Theo các số liệu thống kê trong năm 2022 của Statista ghi nhận rằng có hơn 4 tỷ người sử dụng email và dự kiến năm 2023 sẽ đạt mốc 4,3 tỷ.
Thông qua những dữ liệu đã được thống kê, có thể thấy email đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp và việc đầu tư vào nền tảng email là vô cùng cần thiết.
Zoho Mail là nền tảng email của Zoho, bảo mật an toàn và tích hợp nhiều ứng dụng công cụ làm việc khác nhau. Cùng tìm hiểu tổng quan về Zoho Mail Lite và các tính năng nổi bật ngay trong bài viết này.
Nội dung chính
1. Tổng quan về Zoho Mail và Zoho Workplace
Zoho Corporation là một công ty phát triển phần mềm Ấn Độ, ra đời từ năm 1996 bắt đầu là một công ty Quản trị mạng có tên là AdventNet, Inc.
Theo dòng thời gian hình thành và phát triển, đến năm 2009 công ty đã đổi tên thành Zoho Corporation cùng tên với bộ công cụ hoàn chỉnh dành cho doanh nghiệp Zoho Workplace.
1.1 Zoho Workplace
Zoho Workplace là một nền tảng hợp nhất với nhiều ứng dụng công cụ bao gồm như:
- WorkDrive: Nền tảng lưu trữ đám mây
- Zoho Mail: Email doanh nghiệp
- Zoho Cliq: Công cụ trò chuyện, kết nối cùng nhau
- Zoho Meet: Phần mềm làm việc từ xa, hỗ trợ thiết lập hội thảo
- Zoho Office Suite: Zoho Writer, Zoho Sheet và Zoho Show là bộ ứng dụng văn phòng với tính năng cộng tác, hỗ trợ cùng nhau.
Zoho Workplace nằm trong top 3 bộ giải pháp văn phòng được sử dụng nhiều nhất hiện nay, với chi phí phù hợp cho bất kỳ doanh nghiệp nào.
1.2 Zoho Mail
Zoho Mail là nền tảng email doanh nghiệp, không chỉ được tích hợp trong Zoho Workplace, Zoho Mail còn được phát triển thành gói giải pháp độc lập, để đáp ứng nhu cầu chỉ sử dụng nền tảng email trong doanh nghiệp.
Zoho Mail được tích hợp các chức năng chính như:
- Sở hữu email doanh nghiệp với tên miền riêng
- Chia sẻ email và chia sẻ thư mục, lưu trữ email
- 5GB/ 10GB dung lượng email cho mỗi người dùng
- Hỗ trợ truy cập ngoại tuyến
- Tích hợp Lịch, Nhiệm vụ, Ghi chú, Dấu trang và Danh bạ trong một giao diện
- Sử dụng trên thiết bị điện thoại di động
- Chế độ bảo mật an toàn, xác thực 2 yếu tố, đăng nhập một lần, OAuth 2.0 và báo cáo hoạt động bất thường.
Đặc biệt, Zoho Mail còn có phiên bản dùng miễn phí dành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ tối đa 5 người dùng với các tính năng cơ bản như: email theo tên miền riêng, nhận 5GB/người dùng, giới hạn tệp đính kèm 25MB…
>> So Sánh Zoho Mail Free Và Gmail: Gmail Có Thật Sự Là “Bá Chủ”?
2. Các tính năng nổi bật của giải pháp Zoho Mail Lite
Nền tảng Zoho Mail sẽ có các tính năng và công cụ nổi bật như sau:
2.1 Sở hữu email doanh nghiệp
Bạn sẽ được sử dụng nền tảng email doanh nghiệp bảo mật và an toàn theo chính sách của Zoho. Zoho có thiết kế đơn giản và dễ sử dụng, tích hợp các công cụ hỗ trợ bạn di chuyển tất cả các dữ liệu từ hệ thống cũ sang Zoho Mail.
2.2 Lưu trữ, chia sẻ email và chia sẻ thư mục
Lưu trữ, chia sẻ email và chia sẻ thư mục là những tính năng dành riêng cho quản trị viên. Nhờ vào tính năng này, quản trị viên có thể:
- Quản lý người dùng: Thêm mới, chỉnh sửa hoặc thiết lập các dữ liệu liên quan đến người dùng
- Quản lý nhóm: Tạo địa chỉ email nhóm, phù hợp cho các phòng ban trong doanh nghiệp
- Quản lý miền: Bạn có thể kiểm soát tất cả các cài đặt cho miền của doanh nghiệp.
- Phân quyền quản trị viên: Quản trị viên cấp cao sẽ toàn quyền thiết lập các chính sách. Đồng thời các quản trị viên khác sẽ có một số quyền hạn chế nhất định.
2.3 Dung lượng email mỗi người dùng
Zoho Mail sẽ có các gói giải pháp với dung lượng lưu trữ khác nhau như là 5GB/ 10GB/ 50GB cho mỗi người dùng.
Tùy vào nhu cầu lưu trữ email mà bạn có thể chọn gói giải pháp phù hợp với doanh nghiệp, tổ chức của mình.
2.4 Bộ ứng dụng trong email
Giao diện của Zoho Mail được tích hợp các công cụ, ứng dụng hỗ trợ làm việc từ xa với các chức năng như:
- Lịch: Theo dõi các kế hoạch và lên lịch sự kiện hay cuộc họp sắp tới.
- Ghi chú: Hỗ trợ thiết lập các ghi chú cần thiết trong công việc
- Nhiệm vụ: Lên kế hoạch nhiệm vụ cho từng công việc
- Dấu trang: Lưu các trang quan trọng và cần thiết.
- Danh bạ: Lưu trữ các thông tin quan trọng
2.5 Truy cập ngoại tuyến
Bạn có thể thiết lập truy cập ngoại tuyến theo các bước như sau:
- Bước 1: Đăng nhập vào Zoho Mail
- Bước 2: Nhấp vào biểu tượng Cài đặt
- Bước 3: Chuyển đến phần Offline và chọn ON cho mục Enable Offline mail để bật ngoại tuyến.
2.6 Chế độ bảo mật an toàn
Zoho Mail tích hợp các chức năng bảo mật như: xác thực 2 yếu tố, đăng nhập một lần, OAuth 2.0 và báo cáo hoạt động bất thường. Các chế độ bảo mật của Zoho Mail sẽ bảo mật các dữ liệu của bạn một cách an toàn hơn hết.
Thông qua bài viết tổng quan về Zoho Mail và các tính năng nổi bật, mong rằng bạn sẽ chọn được các gói giải pháp phù hợp với doanh nghiệp và tổ chức của mình.
