Tại sao cần nâng cấp lên Google Workspace khi mà Google cho phép bạn sử dụng miễn phí Gmail, Google Drive, Google Docs…? Dưới đây là 10 lý do chi tiết để bạn quyết định có chọn Google Workspace hay không.

1. Sử dụng email tên miền thương hiệu từ ứng dụng Gmail

Với Google Workspace, bạn vẫn có các chức năng và sự quen thuộc của Gmail. Hơn nữa, Gmail sẽ được gắn với tên miền riêng của tổ chức.

Đối với nhân viên, đó là trải nghiệm người dùng quen thuộc. Họ có thể chuyển đổi qua lại giữa Gmail cá nhân và Gmail tổ chức trên cùng một ứng dụng.

Đối với chủ doanh nghiệp, đó là email quản trị cấp cao. Họ có thể kiểm soát và bảo mật tốt hơn mà không cần duy trì máy chủ email. Họ có thể xem hoặc xóa người dùng bất cứ khi nào mà không ảnh hưởng đến hệ thống.

Ngoài ra, mỗi người dùng có thể có tối đa 30 tài khoản bí danh. Vì vậy cùng một người có thể nhận được một email từ thuy.tran@mmgroup.vn, sales@mmgroup.vn và support@mmgroup.vn.

2. Cộng tác trong thời gian thực

Google Workspace cho doanh nghiệp bao gồm hàng loạt các ứng dụng cộng tác được nâng cấp từ các công cụ dành cho người dùng cá nhân. Tính năng này đặc biệt có giá trị trong thời điểm làm việc online, cộng tác từ xa.

Google Drive được bổ sung nhiều tính năng hơn trong đợt nâng cấp lần này.

Với tính năng đồng chỉnh sửa trong thời gian thực của Google Workspace, các nhóm có thể cùng chỉnh sửa trang tài liệu Docs, Trang tính Sheet hoặc PowerPoint cùng lúc.

Mọi thay đổi đều được cập nhật ngay lập tức. Vì vậy mọi người có thể trao đổi ý tưởng, thêm, xóa hoặc sửa cùng nhau, bình luận hoặc đánh giá ngay trên tài liệu.

Nếu cần họp, mọi người có thể lên lịch cuộc họp bằng Google Meet, gọi video mà không bị giới hạn thời gian như Meet miễn phí.

>> Còn nhiều tính năng cộng tác thú vị khác, hãy sử dụng và khám phá Google Workspace!

3. Lưu trữ và chia sẻ tệp không giới hạn qua Google Drive

Mỗi người dùng sẽ có một tài khoản Drive để lưu trữ tài liệu và các tệp khác với quyền riêng tư.

Ngoài ra, mỗi nhóm sẽ có một Team Drive riêng*. Mọi người có thể chia sẻ các tài liệu mà các thành viên khác trong nhóm cần truy cập.

Với các tệp Drive cá nhân bạn cũng có thể làm được điều này nhưng phải làm thủ công. Bạn phải cấp từng quyền cho từng người được chia sẻ tệp đó. Việc này rất mất thời gian. Ví dụ trong trường hợp bạn quên chia sẻ cho 1 người, họ phải yêu cầu quyền truy cập và đợi bạn xác nhận mới có thể vào được tệp.

Khi có Team Drive, tất cả những người được thêm vào Team sẽ có quyền xem tài liệu chung. Nếu nhân viên nghỉ việc, người quản lý Team Drive có thể thu hồi quyền truy cập của họ vào bất cứ tệp nào của công ty. Với Drive miễn phí, bạn phải tự động nhớ và thu hồi quyền truy cập của nhân viên nghỉ việc nếu đang sử dụng tài khoản Gmail cá nhân.

Cả Drive cá nhân và Team Drive đều có bộ nhớ đám mây không giới hạn trong Google Workspace for Enterprise. Dung lượng Drive được giới hạn ở 30GB cho gói Business Starter – Vẫn gấp đối so với Drive miễn phí.

Ngoài ra còn có các tùy chọn 2TB và 5TB trong gói Business Standard và Business Plus (là 1TB nếu đăng ký từ 1- 5 người dùng)

*Lưu ý: Team Drive không có trong gói Google Workspace Business Starter.

4. Tích hợp Google Workspace với CRM và các ứng dụng bên thứ ba khác

Bằng cách tích hợp Google Workspace với CRM và các ứng dụng khác, mọi người có thể làm việc liền mạch trên các nền tảng mà chỉ cần có Google Workspace.

Nhân viên sử dụng các ứng dụng công việc chỉ với một lần đăng nhập. họ không phải mất thời gian chuyển đổi qua lại hoặc sao chép qua lại dữ liệu. Chính vì vậy, năng suất làm việc được nâng cao, giảm thiểu thời gian lãng phí, độ chính xác dữ liệu cao nhờ liên kết và đồng nhất các ứng dụng.

Ví dụ: tích hợp Zoho CRM với Google Workspace, nhân viên sales và nhân viên CSKH có thể tự động gọi, gửi email, tổ chức họp, chat với khách hàng trực tiếp từ Gmail mà không phải vào CRM.

5. Nhận bảo mật cấp doanh nghiệp với Quản lý điểm cuối (Endpoint Management)

Bảng điều khiển dành cho quản trị viên cho phép kiểm soát các tài khoản Google Workspace. Quản lý điểm cuối cho phép bạn kiểm soát thiết bị nào có thể truy cập các tài khoản đó.

Với Quản lý điểm cuối trong Google Workspace, bạn có thể phân phối ứng dụng trên thiết bị di động nhanh chóng trên quy mô lớn**. Bạn cũng có thể kiểm tra việc sử dụng, quản lý cài đặt bảo mật và giới hạn quyền truy cập trên bất kỳ thiết bị điểm cuối nào. Nếu thiết bị bị mất hoặc bị lấy cắp, bạn có thể xóa dữ liệu bí mật từ xa bằng cách xóa thiết bị hoặc tài khoản.

**Tính năng Quản lý điểm cuối từ cơ bản đến nâng cao theo cấp độ gói dịch vụ Google Workspace.

6. Quản lý tất cả từ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên

Google Workspace Admin Console cho phép bạn quản lý dữ liệu của doanh nghiệp, mọi người dùng và các ứng dụng từ một cổng duy nhất.

Trang quản lý cho phép bạn thêm/xóa người dùng và nhóm, tùy chỉnh trải nghiệm người dùng, quản lý thiết bị, chỉ định quyền và định cấu hình cài đặt bảo mật.

Ví dụ: bạn có thể kiểm soát dữ liệu được gửi đến và đi trong và ngoài tổ chức; chặn các ứng dụng không đáng tin, thực thi khóa bảo mật hoặc yêu cầu xác minh hai bước. Người dùng phải xác minh danh tính khi đăng nhập vào tài khoản GP từ bất kỳ ứng dụng nào.

Google Workspace cũng đi kèm với tính năng quét email nâng cao, kiểm tra các mối đe dọa bảo mật, phân tích bảo mật và đề xuất các phương pháp giúp bảo vệ doanh nghiệp.

7. Lưu giữ dữ liệu kinh doanh với Google Vault*

Vault cho phép bạn lưu giữ dữ liệu quan trọng, ngay cả từ các tài khoản bị tạm ngưng. Bạn có thể đặt các quy tắc lưu giữ và giữ lại trên một số ứng dụng Google Workspace nhất định để bảo vệ dữ liệu người dùng – ngay cả từ các tài liệu đã xóa và tài khoản bị tạm ngưng. 

Điều này giúp ngăn ngừa mất dữ liệu khi nhân viên rời công ty và có thể giúp giải quyết các vấn đề về pháp lý tiềm ẩn, ví dụ nhân viên lấy cắp dữ liệu của công ty.

Tính năng tìm kiếm toàn cầu giúp bạn dễ dàng tìm thấy dữ liệu của mình và có thể xuất sang các định dạng in được. Bạn cũng có thể sử dụng Vault để theo dõi hoạt động của người dùng và xem các tìm kiếm, lượt xem nội dung của họ.

** Vault chỉ có trên Google Workspace Business Plus và Enterprise.

8. Khởi chạy các trang web với Google Sites

Nếu công ty của bạn mới thành lập hoặc có quy mô nhỏ và cần một cách tương tác mới để chia sẻ thông tin với khách hàng, Google Site là lựa chọn lý tưởng.

Với Sites, nhóm của bạn có thể làm việc cùng nhau để tạo ra các trang web hấp dẫn, chất lượng cao mà không cần kinh nghiệm lập trình. Họ có thể dễ dàng kéo nội dung từ các ứng dụng Google Workspace và kéo thả nó vào các lưới hoặc mẫu có sẵn. Họ cũng có thể đồng chỉnh sửa dự án, thêm nhận xét và quản lý quyền truy cập giống như Google Docs.

9. Hỗ trợ thông minh với AI

Google Workspace sử dụng công nghệ thông minh với AI, Machine Learning,… để loại bỏ xung đột, tự động hóa các tác vụ đơn giản và trang bị cho các nhóm các thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu mà họ cần để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.

Ví dụ: khi nhân viên đặt cuộc họp ảo trong Google Calendar, Trợ lý Google sẽ tự động tìm thời gian và thêm các phòng họp được tối ưu hóa cho từng người tham dự. Google Sheet cũng được tích hợp với BigQuery để nhân viên của bạn có thể quản lý, phân tích và diễn giải một lượng lớn dữ liệu, theo thời gian thực một cách dễ dàng.

10. Trải nghiệm nhất quán trên các thiết bị

Google Workspace hoạt động trên mọi trình duyệt nhưng Google Chrome cung cấp trải nghiệm tốt nhất.

Người dùng có thể thiết lập thanh dấu trang Google Chrome và đồng bộ hóa Chrome trên tất cả các thiết bị họ sử dụng để truy cập Google Workspace. Vì vậy, cho dù nhân viên của bạn đang sử dụng điện thoại thông minh, máy tính bảng hay máy tính xách tay, họ vẫn có thể duy trì quyền truy cập vào một máy tính để bàn được tối ưu hóa.

Kết

Google Workspace không chỉ đơn giản là email. Workspace giúp bạn hoàn thiện quy trình làm việc của doanh nghiệp và tăng cường sự hợp tác để tạo hiệu quả trong doanh nghiệp. Hi vọng bài viết giúp bạn có câu trả lời có nên sử dụng Google Workspace.

>> Chi tiết tính năng Gmail Google Workspace