường hợp mạng bị lỗi hoặc bất kỳ rủi ro nào xảy ra nhằm giữ cho email của bạn luôn an toàn vào bảo mật. Với dịch vụ lưu trữ email doanh nghiệp, các email được bảo mật trong trung tâm dữ liệu an toàn của máy chủ. Các máy chủ email luôn cập nhật các mối đe dọa bảo mật mới nhất, do đó, các giải pháp khắc phục thảm họa của họ là tối ưu.

5.6 Các công cụ cộng tác đi kèm với nhiều dịch vụ email chuyên nghiệp

Mặc dù email đặt ra tiêu chuẩn cho giao tiếp qua email, nhưng chức năng của nó chỉ giới hạn trong một hộp thư điện tử. Mặt khác, các công cụ “collab” là các hệ thống chuyên biệt được tạo ra để cung cấp các dự án. Chúng bao gồm các tính năng như lịch dùng chung, thư mục, ứng dụng nhiệm vụ và danh bạ… và có thể được xem, chia sẻ và chỉnh sửa giữa một nhóm người, có thể hữu ích cho các tổ chức và doanh nghiệp cộng tác trực tuyến.

5.7 Tùy chỉnh chỉnh sách email cho doanh nghiệp

Nhiều dịch vụ lưu trữ email cao cấp cho phép bạn tùy chỉnh các chính sách email về gửi và nhận thư trong và ngoài tổ chức sao cho phù hợp nhất. Đây là tính năng nâng cao mà không phải nhà cung cấp nào cũng có thể đáp ứng.

Nếu dữ liệu doanh nghiệp tuyệt đối quan trọng hoặc là dạng dữ liệu nhạy cảm, bạn nên cân nhắc đến tính năng này khi tìm một dịch vụ email hosting chuyên nghiệp.

5.8 Tiết kiệm chi phí

Sử dụng một công ty cung cấp hosting bên ngoài cho phép bạn giảm chi phí. Vì các tác vụ bảo trì, quản lý và cập nhật phiên bản mới được xử lý bên ngoài, bạn sẽ cần ít yêu cầu quản lý tại chỗ và tài nguyên phần cứng hơn.

Một số tính năng nâng cao khác như:

• Các lược đồ xác thực email – bộ lọc, sao chép và định tuyến email
• Quản lý thư mục và danh bạ
• Kích thước tệp đính kèm lớn
• Danh sách trắng và đen khi gửi mail
• Sao lưu/lưu trữ
• Sử dụng bí danh, bộ chuyển tiếp và trả lời tự động
• Quy tắc email

6. Tôi có thể lưu trữ email của mình trên máy chủ riêng của tôi không?

Tất nhiên là được. Tuy nhiên việc thiết lập là cực kỳ tốn kém và khó thiết lập hơn bạn nghĩ.

Nếu bạn chọn lưu trữ email của riêng mình, bạn sẽ cần… một máy chủ. Niềm vui không dừng lại ở đó. Máy chủ của bạn cần một người biết cách quản lý, vì vậy bạn sẽ cần đội IT giỏi. Và đó không phải là tất cả. Bạn cũng cần xem xét:

• Chi phí phần cứng
• Dung lượng mạng hạn chế
• Giới hạn lưu trữ
• Giấy phép phần mềm
• Trách nhiệm sao lưu dữ liệu email của bạn

Đây chỉ là một số lý do mà hầu hết tổ chức lựa chọn dịch vụ thay vì tự chạy riêng một máy chủ.

Có rất nhiều thách thức liên quan đến máy chủ nội bộ. Bao gồm việc không đủ bảo mật, sao lưu không thành công, khó đồng bộ hóa tin nhắn trên nhiều thiết bị (máy tính để bàn, máy tính bảng và điện thoại di động). Đây là những thứ có thể gây ra khủng hoảng cho một doanh nghiệp.

May mắn thay, có nhiều lựa chọn thay thế có sẵn để tránh những thách thức nêu trên.

Có rất nhiều lợi thế khi chọn một nhà cung cấp dịch vụ email thay vì tự mình thực hiện. Vì tính cạnh tranh, bạn có rất nhiều lựa chọn để cân đo đong đếm sao phù hợp nhất. Sẽ không tốn nhiều chi phí để đăng ký sử dụng. Thời gian thiết lập và khả năng quản lý là những lý do rõ ràng để bạn chọn một dịch vụ thay vì khởi chạy một máy chủ email của riêng bạn.

7. Cần biết: lưu trữ email trên đám mây

Như đã nói, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, ngay cả những tập đoàn cực lớn, thường không thể xây dựng quy mô lưu trữ đám mây riêng. Việc xây dựng cơ sở hạ tầng riêng và quy trình khôi phục sau thảm họa (như động đất, cháy, lũ lụt) như Microsoft, Google, Zoho hay các nhà cung cấp email đám mây lớn khác là điều bất khả thi với phần lớn doanh nghiệp.

Vì vậy, nếu bạn thực sự lo lắng về việc khôi phục dữ liệu sau các sự cố nghiêm trọng, các nhà cung cấp dịch vụ email đám mây là lựa chọn phù hợp.

Ưu điểm của việc sử dụng email dựa trên đám mây là hiệu quả hoạt động và tiết kiệm chi phí. Không cần thuê nhân viên CNTT chuyên quản lý các máy chủ email nội bộ hoặc bất kỳ thiết bị máy chủ vật lý nào để bảo trì. Lưu trữ đám mây là giải pháp có khả năng mở rộng cao nhất.

Máy chủ đám mây luôn cập nhật các bản vá bảo mật mới và các tiến bộ công nghệ. Lợi ích cuối cùng và cũng quan trọng là email của bạn “tọa lạc” trên internet. Nghĩa là nếu hệ thống của bạn gặp sự cố, mọi thứ sẽ được sao lưu an toàn và có thể truy cập bất cứ khi nào bằng bất kỳ thiệt bị nào.

8. Lưu trữ email On-Premises và lưu trữ trên đám mây

Chất lượng của dịch vụ lưu trữ email thay đổi tùy theo loại lưu trữ được chọn.

Với hình thức lưu trữ tại chỗ như share hosting (rất phổ biến ở Việt Nam), dịch vụ email của bạn thường có một số hạn chế. Các giới hạn không mong muốn bao gồm số lượng tài khoản được phép đăng ký, giới hạn nhận và gửi email trong ngày. Các tính năng bảo vệ chống spam và virus cũng ở mức cơ bản.

Trong khi đó, khi email được lưu từ dịch vụ lưu trữ đám mây chuyên nghiệp, các tài khoản có nhiều khả năng nằm trên các máy chủ email chuyên dụng. Hơn nữa, người dùng thường được cung cấp nhiều tính năng cao cấp hơn. Từ các công cụ cộng tác đến các dịch vụ bảo vệ chống thư rác và virus tiên tiến hơn. Dung lượng lưu trữ tệp và email lớn hơn. Hỗ trợ nhiều thiết bị hơn và các điều khoản bảo mật cao hơn.

Lý do chính của sự khác biệt này chính là không gian lưu trữ. Trong khi lưu trữ tại chỗ phụ thuộc vào không gian máy chủ và máy chủ vật lý (máy tính, điện thoại di động) thì lưu trữ đám mây hoàn toàn nằm trên không gian internet.

>> Xem thêm: Lưu Trữ On-Premises Và Cloud: Thuận Lợi, Bất Lợi Và Giải Pháp Nào Ưu Thế Hơn?

9. Tìm dịch vụ lưu trữ email phù hợp với doanh nghiệp

Hầu hết doanh nghiệp đều tìm các dịch vụ email phổ biến, nhiều người sử dụng.

Bạn có thể dựa vào các tùy chọn phía trên để so sánh các dịch vụ lưu trữ email.

Bạn cũng có thể tìm hiểu thị trường và nghiên cứu tất cả các dịch vụ email hiện có. Từ đó, chọn một dịch vụ phù hợp nhất và đáp ứng tốt các nhu cầu kinh doanh của bạn.

Chúc bạn có lựa chọn phù hợp!